数字化时代档案管理信息化的建设策略分析

梁峻峰

（广西壮族自治区来宾市兴宾区环境卫生管理站，广西 来宾 546100）

档案管理工作在我国已经有了多年的历史，在曾经的档案管理工作中，人们主要通过手工记录信息为主，虽然能满足传统工作的需要，但是，在目前档案信息不断增加的情况下，工作人员就无法在短时间内高质量的将所有信息整理完成，如果想要按时完成档案的整理工作，就需要投入更多的人力和物力，会增加档案管理工作的成本。因此，为了满足时代对档案管理工作的要求，应挖掘数字化时代的价值，在档案管理工作中应用计算机技术，将所有的纸质版档案数据全部变为数字化信息，在计算机内收录、整理、储存、查阅档案信息，既能提高档案管理的效率，还能降低档案管理工作中人力以及时间等资源的投入。

1 阻碍计算机技术在档案管理工作中顺利应用的主要因素

1.1 负责档案管理的工作人员缺乏极高的综合素质

传统的档案管理工作主要考察工作人员的档案管理技术以及个人的工作素质，所以，多数档案管理专业的人员都能顺利胜任档案管理工作，但是，在档案管理工作中加入计算机技术时，工作人员的工作素质就成为一项阻碍因素。如果想要准确的使用计算机技术进行档案管理，工作人员就应会熟练的操作计算机，能使用计算机收录档案信息、保存并修改档案信息，由此可以看出，工作人员的计算机操作技术就直接决定了其工作质量。但是，我国传统的档案管理人员通常都不具备计算机的使用技能，并且使用计算机进行档案管理的工作方式和传统的工作模式具有很大的不同，如果工作人员的安全意识比较单薄，整理完档案信息后没有将其备份以及加密保存，很有可能就会造成信息的丢失以及泄露，无法高质量的完成档案管理工作。

1.2 多数档案管理部门缺乏完善的信息化设备

近年来，我国档案管理部门才开始使用计算机技术进行工作，所以，此工作模式还没有得到大范围的普及，只有一些大型的档案管理部门购买了信息化设备，并用其进行工作。一些小型的档案管理部门还没有足够的资金配备完善的信息化设备，从而就会降低计算机技术在档案管理工作中的顺利应用。另外，对于一些偏远地区的档案管理部门来说，其不仅缺乏信息化设备，还缺乏互联网技术的人才，从而就会从整体上降低我国档案管理工作信息化的速度[1]。

1.3 在信息化的档案管理工作中缺乏完善的规范制度

信息化的档案管理模式和传统的工作模式具有本质性的不同，所以，一直使用的工作规范制度已经无法适用现在的工作模式，所以，各个档案管理部门就需要集中商议，制定统一标准的工作规范制度，才能对各地区的档案管理工作进行统一管理，方便各地区档案管理部门的沟通交流。

2 推动我国档案管理信息化建设的有效策略

2.1 从档案管理部门以及工作人员自身入手提升其工作素质

为了顺利推动我国档案管理信息化建设，首先需要解决的问题便是工作人员的综合素质。当工作人员的素质得到大幅度提升，才能保证信息化档案管理工作的高效性、保密性、准确性。所以，为了培养出高素质的档案管理工作人员，应从档案管理部门以及工作人员两方面入手采取措施，才能解决档案管理信息化遇到的首要难题。首先，档案管理部门在向社会招聘档案管理人员时，除了严格考察其档案管理的专业知识，还应从实践上考察其计算机的操作技术，才能从根本上提升工作人员的素质。其次，对具有丰富档案管理经验的工作人员来说，有关部门应组织其学习计算机技术以及计算机应用的保密方式，为其提供学习的途径，才能提高其工作素质以及保密意识，尽量避免工作人员运用计算机技术进行档案管理的工作过程中出现信息丢失、泄露的情况[2]。最后，由于信息技术的应用方式在不断改进，所以，每一名档案管理人员都应树立终身学习意识，及时学习先进的计算机应用技术，才能随时为档案管理工作带来更大的发展。

2.2 有关部门应加大对档案管理信息化工作的资金投入以及技术支持

高质量的档案管理信息化工作模式既离不开专业的计算机技术应用人才，也离不开配套的计算机设备。所以，为了促进档案管理信息化进程，有关部门应从技术以及设备两方面提供大力支持。对档案管理部门已有的计算机设备进行筛查，淘汰掉老旧的计算机设备，购买全新的、先进的档案管理工作所需要的硬件设备。另外，信息技术部门还应定期对档案管理工作使用的网络以及设备进行检测维修，保证工作的顺利进行。除此之外，信息技术部门还应为档案管理部门提供专业的计算机人才，为其工作提供指导，才能保证其能运用正确的方式开展工作。

2.3 根据相关法律法规制定信息化档案管理工作的规范制度

完善的规章制度能保证工作人员的工作行为以及工作效率，为了保证信息化的档案管理工作顺利开展，有关部门应根据相关法律法规制定信息化档案管理工作的规范制度，对工作人员形成一种无形的规范，提高其责任意识。除此之外，形成完善的规范制度，能为档案管理各个环节的工作提供保障，如果某一工作环节出现了问题，还能根据相关规定采取措施[3]。

2.4 采取措施提高档案管理信息化的保密性

对于档案管理工作来说，保密性与档案的安全至关重要，如果档案信息发生泄漏，不仅会对个人造成严重的影响，还会影响整个单位的发展，所以，在实现档案管理信息化的过程中，不能忽视档案信息的保密性以及安全性。信息化的档案管理方式和传统纸质的档案信息相比，具有较高的严密性，但是，在网络快速发展的过程中，各种网络病毒以及黑客的数量也在不断增多，一些不法分子为了得到高价值的档案信息，就会通过不良手段获取信息，所以，为了避免档案管理信息化系统受到黑客以及病毒的攻击，应采取信息技术提升档案管理信息化的保密性。首先，可以提升工作人员的保密意识，要求工作人员及时对计算机进行杀毒，防止病毒的入侵。其次，可以从技术方面建立多层的防护系统，阻止网络黑客攻击档案系统。除此之外，对于一些重要的档案信息，还可以采取特殊方式进行保存，从而有效提升档案管理工作的安全系数。

3 结语

总体来说，推动档案管理工作信息化发展是时代发展的必然要求，但是，我国档案管理工作信息化仍在探索过程中，必须及时采取措施解决掉探索过程中存在的问题，才能整体加快档案管理信息化进程，从而提升档案管理工作的时效性、准确性以及保密性。