分析事业单位档案管理信息化建设对策

张宇菲

（白山市公共资源交易中心（白山市政府采购中心），吉林 白山 134300）

随着技术的发展，事业单位档案管理的水平得到了提升，档案管理对事业单位的运行有着重要的意义，由于档案中记录的信息可作为单位发展的参考依据，具有较大的借鉴价值。但是在当前的事业单位档案管理中，信息化建设水平比较低，管理方式较落后，难以保证管理的效果，对档案信息的完整性产生了影响。因此，应对档案管理信息化建设进行分析，采取措施开展信息化建设工作。

1 事业单位档案管理信息化建设的意义

1）实现永久地保存事业单位档案信息。在事业单位档案管理中，传统档案管理是保存纸质版档案，但是这种档案在管理上难度比较大，容易受到环境因素的影响，例如纸张发霉等，对档案文件的保存产生了不利。在产生突发事件例如火灾等情况的时候，纸质档案难以得到有效的保存，这使档案管理工作效果减弱。实现档案管理信息化建设可将纸质档案转化为数字化档案，使档案的管理得到简化，将档案信息保存在计算机磁盘中即可，可达到永久保存的目的，因此能够为档案管理带来较大的帮助。

2）保证了档案管理的有效性。传统纸质档案管理涉及的流程比较复杂，管理人员在实际的工作中需要花费较多的时间，工作效率低。由于纸质档案使工作人员查询档案的难度提升，对档案管理工作产生了一定的影响，而信息化建设可使工作人员使用专门的系统来查询档案信息，使档案管理工作的整体效率提升，还可减轻工作人员的负担。因此，档案管理信息化建设能够加强工作的有效性，使工作的效果得到改善。

3）优化了档案管理方式。事业单位档案管理传统模式中将纸张作为媒介，以人工录入的方式进行管理，而信息化建设下的档案管理方式得到了改善，信息化档案管理将网络平台作为媒介，利用电子录入的方式开展档案管理，使档案信息的存储及采集等环节得到了优化，能够提升档案管理的效率，为事业单位的档案管理提供了完善的条件，能够改善传统档案管理工作的问题，使事业单位的持续发展目标得以实现。

2 事业单位档案管理信息化建设存在的问题

1）对档案管理信息化建设缺少重视。在一些事业单位中，档案管理工作没有受到重视，虽然具备的岗位，但是实际上开展的效果不理想，由于事业单位管理者对档案管理工作缺少正确的认识，没有意识到其重要性，这使事业单位的效益受到了影响。档案管理信息化建设需要一定的投入，而单位不重视会对档案管理信息化建设的进行产生较大的影响，导致档案管理信息化建设效果受阻。

2）档案管理人员的能力不足。在传统的档案管理中，事业单位引入了信息化技术，但是都停留在更新计算机设备的层次上，而在信息化技术的快速发展下，事业单位的档案管理资料逐渐增多，这使管理的要求得到了提升，部分事业单位虽然引进了新的技术，但是在人员的配备上缺乏对其素养的重视，导致大部分事业单位档案管理人员素养得不到提升。当人员的专业素质不足的时候，档案管理信息化建设的开展会产生问题，因此，对档案管理工作的质量产生了较大的影响，也对事业单位的发展带来了不利。

3）档案管理信息化建设安全性不到保障。事业单位档案管理信息化建设对档案管理工作的进行有着重要的意义，但是档案管理信息化建设中存在着一些安全问题，由于网络环境下有着各种安全威胁因素，一些黑客会使用病毒来盗用信息资料来获取利益，还有部分事业单位的机密文件信息也会泄露，对档案信息的安全性产生了影响。部分事业单位没有考虑到该问题，缺少安全措施，这使档案管理中的信息安全受到了影响，容易产生严重的后果，造成较大的损失。

3 加强事业单位档案管理信息化建设效果的措施

1）加强事业单位对档案管理信息化建设的重视程度。事业单位应重视档案管理信息化建设，意识到档案管理传统模式的缺陷，管理者需要改变自己的观念，加强对档案管理工作的优化，使档案管理的水平提升。开展档案管理信息化建设可使档案管理的成本降低，还可为档案信息的保存提供便捷的条件，使档案管理的质量得到提高，发挥出了档案资料的价值。事业单位管理人员应树立信息化意识，利用创新理念来推动档案管理信息化建设工作，使各项工作得到落实，加大投入力度，使档案管理的作用发挥出来，更好地适应信息化时代发展的要求，同时为档案管理工作的进行建立稳定的基础，进而促进事业单位的发展。

2）提高档案管理信息化建设的安全性。事业单位在进行档案管理信息化建设的时候，应建立相应的管理制度，使制度得到严格执行，保证管理的规范性。在管理中，需要将员工使用档案资料的行为进行规范，加强人员对档案工作的了解，使档案使用得到保障。还应采用硬件保护及软件预防的手段进行安全管理，避免系统受到病毒的侵害，加强技术防护效果，建立信息安全防护体系，为档案资料的安全性提供保护条件。在当前的防护技术应用中，防火墙技术使用比较广泛，在档案部门的内网及外网之间设置保护屏障，避免内部信息泄露，有效防止外部人员非法获取档案，还可采用安全保密技术来对信息进行加密，使档案管理中涉及的信息得到全面的保护。应注意事业单位内部各部门需达成统一标准，提升档案管理的安全水平，减少风险问题的产生。

3）全面开展档案管理人员信息化技能培训。档案管理人员在档案管理信息化建设中发挥了重要的作用，应提升档案管理工作人员的整体能力，使其在工作中发挥出有效的作用。事业单位在进行档案管理信息化建设的同时，应提升人员的素质，加强培训及学习，组织相应的活动，使管理人员在学习中积累更多的经验，具备更强的技能。事业单位还应加大力度引进档案管理人才，给档案管理信息化建设提供相应的支持。档案管理人员应更新自身的观念，了解信息化技术的特点，能够进行运用，意识到信息化建设的重要性，使档案管理信息化建设目标顺利实现。另外，事业单位还应重视对管理人员开展道德思想培训，使其在具备专业能力的同时，能够在工作中履行自己的职责，为档案管理信息化建设及各项工作的开展带来保障，提升档案管理的水平。

4 结语

事业单位档案管理工作的开展影响着单位的自身发展，由于档案资料有着重要的参考作用，如果不能有效进行收集管理，会影响档案的使用效果。当前档案管理信息化建设推进为事业单位带来了契机，通过对档案管理进行改善，提升信息化水平，可发挥出档案管理的优势。应加强事业单位对档案管理信息化建设的重视程度，提高档案管理信息化建设的安全性，全面开展档案管理人员信息化技能培训。