论社会转型期档案信息化与档案信息伦理建设

吴 琴

（湖北省襄阳市大数据中心，湖北 襄阳 441000）

在档案管理工作中，融入信息化技术对于提高管理效率与质量而言有着积极的意义与影响。尤其是在信息时代背景下，档案信息化已是大势所趋，凭借此可以使信息资源的共享性以及可复制性得到增强，然而不得不承认的是，档案信息化的同时带来的问题也十分突出，例如档案信息的安全问题，隐私权以及知情权等伦理问题一直困扰的管理者与使用者。鉴于此，我们有必要围绕社会转型期档案信息化与档案信息伦理建设进行探讨与研究。

1 社会转型期档案信息化特点

1.1 工作模式革新

在社会转型的重要时期，档案工作的开展方向也发生了重大变化，其需要充分结合时代需求，对工作模式进行改进与创新，而档案信息化则与之充分契合，相较于传统档案工作而言有着十分重要的变化。基于对信息技术的应用，档案工作在日常管理中的执行效率得到了极大的提升，大量的档案资源在电子化、数字化处理之下，使得档案管理者与使用者能够更加快速、便捷的查询与使用档案信息，这对于档案工作的开展而言有着非常重要的意义。

1.2 利用模式发生改变

在传统模式下，档案工作中大部分资源都是以纸质信息的形式呈现，管理者与使用者在查找、节约以及使用过程中需要经历比较繁琐的程序，从而导致档案利用的效率难以得到提升。而随着档案信息化的发展，档案的存储与处理发生了重大变化，信息化的呈现方式极大的提高了档案利用的效率，使得档案资源的价值得到了全面提升。

1.3 档案信息化管理系统应用

在档案信息化管理系统是档案信息化建设的重大成果，利用该系统可以为使用者提供更加完善的服务，促使档案管理以及处理量得到了有效提升，同时也使档案处理更加便捷，减少因为人为因素而产生的错误。

2 社会转型期档案信息伦理失范分析

2.1 档案信息泛滥

档案信息化建设减少了纸质档案资源的应用，计算机成为档案信息处理的主要工具。这一成果极大的简化了档案管理的流程与成本，并且也使得机构间信息的交互与共享变得更加便捷。与此同时我们也必须承认，档案信息化的发展也使得文件的下发量不断增加，在面对庞大的信息资源时，管理人员往往难以对其进行价值鉴定而是直接进行存档，如此就导致部门档案泛滥情况严重，对于档案整体价值产生了一定负面影响。

2.2 档案信息污染

档案信息应该保证自身的完整性、真实性以及原始性，如果档案信息出现虚假内容，或者对使用者造成误导甚至危害，那么就被称为档案信息污染。在信息化背景下，档案信息管理难度增加，很多档案信息并没有经过严格的筛选与坚定，从而导致机构内部的档案可信度难以得到保障，这显然不利于发挥档案的价值与作用。

2.3 档案信息殖民

所谓的档案信息殖民，就是指经济与信息技术水平更高的国家向我国发布与渗透档案信息，从而影响到我国公布档案信息的行为。众所周知，当前档案信息化建设过程中，档案信息的交互与传递不断加速，而国内一些机构对档案信息的管理并不够重视，从而导致档案信息殖民问题趋于恶化，最终导致档案信息质量严重受损，对使用者造成了一定的误导，同时也因为了一定的信息安全问题。

3 社会转型期档案信息伦理建设路径探讨

3.1 完善档案信息伦理机制

为了有效整合档案文化，确保档案管理措施与办法得以顺利执行，首先要做的就是制定一个完善、有效的伦理机制，对档案信息中的伦理关系进行约束与协调，确保档案信息化建设与发展与社会转型期的实际需求相适应。具体来讲，在形成档案信息伦理机制的过程中，档案机构应该对行业发展情况进行深入的调查与分析，加大与政府机构的沟通与对接力度，并遵循全过程控制的原则，在档案形成过程中做好协调工作，确保档案文件在产生阶段就已经与信息化相融合，最终顺利完成对接，保障档案质量。

3.2 加强行业内道德教育

做好道德教育，强化档案信息管理者与使用者的道德意识，对于推动档案信息伦理建设工作而言也有着十分重要的意义。具体来讲，在工作实践中档案信息伦理建设应该涉及三个方面：第一，面向社会层面，加大宣传教育力度。例如档案馆可以通过展览、网络宣传、编制档案音频与视频等方式，向社会公众科普档案工作与发展的相关内容，提高整个社会对档案工作的认知度；第二，对于档案管理建设从业人员，则应该建立完善的培训考核机制。在档案行业中档案从业人员发挥着重要的主体作用，他们的专业素养决定了档案伦理道德建设的成果，因此档案机构应该从专业层面上为档案从业人员提供相应的培训与教育活动，提高他们的专业水平，强化其职业道德意识，同时通过严格的考核评价机制对其行为进行约束与限制，以此来推动档案信息伦理建设朝着一个健康的方向发展；第三，在档案伦理关系中，档案利用者也占据着重要的地位，档案机构也应该加强对这部分群体的教育，促使其信息素养得到提升，确保公民对档案伦理关系有一个正确的认识与理解，基于此才能够有效推进档案信息伦理建设。

3.3 做好监管机制建设与相关工作

在档案信息活动中，档案信息伦理属于调节关系的一种道德机制，其作用就在于为公众有效利用档案信息提供支持与保障，确保整个社会的信息趋于公平化。在社会转型期，档案信息伦理的建设应该围绕信息公平这一点开展工作，而为了实现这一目标，就应该建立一个有效的监管机制。具体来讲，首先应该对档案从业人员及利用者之间的关系有一个明确认识，并将二者信息不对称问题消除；其次，提高档案信息获取的效率也十分关键，档案信息应该具有可获取性、非限制性以及免费性；此外，对于档案利用行为，则应该加大监督力度，以国家安全、个人与商业隐私安全等为前提开展工作，确保档案价值发挥的同时不会产生负面的影响。

4 结语

总而言之，在社会转型关键时期，档案信息化工作的开展意义重大，作为档案从业人员以及利用者，应该清晰认识到当前档案信息伦理关系现状，结合实际情况找到应对措施，在档案信息化建设的同时协调好档案信息伦理关系，为充分发挥档案价值奠定一个扎实的 基础。