对机关事业单位档案管理信息化建设的探究

石中华

（吉林省公主岭市经济信息中心，吉林 公主岭 136100）

随着信息技术水平的提升，更多新技术被应用到档案管理工作之中，档案管理现代化建设已经成为档案发展的主要趋势。机关事业单位档案管理工作是需要长期进行的，包含较为多样的内容，只有提供较为完善的设施设备，才能够提升档案管理的现代化水平。为此，机关事业单位应该从现实情况出发，做好相关工作，缩短进行档案管理的步骤，使档案材料得到更加合理的利用。

1 档案管理信息化的重要作用

1.1 能够降低档案管理工作人员的工作负担

在传统模式下，开展档案管理工作，工作人员需要对于档案进行分析、搜集，并根据档案的不同类型进行放置，这在一定程度上增加了档案管理工作人员的任务量，需要花费较长的时间来对于档案进行搜集、处理，工作压力比较大。而推动档案信息化建设，可以构建一个统一的数据库，在较短的时间内获取需要的档案信息，有效的降低了档案管理工作人员的负担[1]。

1.2 可以使档案管理工作更加高效的开展

在开展机关事业单位档案管理工作时，搜集历史档案需要花费较长的时间，并且随着机关事业单位的发展，档案数量和类型不断增加，需要较多的空间来进行存储，从某种角度来说，增加了档案管理的难度。而借助于档案信息化建设，可以将所有档案按照类型在互联网中分类存储，并根据关键词进行搜索，这能够降低搜集档案需要花费的时间，使档案得到合理利用，为后续工作的高效开展提供条件。

1.3 保障机关事业单位档案处在安全的状态下

在传统模式下，机关事业单位所进行的档案管理是以纸质档案为主，在进行档案管理时，容易被外界因素所影响，出现字迹不清、纸张破损等问题，导致档案信息丢失，这从某种角度来说，不利于档案信息化建设工作的开展。档案信息化建设，主要是指将传统的纸质档案内容上传到网络之中，并运用信息化技术进行存储，使档案保存更加方便，增加档案使用有效期[2]。并且，机关事业单位部分档案是需要加密处理的。传统的纸质档案保密程度比较低，很容易出现信息泄露。而加大力度开展档案信息化建设，可以在较短的时间内做好档案信息加密这一工作，使档案处在安全状态下。

2 推动档案管理信息化建设的措施

2.1 使领导层认识到档案管理信息化建设的重要作用

机关事业单位领导层需要认识到档案信息化建设对于事业单位发展的关键作用，明确档案信息化建设是档案管理工作的必然，对于档案管理信息化建设予以充分的重视。档案管理信息化建设，需要有机关单位各个部门进行沟通、交流，而这需要有领导层进行协调，使不同的部门能够共同为了同一目标而努力，降低出现矛盾纷争的概率，为机关事业单位档案管理工作的顺利开展提供支持。在这个过程中，领导层还应该从员工的现实需求出发，制定适宜的奖惩制度，使档案管理工作人员在进行信息化建设工作的过程中更加投入，积极主动的参与到工作之中，这能够较为有效的提升档案管理信息化建设的速度[3]。

2.2 增加资金投入

档案管理信息化建设，需要有完善的设施设备作为支持。机关事业单位，在进行档案信息化建设的过程中应该从自身的现实情况出发，合理的对于现有资金进行分配，增加档案管理信息化建设可用资金，确保档案管理信息化建设有完善的设施设备提供保障。除此之外，机关事业单位还可以和外界进行沟通、合作，为自身创造更多的经济收益，从而确保档案管理信息化建设有足够的资金。

2.3 运用现代化技术

机关事业单位想要提升档案管理的信息化水平，就必须要极大力度制定完善的信息化管理体系，为档案工作工作人员的工作提供方向。第一，要对于档案信息化管理制度进行补充，使其包含更加全面的内容，确保档案管理信息化建设能够有序开展。第二，要对于现有的档案进行转化，将纸质档案转变为电子档案进行存储，并根据特征进行分类，使查找工作更加高效的开展。第三，应该对于档案管理人员进行培训，使档案在数据库中处在安全的状态下。

2.4 提升档案管理工作人员的水平

档案信息化建设的技术含量比较高，需要档案管理工作人员有较高的信息化水平。为此，机关事业单位需要做好档案管理人员管理工作，提升其综合能力。第一，机关事业单位在招聘档案管理人才时，可以选择一些档案管理能力较强、能够熟练对于信息技术进行应用的人才，组建专业的工作团队，提升档案管理信息化建设水平[4]。第二，机关事业单位应该组织档案管理工作人员进行学习。从目前所开展的档案管理工作来看，档案管理工作人员的经验较为丰富，可以将培训的重点放在计算机应用之中，这能够较为有效的节约机关事业单位成本，使培训发挥最大化作用。

3 总结

根据上文来进行分析，机关事业单位档案管理信息化建设工作的开展对于机关事业单位的发展较为关键，因此有关领导人员必须要予以充分的重视，采取措施解决在档案管理信息化建设中存在的问题，提升档案管理的信息化水平，使档案信息得到更加高效、充分的利用，这从某种角度来说，能够推动档案行业的进一步发展。