基于信息化背景下企业文书档案管理探析

王 博

（中国能源建设集团安徽省电力设计院有限公司，安徽 合肥 230000）

信息技术的全面普及为社会各企业的快速发展带来了曙光，推动了社会的进一步发展和进步。在该背景下，文书档案管理的重要性越来越明显。为推动企业的进一步发展，相关管理人员要采取具体措施对企业文书档案进行科学管理。

1 信息化背景下企业文书档案管理存在的问题

信息技术的快速发展推动了企业文书档案管理质量的进一步提升，但是具体而言，当下我国很多企业的文书档案管理工作依旧存在一些明显的问题，主要介绍如下：第一，文书档案管理人员素质水平较低。当下我国很多企业的文书档案管理工作人员并不了解自己的工作岗位职责，工作存在懒散、缺乏热情的情况，因此造成文书档案管理质量不高、工作效率低下。某些文书档案管理人员还会出现工作失误，对企业的日常经营管理带来了负面影响。与此同时，部分企业文书档案管理人员不具有专业的文书档案管理技能，不能使用相关知识对实务工作进行详细分析，因此造成企业文书档案管理问题频繁发生，企业运行情况受到一定程度的影响。另外，某些企业文书档案管理工作人员执行力不高，造成了企业工程周期延长，严重降低了文书档案管理效率和质量。第二，文书档案管理技术落后。管理技术是企业文书档案管理工作质量的重要影响因素，但是就目前来看，我国很多企业并没有将先进的管理技术应用到对文书档案的管理过程中，部分企业始终沿用传统的文书档案管理方法，因此造成企业文书档案管理质量不高。第三，企业各部门之间缺乏沟通和交流。各部门之间的沟通和交流是提高企业文书档案管理工作质量的重要手段，但是当下很多企业的各部门之间相互独立，并没有进行有效的沟通和交流，文书档案管理部门并没有综合企业全体员工的意见开展档案管理工作，导致文书档案管理效果不符合企业的发展需求，阻碍了企业各项工作的正常运行，不利于企业经营管理水平的持续提升。

2 加强信息化背景下企业文书档案管理的有效策略

2.1 转变文书档案管理理念

正确的管理理念是企业文书档案管理工作顺利开展的基础，文书档案管理人员、企业领导以及其他部门工作人员只有意识到了文书档案管理的重要作用，才能有效调动文书档案管理工作人员的工作积极性，确保文书档案管理人员能够将百分百的精力投入到对企业文书档案的管理过程中。第一，企业上级领导要意识到文书档案管理在企业发展过程中的重要意义，树立文书档案管理信息化理念，并采取具体措施培养档案管理工作人员具备文书档案的信息化管理理念。第二，企业可通过将其他企业的文书档案信息化管理成效展示到企业文书档案管理工作人员眼前的方式，让文书档案管理工作人员能够深刻认识到文书档案管理工作的重要意义，由此可有效增强企业档案管理人员的文书档案管理意识，为接下来的文书档案管理工作的顺利开展建立基础。通过这种方式，不仅可以提高企业文书档案管理工作效率和工作质量，还能提升文书档案管理人员的工作积极性，实现企业、员工的互利共赢，推动企业发展水平的快速提升[1]。

2.2 创新文书档案管理方式

企业文书管理工作涵盖了多个阶段，各个阶段对管理方式的要求均不一样。对于文书管理初始阶段，工作人员需要从两个方面进行把握。第一，企业上级管理人员需要对文书档案管理工作人员的基础业务管理水平给予充分的重视，采取具体措施对工作人员不足的地方进行改进和完善。即使当下我国的信息化水平已经比较高，各大企业基本实现文书档案的信息化管理，但是这并不能说明可以摒弃基础的文书档案管理业务。就目前而言，企业可以借助信息化技术，实现对企业文书档案的数字化管理，同时工作人员需要将数字化后的文书档案信息进行储存管理。与此同时，企业可对文书档案进行档案编研，将纸质版的文书档案制作成企业档案的“记忆工程”，实现对企业文书档案信息的长久储存管理。例如，对于一些企业的扶贫工作，企业可将文书档案制作成为系列档案，用来将贫困地区经济发展情况、贫困地区贫困原因、贫困地区人员构成以及历史扶贫成效等数据展示出来，将扶贫工作的原貌进行真实还原。另外，对于企业的基础业务方面，相关管理人员需要强调文书档案部署、实施、检查以及验收阶段的同步性，确保无论业务工作开展有多深，文书档案工作都要保持一致。第二，企业文书档案管理工作人员需要做好对标工作和学习工作。在信息化背景下，跨界合作的事情屡见不鲜，并取得了明显的成效。针对这种情况，企业文书档案管理人员要跳出传统观念的束缚，尽可能多的去学习一些优秀企业、优秀人才的文书档案管理方式，找出创新的地方并进行归纳学习，探究企业自身文书档案管理的最新途径，有效提高企业文书档案管理工作效率和工作质量。

2.3 健全文书档案管理手段

信息化背景下，为提高企业文书档案管理质量，企业有必要将信息化管理手段运用到对文书档案的管理中，有效提升企业文书档案管理效果。首先，企业需要建立一个完整的文书档案管理信息化数据库，用以有效连接企业的各部门，实现对文书档案的完全控制和管理。其次，企业文书档案管理人员要将文书档案信息准确无误的输入到信息化数据库中，并做好数据保密工作。最后，企业还需要加强对网络的维护管理，实时监控外网的安全性，及时更新数据库中的各项软件，同时还要设置数据库访问权限，确保企业文书档案的绝对安全，提升文书档案管理质量[2]。

2.4 加强管理人员培训工作

优秀的人才是企业顺利开展各项工作的基础，为确保企业的文书档案管理工作质量能够符合要求，企业有必要对文书档案管理人员进行素质培训。企业培训部门可定期开展文书档案管理员工培训工作，为企业培训符合社会发展要求的文书档案管理人员，推动企业文书档案管理工作的顺利开展。与此同时，企业需要对文书管理工作人员的综合素质和业务能力进行培训，采取学历教育、课程培训以及进修学习等方式，有效提升文书档案管理人员的整体水平。另外，企业还需要对文书档案管理人员进行思想教育，有效提管理人员的思想道德素质，确保管理人员能够拥有正确的文书档案管理意识，有效提升企业文书档案管理质量。

2.5 构建信息化的管理平台

为保证文书档案管理质量能够符合社会快速发展的需求，企业有必要建立功能完整的文书档案信息管理平台，用于实现对文书档案的信息化管理。构建文书档案信息化平台时，企业需要不断加强文书档案管理力度，规避文书档案管理质量不高、管理能力不足的问题。文书档案信息化管理平台要包含文书档案加工系统以及档案保密系统，通过这种方式，不仅能够实现对文书档案的高效管理，还能有效提升文书档案的安全性和有效性。因此，各大企业要加快文书档案信息化管理平台的建设进程，有效提升文书档案管理效率和质量。

3 结论

总而言之，文化档案记录了一个企业的生产管理等多方面的数据，对企业的作用巨大。因此为推动企业发展水平的进一步提升，文书档案管理人员要转变自身管理理念，健全管理手段并构建档案信息管理平台，科学管理企业文书档案。