浅析“互联网+”时代档案管理信息化建设探究

李晓东

（昆明市职业技能鉴定中心，云南 昆明 650000）

在档案事业改革中，引进“互联网+管理”的新型模式，对内可以优化从收集到归类，再到检索和利用的整个流程，工作效率得以提升；对外可以整合档案资源，向使用者提供更加人性化的服务，档案价值得以提升。因此，无论是从管理者角度还是从使用者角度，将信息技术与档案管理进行结合，成为现阶段的一项重要工作。

1 档案管理信息化建设的价值分析

1）减轻档案管理人员的压力。档案管理是一项综合性、系统化的工作，它包含了从文件资料收集，到整理归档、分类存储，再到检索借阅以及销毁等多项内容。近几年档案的数量呈现出增加趋势，但是出于人工成本等方面的考虑，从事档案管理的人员却没有相应的增加。这就造成了在职档案人员的压力与日俱增，对工作质量也产生了负面影响。通过实现档案管理的信息化，依托信息系统和自助终端等便捷化的工具、设备，代替人工完成一部分档案管理任务。例如使用自助终端可以检索需要查看、使用的档案，而不必排队等待。既节约了使用者的时间，也减轻了管理者的压力。

2）实现档案资源的共享利用。对于档案管理工作来说，保证每一份档案完整是最基本的任务。但是在此基础上，还要思考如何将档案本身的价值利用起来。利用“互联网+”和大数据等技术，搭建了线上的资源共享平台。对于档案的使用者来说，登录官方网站或是打开微信公众号，就可以在线查询档案，获取权限以后还可以在线浏览或是离线下载，方便自己随时使用。另外，还可以加强不同档案管理部门之间的合作，相互之间共享档案资源，为更多的档案使用者提供借阅服务。

3）保障档案资料的安全完整。信息化管理让每一份档案都能够在计算机上做好登记，从而实现了对档案资料的实时监管。例如档案借阅之后，临近归还日期时，信息系统会根据使用者预留的联系方式，自动发送提醒短信，避免使用者忘记如期归还档案资料的情况。同样的，利用信息系统可以十分方便的进行复制、备份，生成两份或多份档案，防止丢失的问题。

2 档案管理信息化建设的难点

1）档案管理人员的信息素养有待提升。时代的变化，对岗位的胜任力也提出了新的要求。以往只需要掌握档案分类、借阅等专业相关的技能即可。但是“互联网+”时代，信息素养也成为衡量岗位胜任力和决定档案利用率的关键指标。现阶段来看，一些年轻的档案人员对于常用的办公软件，以及相关的信息系统，能够做到熟练的使用；还有很多从业时间长、年龄稍大的员工，工作经验丰富但是信息素养不高。即便是安装了信息系统，但是因为不懂得如何操作，也没有发挥出应有的作用，工作上还是侧重于管理，而不能做到开发和 利用。

2）信息基础设施更新速度慢。近些年档案管理部门迎合“互联网+”趋势，购进了较为完备的办公系统，信息基础设施已经较为齐全，基本上满足了现阶段档案接收、转交、查询等工作的开展需要。但是调查发现，很多部门缺乏后续投入，造成信息系统、应用软件不能持续的更新。这主要是部分管理人员片面的认为，只要利用信息技术完成基本的管理工作即可，没有认识到档案资源整合和价值挖掘的必要性。在这种思想的支配下，自然也就无法提供持续性的投入。由于预算不足，造成了系统维护不及时，影响了档案事业的发展。

3）安全管理方面存在漏洞。在档案的信息化管理逐渐成为主流趋势的背景下，珍贵档案丢失或者是档案信息泄露的情况时有发生。无论是对于档案管理部门还是对于档案的所有者来说，都造成了严重的损害。其中，纸质档案主要是因为保存条件不理想，加上时间太久，因为字迹模糊、档案缺页等影响完整性。而电子档案则是因为存在网络安全漏洞，而影响其完整性和安全性。例如，档案人员未按照本部门的要求每周进行一次备份。如果因为突然断电或是系统故障，造成档案丢失，在没有备份可用的情况下，将会造成永久性的损失。还有就是一些不法分子觊觎某些珍贵档案的价值，也可能采用恶意攻击破坏网络安全系统，造成电子档案受损。

3 “互联网+”时代档案管理信息化建设的路径

1）培育信息化档案管理人才队伍。基于“互联网+”的档案管理，不仅仅是安装网络系统、使用信息设备，更为关键的是从事档案工作的人员，要树立起互联网思维，操作各类信息化工具，将管理信息化的优越性体现出来。在日常培训中，将信息技术加入到培训计划之内，在学习专业技能的过程中，让信息素养也可以得到明显的提升。结合档案管理岗位的工作内容和业务特点，选择1-2款专业软件进行学习，熟练利用这些软件更高效率的完成档案的检索、借阅。将信息素养纳入考核指标体系，激励档案人员正在将学习和掌握信息技能作为职业生涯中的一项关键内容，实现职业生涯发展与档案事业发展的统筹兼顾。

2）完善保障机制加强信息基础设施建设。“互联网+”下信息技术变革日新月异，在信息化建设中也要提供长效保障机制，才能让管理技术得到持续性的更新。构建常态化的保障机制，应重点做好以下工作：首先，制定专项预算，并且能够结合档案事业发展趋势，灵活地调整预算。例如，近几年档案资料数量增加，对信息化管理的要求提升，需要增加这一方面的投入，丰富档案管理信息系统的功能，才能让档案资料的价值发挥出来、利用起来。其次，优化配套设施，除了用于档案检索和借阅的信息系统外，还要同步建设收集系统、安全系统、跨平台共享系统等等。以完善的配套设施，实现档案资源 共享。

3）多措并举保障档案完整与安全。“互联网+”为档案开发创造了便利，同时也引发了珍贵档案资料泄露等问题，必须采取多种措施保障档案的安全。对比来看，纸质档案的安全保护比较容易实现，严格档案室的出入管理，落实好档案借阅制度，以及定期做好档案室内部安全隐患排查等，即可保障安全。而电子档案则需要采取更为高级的手段才能让其安全性得到保障。例如，将档案分为公开、半公开和保密等若干类型，对于需要保密的档案，设置访问权限，不具备权限的人员无法查看，从而防止档案信息泄密。还有就是利用云盘做好档案备份，一旦出现电子档案丢失、损毁等问题，立即启用备份，从而保证了本部门工作的顺利开展，也有效地维护了档案所有者的权益。

4 结语

档案管理的思维、方法要紧跟时代变化进行创新。“互联网+”下的档案工作，需要充分发挥这一技术优势，分别从技术、制度、资金等多个层面提供配套的支持，为档案工作者提供便利，进而向档案使用者提供更加优质的借阅服务，让档案资料在使用过程中，发挥其应有的价值。