信息技术发展对高校档案管理带来的改变

高 彤

（邯郸科技职业学院，河北 邯郸 056000）

随着信息技术的全面发展，越来越多的高校进行了档案管理的优化。为了提高高校档案管理的现代化水平和信息化水平，有必要加强信息技术的科学应用，改变传统的高校档案管理和收集模式，加强电子档案的综合应用。这样，我们不仅可以实现从纸质档案到电子档案的飞跃，而且可以创新基础档案管理模式，突破传统档案管理模式的局限性，避免大量重复的情况，在一定程度上也将有助于提高高校档案管理的安全性，为用户带来更便捷的服务。

1 高校档案管理的现状

目前，大多数高校档案管理部门都使用信息技术进行全面或部分的覆盖管理，对于信息管理来说，既有优势也有劣势。结合当前的管理现状，信息管理模式的优势主要体现在以下几点：

1）管理更加方便。与基于纸张的管理相比，它不需要花费大量的时间进行分类，在使用中具有很好的重新存档效果，不会导致文件混乱。高校里有很多信息，使用手工管理很容易丢失。信息管理技术可以很好地解决这个问题。

2）节省人力资源。传统高校档案管理需要在新生入高校，重大事务等需要相对短的时间内完成档案归纳管理，这需要消耗大量的人力和物力，而信息技术可以节省了人工成本，在计算机上运行速度快，精度高，而且有效的校对。但是，从劣势来看，信息技术在保护文件安全方面存在一些缺陷，高校的更多私人文件在计算机上容易受到黑客入侵而引起的泄漏。学生信息的泄露会对高校和高校生产生不利影响，因此在利用信息技术管理高校档案时，需要注意加强安全性；另外，在档案的保存上，信息技术的保存效果是不稳定的，例如，通过光盘保存档案信息会导致光盘丢失后信息丢失，这是困难的。为了恢复它，信息技术使文档在计算机上从草拟到修订，难以区分硬拷贝和档案副本，以识别文件是否有效。因此，信息技术在高校档案管理中的应用仍然存在一些问题。为了解决这些问题，必须从多个方面整合信息技术和档案管理，以提高效率。

2 信息技术发展对高校档案管理带来的改变

2.1 档案管理人员信息化实践能力有待提升

在高校档案管理工作中，信息收集是最基本的档案管理工作，也可以保证档案信息的完整性。随着信息技术在档案管理中的科学应用，信息收集方式发生了根本性的变化，信息技术的应用能力需要进一步提高。许多档案管理员没有经过专业的档案管理培训，缺乏关于档案管理准确性的信息，许多时候仍然坚持传统的档案管理模式，不利于高校档案管理的信息化发展。一些高校档案工作者认为，档案管理工作缺乏实用性，因此他们对此并不重视。档案管理的工作仅仅是信息的收集和档案的存储，并不涉及其他方面。档案管理的这些落后思想显然阻碍了新时期高校档案管理模式的创新和发展，也增加了互联网信息技术在IT中的应用难度，使得档案管理系统的构建非常慢。另外，高校档案管理人员缺乏创新意识和完善的责任意识，往往导致档案信息的泄漏或缺失，严重降低了档案管理的安全性。因此，有必要不断提高信息管理人员的实践能力。

2.2 推动高校档案管理模式的创新发展

在传统高校档案管理工作中，习惯上使用大量纸张资源来完成相关的信息记录和存储。这种档案管理模式不仅更加传统和落后，而且纸质档案更容易因各种灾难而遭到破坏。同时，纸质文件管理需要大量的人力和物力，这不仅会增加文件管理器的日常工作量，而且会浪费大量的资源和成本。随着信息技术在高校档案管理工作中的科学应用，档案管理模式发生了全新的变化，不仅优化了档案管理的日常工作，而且改变了档案的存储方式，使文件资料不仅可以以纸质文件的形式呈现，还可以直接存储为电子文件，大大提高了文件管理的效率，增强了文件管理的安全性。

2.3 加快高校档案管理信息化建设步伐

尽管许多档案工作者意识到在当前高校档案管理工作中档案管理信息化的重要性，但由于缺乏相关经验，导致实际档案管理发展不完善，整个过程进展缓慢，即使由于错误的指导和管理模式而导致的结果似乎也过于盲目。为了节省档案管理成本，一些高校管理者盲目购买了一些劣质的信息设备，不断降低档案管理信息工作的标准和要求，这使得高校档案管理信息建设的质量逐渐下降。但是，随着信息技术在文件管理中的应用和发展，已逐渐显示出良好的实践效果，促进了高校文件管理的科学发展，这使得越来越多的高校管理者更加重视基于信息的文件管理的重要性，也使高校档案管理的建设逐步 进行。

3 高校档案管理中信息技术的整合应用

3.1 建立标识关系

纸质版本档案文件中的保存要求更加严格，需要文件不被损坏，不修改，具有标识。电子信息技术文档没有这些要求，并且在修改后无法与原始文档进行有效比较。因此，在电子文件管理中应建立识别关系，应确认已修改文件的识别，并注明修改时间，人员和原因，以利于下次使用文件进行校对。此外，识别关系还可以用于区分原始电子文档和副本。目前，在信息技术模式下，高校档案管理中不可能将原件与复印件区分开，因此可以在文件类型中进行相应的标识，以区分电子文档记录是否是原件。

3.2 多途径备份

信息技术下的文件管理在文件保存时间和保存效果方面存在不确定性，因此对于一些常用文件，重要文件应采用多种方式进行备份。另外，对于某些长期的纸质版文件，也可以扫描电子文件备份，防止纸质版文件的手写和无法使用。多路备份可以更好地确保高校档案管理，电子信息技术和档案管理科学结合的有效性。

3.3 加密认证管理

高校档案中有一些重要的文件类型，在管理模式下不应与普通文件同质，并且需要附加的加密和身份验证过程。通常，在信息技术手段中，加密文件被入侵的机会较小，并且可以通过设置警报机制来防止信息泄露而对加密文件进行管理。此外，文件的纸质版本可以存储，电子档案中较重要的部分进行备份加密，以及基于纸质的管理，有效地减少了黑客入侵相关信息的可能性。

4 结束语

综上所述，在新时代，如果继续使用传统的基于纸张的文件管理模式，将不仅难以发挥文件管理的作用，而且也不利于促进文件管理的创新发展。为此，高校应积极加强信息档案管理的科学建设，将信息技术发展带来的变化与高校档案管理结合起来，不断提高档案管理水平，优化档案管理，完善基于信息的基本文件管理系统，减轻文件管理者的日常工作压力，提高文件管理的安全性和有效性。