卫生计生档案的信息化建设与管理探讨

沈月琴

（南宁市武鸣区太平镇卫生和计划生育服务所，广西 南宁 530000）

科学技术的不断进步打破了传统工作思想对人们的束缚，推动了我国各项工作的信息化进程，使我国各方面的工作都上升到了一个新的高度。在我国众多行业的信息化发展的实践中，卫生计生档案管理的信息化发展仍然处在初步探索的时期，由于其开始的时间较晚、速度较慢，所以在真正实践中仍然会出现一些无法预料的困难，比如：卫生计生人员的工作思想无法与时俱进、卫生计生部门缺乏高素质的网络应用人才、部分卫生计生部门缺少信息化设备等等。由此可以看出，卫生计生档案信息化发展仍然是一个比较艰巨的任务，改革创新人员需要打起十足的精神、正视实践过程中出现的问题，采取措施将信息技术与卫生计生档案工作进行深度融合，才能为卫生计生档案信息化发展奠定基础。

1 在卫生计生的档案工作中实施信息化发展的意义

随着时代的发展人们也不断提高了对卫生计生档案工作质量的要求，用极高的标准要求卫生计生档案工作才能促进其发展。传统的卫生计生档案工作中存在大量的问题，比如：由于其主要工作环节都是人工完成的，如果人们在工作中有疏忽大意的时候，就会影响档案数据的准确性，对人们后续的使用造成不良影响。除此之外，纸质版的档案资料对保存的时间以及环境有严格的要求，如果某个卫生计生单位没有注重档案室的环境，纸质版的档案很有可能会因为天气变化而影响档案的质量，降低档案的保存年限以及使用价值。另外，随着国家人口的不断变化，卫生计生的档案信息在不断增加，大量的纸质版档案不仅在储存时遇到困难，还会在查找使用时出现问题。由此可以看出，传统的卫生计生档案工作模式已经出现了大量的问题，而信息化发展能有效解决这些问题。从档案数据的准确度方面来看，其在收录信息时主要是通过计算机完成，有效避免了人工书写错误降低档案信息准确率的问题。从档案数据的储存环节来看，由于计算机有较大的储存空间，所以使用计算机储存并不需要考虑储存环境以及储存室空间的大小，从而会使卫生计生档案能永久的保存下来[1]。从档案数据的查找来看，在查找纸质版的档案信息时，需要从档案的分类、数量编码等多方面进行查找，才能准确的找到需要的信息。而使用计算机查找卫生计生的档案数据时，只需要在搜索栏输入与档案有关的关键字词即可，想要查找的信息就会快速出现，使档案信息查找变得更加快捷。

2 促进卫生计生档案信息化中存在的问题

2.1 卫生计生部门忽视了档案工作的重要性

档案管理工作的重要程度不言而喻，但是，有些卫生计生部门仍然没有意识到档案的重要性。卫生计生部门忽视档案工作的重要性主要体现在以下几个方面：首先，部分卫生计生档案部门为了满足档案管理的要求，建立了相应的管理制度，但是，由于其没有从根本上重视档案工作，所以，很多管理制度都只是形式化，没有真正利用其开展档案管理工作，降低了制度的执行力度，从而导致一些档案管理岗位的人员降低了自己的工作职责。其次，部分卫生计生部门管理人员思想比较传统，难以接受先进的工作模式，所以，依然要求工作人员人工进行档案管理，阻碍了档案管理工作的提升。最后，某些卫生计生部门缺乏专业的档案管理人员，并且，由于领导层次不重视档案管理工作，并没有对工作人员进行培训与指导，使工作人员放松了对自己的要求[2]。

2.2 卫生计生档案管理部门缺乏专业的人才

阻碍卫生计生档案管理工作发展速度的原因有很多个，其中比较重要的原因便是人才。比如：有些卫生计生部门的工作人员缺乏专业的知识，使用不熟练的、不专业的手段进行工作，就会拉低整个工作质量。除此之外，由于卫生计生档案工作缺乏人员，所以，其招聘完新的工作人员后，没有对其进行专业的培训就要求其进行工作，所以，在工作时难免会出现疏漏，影响了整个卫生计生档案数据的准确性。除此之外，多数卫生计生部门的工作人员都很少发生变化，多数人员都是工作了十年以上的老员工，其工作思想过于落后，无法为卫生计生岗位带来新的工作思想，从而阻碍了卫生计生工作的开展 进程。

3 促进卫生计生档案信息化发展的措施

3.1 从卫生计生部门的领导层次重视起档案信息化发展的工作

只有卫生计生部门的领导层次开始重视起档案工作的信息化发展才能引起员工的注意。对于领导来说，其首先应认识到档案信息对于卫生计生部门工作的重要程度，然后才能按照工作的要求严格的招聘专业的工作人员，严格要求工作人员的工作态度以及工作行为，才能让人们重视起档案管理工作。其次，领导人应引进信息化技术，建立信息化卫生计生档案工作平台，为工作人员带来新的工作模式，从而运用信息技术完善档案信息的数据库[3]。除此之外，领导还应定期对卫生计生档案工作人员进行思想上的教育，使其工作思想能与时俱进，从而才能从方方面面建设信息化的卫生计生档案工作模式。

3.2 利用多种教育途径提升卫生计生档案工作人员的素质

要想建设出信息化的卫生计生档案工作模式，首先应从工作人员入手，只有运用多种教育途径提升卫生计生档案工作人员的素质，才能顺利开展信息化建设。比如：卫生计生部门可以聘请专业的信息化档案管理人才对工作人员进行知识以及技术上的培训，更新工作人员对档案工作的认识，拓展其档案管理工作的业务体系，从人才入手提升卫生计生档案工作的质量。另外，为了工作人员能适应信息化的档案工作模式，卫生计生部门还应聘请专业的计算机人才，对工作人员进行计算机知识以及实践应用技术的培训，才能使其工作能力满足信息化工作模式的要求。

3.3 利用信息技术完善档案信息数据库的建设

卫生计生部门的档案信息种类众多，为了方便各部门的工作，档案管理部门应将信息进行正确分类，建立相应的数据库，既能方便档案管理人员自身的工作，还能方便各部门对信息的查找。另外，人们在信息化的档案管理系统中查找资料时，通常都会利用信息检索进行查找，所以，网络技术部门还应运用最先进的技术完善信息检索系统，保证不同工作部门的人员在任何情况下都能准确的、快速的检索出自己需要的信息，方便各项医疗工作的开展。

4 结语

总而言之，我国人口的快速增长势必会对卫生计生档案管理工作带来一定的挑战，为了有效应对人口的增长，卫生计生部门应创新档案部门的工作，建设出信息化、现代化的工作模式，既能缓解档案部门工作人员的压力，还能使卫生计生的工作得到长远发展。