信息化背景下文书档案管理的创新策略

芦国富

（山东交通技师学院，山东 临沂 276000）

档案的价值较高，文书档案也不例外，其作为对过去事件的真实记录，对文书材料的妥善保管，带动经验材料的再利用，在知识经济时代发挥着知识共享载体的作用。当前信息化的大背景下，文书档案管理的信息化建设是必然趋势，在这样的时代趋势下，文书档案的创新管理研究也必须深入开去。因此信息化背景下文书档案管理的创新策略探讨具有现实必要性。

1 信息化背景下文书档案管理的新变化

信息时代的到来，对各行各业的冲击是显而易见的，对于文书档案管理来说，也使得其具有新特征。其一其管理的对象逐渐向数字材料转变，这很大程度上是由档案资源的信息化发展决定的。纸质档案逐渐被电子档案所代替[1]，档案开始向实体材料向数字载体转型，而数字档案多存储在计算机中，具有一定虚拟性，且具备了复制与传输的新功能。其二管理实现了材料收集到材料价值提取的转变。纸质档案管理时代，管理人员的基础工作是材料的收集，材料来源渠道较窄，收集难度大，耗时耗力。而信息化时代，信息来源渠道广泛，各种材料汇聚，大数据技术辅助材料的分类整理，材料收集整理更高效。而文书档案工作人员的工作重心转移到档案价值的提取上，这也是知识经济时代信息价值挖掘的必然要求。其三档案利用方式逐渐网络化。信息化背景下文书档案人员档案的查询利用往往通过网络完成，摆脱了文书档案查询使用的时间空间限制，文书档案的流通速度加快，档案的利用率明显提升。鉴于信息化背景下文书档案的这些新变化，加强文化档案管理的创新研究势在必行。

2 信息化背景下文书档案管理的创新策略

2.1 端正思想，认识到文书档案管理的重要性

文书档案的价值在知识经济时代更加凸显，文书档案管理的重要性也不言而喻。让更多的人认识到文书档案管理的必要性，认识到文书档案的时代价值，才能让文书档案信息化建设更富支持，动力更足。对于企事业单位必须加强内部的舆论引导和思想教育，端正以往人们对文书档案管理不重视的态度，让文书档案管理工作从闲职形象转变为有实职、接地气的工作，企事业单位内部形成文书档案信息化建设的自觉性，将文书档案的信息化建设、创新研究等纳入企事业单位的日常管理中，作为企业运营发展的重要构成，让文书档案的创新研究和信息化建设实践落到实处，让文书档案管理工作与时代接轨，不断推陈出新。

2.2 技术支持，构建文书档案信息化系统

信息化背景下文书档案管理的创新需要技术的支持，而技术创新方面主要的努力是积极构建文书档案的信息化系统，并且确保其实效的发挥。以文书档案信息化管理系统为工作平台，加大专项资金投入，确保硬件设施和软件系统支持到位，定期对信息化系统平台进行维修检测，定期地系统升级，使得文书档案在信息系统的支持下无论书基础的信息收集、整理工作，而是文书档案利用渠道的拓展都落到实处[2]。以文书档案的查询为例，在信息系统的支持下，只需要输入查询关键词，就可以在文书档案库中检索到相应的文书档案，查询利用更高效，而文书档案的具体位置和详细内容信息一目了然。在信息化系统的支持下文书档案管理更规范更省时。

2.3 规范运作，推动文书档案的分级安全管理

文书档案信息化建设中也必然面临着系列的信息伦理问题，特别是信息安全问题。在文书档案信息化建设中要加强其安全管理，通过规范运作，安全等级管理，提升文书档案的安全系数。就当前文书档案管理来说，分级安全管理是必要的，针对不同类型的文书档案设置不同的安全访问权限和管理登记，特别是保密的价值高的文书档案，可以设置访问权限，加强特殊防护等。具体来说，安全防护方面主要是信息化系统平台支持的多级别密钥防护措施，文书档案只对经过授权的用户开放。加强防火墙保护，严厉抵制非法入侵行为，一旦发现非法入侵现象及时预警处理，若发现私自下载文书档案的或者超时登录的，系统自动锁屏或者关闭，最大限度避免文书档案信息的泄露。在分级安全管理技术的支持下，文书档案的安全性更有保障。

2.4 凸显价值，积极创新文书档案利用机制

信息化背景下知识价值更为凸显，信息优势被重点关注。因此必须积极创新文书档案的利用机制。变被动的文书档案服务为主动的服务。具体来说，可以提供主动的信息推送服务，如同现在很多公共图书馆的信息推送服务一样，文书档案管理部门可以以大数据技术进行用户群体的有效划分，基于用户群体画像开展个性化的信息推送，实现档案价值的进一步挖掘，主动为档案利用者推送服务，使得文书档案的利用率明显提升。再如加强文书档案资源的共享互通，文书档案管理部门借助信息技术打破文书档案的馆内、馆际藩篱，实现更大范围内的优质文书档案信息的共享利用，支持跨馆提取与利用，让文书档案服务价值更高。

2.5 加强培训，提升文书档案管理人员整体素质

文书档案管理人员的素质和能力对文书档案的信息化建设和创新发展具有十分重要的意义。当务之急是加强培训，尽可能地提升企事业单位文书档案管理人员的素质和能力，使得其更好地适应文书档案管理的新环境，应对信息化背景下文书档案管理的新挑战。培训中加强文书档案专业知识的讲解，定期开展信息化实操培训，加强对文书档案管理人员工作的考核，定期开展文书档案管理个体团队的表彰嘉奖等[3]，以提高文书档案管理人员工作的积极性和学习的自觉性，使得其整体素质和能力有所提升。加强思想政治教育，提升文书档案管理人运动额责任意识，加强其文书档案创新研究的使命感，使得文书档案管理工作质量稳步提升。

3 结束语

当前信息化的大背景，使得文书档案管理面临很多新挑战，文书档案管理的创新研究具有现实必要性。认识到信息化背景下文书档案管理的新要求和新特征，有针对性地提升文书档案管理实效，创新文书档案管理思路和方式，文书档案管理的价值才能真正凸显，文书档案管理实效更明显，使得其在知识经济时代信息服务价值最大化。