信息技术视野下高校电子档案管理的应用探索

覃湘红

（广西医科大学，广西 南宁 530021）

党的十九大报告中提出：“我国步入了教育信息化新时代，要全面推动教育现代化”。大数据时代，高校在教学、科研、管理等活动过程中产生的大量档案，越来越多以数字化的形式保存了下来，这些档案见证了高校的发展过程，在日常管理、教育改革和战略决策等许多领域都发挥出极大的作用。随着高校发展规模的不断扩大和信息化建设的逐步加快，传统的档案管理模式不足以应对时代发展需要，因此管理人员借助信息技术的优势对高校电子档案进行管理具有一定的实效性。

1 信息技术在高校电子档案管理中应用的意义

1）推进档案管理系统化。在高校电子档案管理工作中引入信息技术构建档案管理系统，在电子信息技术的支持下，能够实现如文字、照片、声像等不同类型的大量档案文件存入到相应的数据库中，进行分类、整理、归档等细致化管理，能满足电子档案建设所需的丰富性和全面性要求，同时便于管理人员一体化管理。

2）提高档案管理工作效率。信息技术的运用还可以使高校电子档案建设符合现代化的目标，当一些信息被输入到电脑中后，系统可以进行相关的统计与分析，以及方便快速的网络检索功能，在自动化与网络化中能够明显提高档案管理工作效率。

3）提升档案服务水平。应用信息技术便于通过数据挖掘等方式对用户的档案查、借阅记录进行统计，分析出用户感兴趣的信息，再进行个性化推荐，深度开发和利用电子档案资源，从而实现电子档案利用的主动性和智能型，为高校的管理和发展提供可靠的决策和信息服务。

2 信息技术在高校电子档案管理中应用面临的问题

1）没有形成系统认识。相对纸质档案而言，电子档案建设工作属于较为新型的事项。在许多高校档案的建设过程中，工作人员的工作观念与思维方式还滞留在以往的思想层面中，无法认识到理论与知识认识性不足等问题，缺少对相关领域的整体认识。另外，很多高校电子档案工作人员都无法在工作方法、形式与工作对象层面将其与传统档案的差异性进行区分，导致对电子档案缺少了长期与系统的建设。因此高校的档案部门不重视电子档案建设，导致开展建设工作容易使高校电子档案具有重复性，影响档案功能发展，不能提升工作 效率。

2）没有明确建设范围。现如今高校管理人员在对电子档案进行建设时，对网络通信技术的要求较高，需要结合着数据库储存技术与现代计算机技术来实现电子档案的建设管理工作。但在此过程中，我们应该建设怎样的系统，使用哪一种数据库技术却未形成具体说明，致使高校电子档案建设无法彰显出兼容性、通用性和适应性特征，存在少许问题，导致档案安置与复制现象很普遍，无法体现出电子档案的价值。

3）档案建设具有难度。无论是纸质档案，还是电子档案，其信息的真实性和原始性都能够彰显出档案的价值与功能本质。对纸质档案而言，原始性与真实性的形式较为单一，轻易地就能够分辨，所以纸质档案在分辨过程中是非常简单的；但电子档案却经常处于信息被动状态，在信息形成之后容易被相关人员修改、删除，所以在真实性方面便会大打折扣。而且高校的电子档案可以与信息载体进行分离，能够结合着相关移动设备转移资料，所以如何保证档案的真实性也成为信息化电子档案建设的重要问题。

4）电子档案的安全隐患。信息技术的发展可以提高电子档案的管理效率，同时也给电子档案带来安全隐患。电子档案所在的电子设备和网络都容易受到病毒、黑客的侵害，在形成、传输和存储过程中，存在数据被非法访问、获取、操作的问题，面临被篡改、丢失、泄密等等安全风险，是必须引起高度重视的突出问题。

3 信息技术在高校电子档案管理中的应用探索

1）建立健全电子档案管理制度。一是高校要根据学校实际情况研究出台符合本单位实际的电子档案管理制度，明确学校和二级部门两级档案管理机构及职责，整合相关职能部门职责，在日常工作中做到权责明确，结构合理，管理高效。二是高校要成立档案信息化建设创设领导小组，负责档案建设及协调工作，根据档案中的信息化建设需求，生成有效信息，进行传播工作。三是设立档案信息化建设专项经费。高校档案的信息化建设属于持续时间长、资金投入量大、效果显露较慢的一项工作，所以高校管理者要将信息化资金投入问题重视起来，将其归入到年度的预算当中，秉着财政支持与自身抽检原则，争取到多领域、多方面的支持，尽可能加大投入的力度，缓解信息化建设中的不足之处。

2）完善信息化基础设施建设。大力建设信息化基础设施是将信息技术引入高校电子档案管理建设的必要条件。一是要提高有关部门和计算机系统的应用成效，加强档案中的内部局域网建设，将之与局域网络的办公区域进行充分对接，积极在校园网中应用这一系统，体现管理的兼容性与适应性特点，起到数字化管理的效果。二是要充分利用管理软件，分重点、按步骤把当前的档案信息数字化。在此过程中，高校可以将该年生产出来的归档电子文件目录根据有关档案的需要归纳到网络管理系统当中，在降低相关人员工作量的同时促使部门档案的原始信息具备真实性原则，提升档案信息共享的效率。同时，高校把已有的档案改变成机检数据信息，依照着信息技术手段，根据纸质文件与电子文件共存的原则，对这两种形式进行有效保管，以此确保档案原始信息的真实性，继而对档案资源有目的、有计划地进行数字化建设。三是利用数据挖掘技术，推动信息资源的整合共享，满足师生的多样化需求，提高信息共享效果，提升档案服务水平。

3）构建电子档案安全保障体系。电子档案安全即对电子档案的真实性、有效性、完整性和保密性进行长期有效的报账。一是建立分级管理制度，设置身份验证，配置不同的权限，防止对电子档案的非法访问、修改。二是建立利用控制机制，对电子档案进行必要的加密处理，限定访问全都等，对于一些没有公开过的档案信息，禁止将其于网络中传播。通过信息技术，定期对电子档案数据进行可读性和完整性进行检测，以及对黄精系统实行实时监控。三是强化安全管理，将安全要素融入其中，防止黑客、病毒的攻击，避免发生信息泄漏事故。结合防火墙、身份认证及数据备份等保护措施确保档案信息的安全系数和系统的有效运行。

4 结束语

综上所述，高校依托信息技术建构档案管理系统，有助于实现电子档案管理的规范化，实现电子档案管理水平的提高，更好地服务于教学、科研和管理等工作，为高校的长远发展奠定基础。