大数据时代档案管理的实施策略

张何毅

（山西省大同市广灵县综治中心，山西 大同 037500）

信息化技术的发展促进了社会各个行业的发展壮大，依靠信息化技术的便利，不仅有利于提高行业的工作效率，还有利的促进了信息化产业在显示的应用范围，在档案管理的领域里，面对档案管理的任务和数量不断增多，给事业单位的档案管理工作带来了很大的麻烦，依靠信息化技术不仅能有效地避免因人工整理档案的出错率，更不有利于提高档案馆的服务质量，因此打造信息化档案信息管理平台，是促进档案管理事业发展的必要选择。

1 将信息化技术融入档案管理事业的必要性

在信息化时代的映照下，我国的信息化技术不断的成熟起来，随着人工智能、物联网、5G技术等时代热词出现在我们的实际生活中，时代已经发生了很大的变革，信息化时代的来临给各个行业带来了很大的机遇，依靠信息化技术可以为行业的发展插上理想的翅膀，实现跨越式的发展，因此促进信息化技术在行业发展的运用具用积极的 意义[1]。

随着社会的发展进步，档案管理人员遇到的问题相比传统的档案管理工作更加复杂，不仅档案的数量增加了，档案管理的任务也变得复杂多样化，利用信息化技术的便利，通过建立地区档案管理数据库，给与档案管理工作人员适当的权限，可以实现档案的上传和档案的查看等工作，打造更具有创新性和科技性的地区档案管理系统，极大的提高了档案管理人员的工作效率。

2 信息化时代档案管理出现的问题和不足

随着社会的发展时代的进步，档案管理工作不仅仅局限在传统的档案收发和管理，档案管理事业出现了多元化、复杂化的变革，给日常的档案管理工作人员带来了很大的负担，主要体现在以下几点。

1）地区档案管理效率低。在档案的管理工作中，地区人员流动大和人员密度高，给档案管理工作带来很大的负担。南方的城市相比北方城市的人口密度较大，在一些一线城市人口的流动性更是很强，但是档案的管理工作却没有因此做出很大的调整，一个档案馆需要容纳很多人的个人档案，这就造成了档案管理效率低，档案不能及时的进行收录的现象时常发生，严重的甚至导致档案的丢失或者遗漏，给人们带来很大的麻烦，因此在档案的管理体制改革的过程中，应该充分考虑该问题的解决策略，环节地区的档案管理工作负担，提高地区档案管理的质量。

2）档案管理人员工作能力效率低。档案管理工作的进行，离不开档案管理工作的积极参与，档案管理人员的工作效率是决定档案管理质量的重要因素，而目前的档案管理人员通常为一些专科学历的人员，业务能力不熟悉，对档案的认知水平不高、缺乏相关的从业经验等因素，都会导致其在工作的过程中档案管理效率低和出错率低的现象，档案管理工作者工作效率低[2]，给档案管理工作带来很大的麻烦，因此在档案的信息建设的过程中应加强该问题的解决。

3）档案管理信息化建设不足。在一些事业单位的档案服务建设过程中，档案馆的服务水平落后，信息化建设严重脱离当代的科技创新水平，严重的制约了档案管理的本性，这是目前档案管理和服务的通病，领导的监管制度不完善，工作人员服务滞后性等现象为档案管理工作带来了很大的麻烦，档案管理工作的建设，是促进社会文明化建设重要措施之一，加强对档案的智能化管理，提高档案管理的质量，是当代档案管理需要及时解决的问题之一。

3 大数据时代档案管理建设实施策略

大数据时代的来临，给社会的各个行业的行业发展，带来了新的变革加强行业的信息化工程建设逐渐成为社会发展的热点话题，针对档案管理建设工作，我们需要做到以下几点。

1）提高档案管理人员的综合素质。针对在档案管理工作中的，档案管理人员任务量多、管理难度大的问题。首先应该强化档案管工作人员的信息化技术水平，增加档案管理人员的实践学习机会，促进其在实际的操作过程中提高自身的技能素养，为今后的工作做好技术和理论支持。在档案管理人员入职教育的过程中，就应该培训档案信息化平台的知识和操作方案，提高工作人员的业务管理能力，运用档案管理信息化平台对档案的智能化管理，即使再多的建立档案馆内部数据库，给工作人员适当的工作权限，针对不同的档案类型文件，分批管理操作降低档案搜索难度，促进员工对不同类型的档案资料进行分批管理，为档案的信息化管理提供技术保证。

2）加大信息化技术设施建设水平。信息化技术的发展给社会注入了新鲜的血液，利用信息化技术可以实现行业的跨越式发展，因此在档案信息化平台的建设过程中，我们也应充分挖掘信息化技术的便利，打造富有地区特色的档案管理信息平台，因此这就要求地区的档案管理单位应该加强对单位的信息化设备投入力度，打造更加智能化和人性化的档案信息化平台管理系统。因此档案管理单位应该对“物联网”、“人工智能”、“5G技术”等信息化技术的利用效率，提高行业的智能化发展水平，通过这些先进的智能化通讯技术提高对数据资料的上传与分享，在档案管理单位的内部建立完善的数据库系统，加强对信息安全和防火墙的建设，建立云端电子档案系统，将人们的档案做好电子档案备份，万一发现档案遗失也不会造成很大的损失，另一方面在地区与地区之间可以设立档案信息共享平台，将地区的档案人口信息汇集起来，方便政府和相关的管理部门，针对地区人员情况问题进行了解和查看[3]。

3）建立完善的信息化平台管理制度。信息化平台的建立就是为了方便地区档案管理工作，因此针对地区档案管理信息平台建设也应建立完善的制度，促进档案管理事业的发展。档案是记录人们社会阅历的重要文件，它主要承担着人们资历证明的任务，因此档案对个人来说具有重要的作用，作为档案管理事业也应深刻的清楚答案管理工作的重要性，这就要求工作人员在对档案的管理过程中不仅需要对档案法具有深刻的理解，还应加强档案法的执行与运用，为档案管理工作做好制度保障。另一方面档案馆内部也应建立完善的监督制度，针对一些员工的不法操作作出严格的惩治，尤其在大数据时代，更应侧重档案管理人员的管理和监督，杜绝档案流失、档案泄露的事情发生，保障人们的人生财产安全，提高档案管理的效率。

4 结语

伴随着大数据时代的来临，社会各个行业发生了很大的变革，加强信息化技术在档案管理方面上的运用，也成为档案管理工作发展的重要方向，随着互联网通讯技术的不断发展，我们更应该加强对信息化技术的利用，为档案管理事业的发展提供技术支持。