新形势下做好办公室文秘工作的几点思考

李 亚

（陕西省成通机械化公路生态工程有限责任公司，陕西 西安 710068）

全国教育大会的召开，标志着我国高等教育进入一个全新的时代。预示着中央对高等教育的管理、教育、科研等各个方面有了更细致、更高标准的要求。企业办公室作为企业重要的综合部门，其管理水平的高低直接影响着整个学校的管理水平、教育水平、科研水平以及各级政府政策和方针的落实程度。随着高等教育的不断深入，企业办公室管理工作需要不断创新和优化，从而让企业办公室真正发挥承上启下、沟通内外、协调左右、联系八方的最大作用。

1 企业重视文秘工作

通过优化企业内部的组织结构，明晰各部门之间的职责和权限，才能够为企业的稳定性奠定基础。办公室部门是整个企业重要行政管理部门，通过传达公司经营者的决策意图，以及实现与各个业务部门、财务部门之间的对接，促进企业投资信息的快速流动和传输。随着企业规模不断发展，公司也产生了更多新型的办公室工作任务，尤其是当办公室内部行政事务较多时，需要增加更多的文秘人员来处理文案写作工作。办公室主任要充分重视文秘工作给整个办公室运营带来的影响，在招聘文秘人员时，公司的高层领导人员要给招聘工作提供必要的支持帮助，以及提供资金支持。尽可能参与到文秘招聘工作中，以选拔优秀的文秘人才，此外，公司的高层领导人员要为文秘开展写作和沟通培训工作，以提高文秘的工作能力，保证公司内部的行政管理工作高效处理。

2 新形势下做好办公室文秘工作的措施

1）完善行政事务管理工作制度。规范完整的系列工作规范制度能使单位各方面工作有序开展。一要完善单位的制度设计。要从体现制度的优越性入手，产生对员工活力正向激励，从而能够全面促进创新，简化做事程序，营建和谐的办事环境，提高处理事务效率。要健全完善现有制度，补充增加绩效考评等制度，清理不规范、不合理制度，要完善责任追究机制、监督机制、奖惩机制。随着责任的不断明确，可以依据机制管人管事，更有力地推进工作。二要对单位的行政事务工作进行全面监督。监督可以使单位的各项工作能够按照正常的要求展开，也能使单位的各种决策顺利进行。这就需要从事办公室行政事务管理的工作人员持续提高自己的执行力，加强对各项工作推行情况和决策执行情况进行全面有效地监督，确保工作的顺利进行。

2）强化信息服务。信息工作是领导重要的决策依据，对外反映情况、树立形象；对内服务决策、指导基层等，皆需要信息。办公室文秘要想将自身参谋助手作用进一步发挥，那么就需要着重发挥“信息库”的作用。一方面，需要努力拓展信息源渠道，便于将单位内部情况、外部相关信息第一时间准确掌握并报告，从而将各项工作进展情况全方位地了解。同时，办公室文秘需挖掘上传下达流转环节的信息，及时筛选出材料中的有用信息、并于会议中灵活捕捉信息，保障信息的针对性与时效性，便于将重要的时效信息反馈给领导；另一方面，需对信息筛选、分类及综合工作予以重视，将具备倾向性且十分普遍的情况、经验与问题找出，促进信息使用价值的提升。围绕“领导需要知道的”和“需要领导知道的”，尽快为领导提供信息，便于将信息服务领导决策作用充分发挥。

3）强化培训，并建立完善的工作制度。企业办公室的负责人要加强文秘人员的培训，结合办公室内部行政工作的需要以及文秘工作者自身工作的短板，有针对性地给文秘人员开展专业技术培训和管理培训。结合文秘人员培训的需求，制定年度文秘培训计划，并制定文秘培训方案。将文秘人员的培训资金纳入部门的年度预算当中，给文秘人员培训的内容，主要是提高文秘人员的心理素质、动手能力、综合管理能力以及应急处理能力，保证文秘人员在紧急情况下快速处理异常突发情况。提升文秘人员的语言表达能力和写作能力，文秘工作者主要工作就是开展沟通交流，以及撰写公司的办公纪要。因而，办公室要着重给文秘工作者提供专业性的协作培训和语言沟通培训，增强文秘工作者人际关系处理能力，进而高效开展接待工作，为公司建立良好的企业形象。此外，办公室主任还应组织部门的员工完善公司内部的行政管理制度和行政管理流程，通过制定科学的制度来规范文秘的工作行为。在部门内部建立文秘工作的职业道德规范，要求文秘人员严格管理自身行为，提高自身职业素养，保证文秘工作者可以严格遵守公司的制度，并提高办事效率。文秘人员以自己的专业能力，来推动公司行政工作的开展。此外，办公室还需要为文秘工作者建立完善的培训机制，以此来提升文秘人员综合素养能力。

4）强化督查督办。督查督办是为领导服务、促进决策目标的实现及执行效力提高所开展的工作之一。作为领导决策及管理活动重要环节之一的办公室文秘督办工作，也是文秘人员发挥参谋助手作用、辅助领导决策管理的职责体现。督查督办，必须突出重点、创新理念，且要健全制度。但凡与单位发展大局相关的重大决策事项，办公室文秘都必须落实事中控制，全面构建督查督办网络，并在电话督办、书面督办、调研督办及会议督办等督查督办方式的运用下，提高督查督办与反馈的有效性、针对性，并合理传达、有效执行领导布置的会议决策事项和批办文件等工作。

5）建立办公室管理信息化系统。随着技术的进步信息技术使用的范围越来越广，为了提高管理精度和效率，在日常处理事务过程中要大量采用相关技术，对电子化平台也提出了更高的要求，为机关工作及服务社会需要提供技术保障。因此，信息资源和技术对行政管理至关重要，利用各种管理系统可以大大提升办事便利性，同时也可以有效降低成本。这就要求职员要积极提升与自身发展必要的技术能力，千方百计运用技术，并在实践中创新管理模式，有效促进办事效率的提升，充分彰显信息技术在管理过程中的技术力量。行政事业单位要在经费和改造提升技术上给予大力帮助，保证各项工作的有序进行。

6）强化与各部门之间的联系。文秘人员要正确处理办公室与各部门之间的关系，企业各部门为了实现自身部门的利益，通常会与办公室产生一些纠纷和矛盾。在执行公司的管理政策时由于政策的部分内容会影响到业务部门工作的开展，以及影响到业务部门部分人员的个人利益，进而会导致业务人员抵触政策。因此文秘工作者要与业务人员进行充分沟通，加强与业务人员之间的协作，避免在执行公司的政策制度时产生扯皮现象。

3 结语

新时期，办公室文秘人员必须按照习近平总书记在考察中办工作时提出的“坚持绝对忠诚的政治品格、坚持高度自觉的大局意识、坚持极端负责的工作作风、坚持无怨无悔的奉献精神、坚持廉洁自律的道德操守”“五个坚持”的要求，紧紧围绕单位发展愿景和领导工作思路，强化服务意识，增强服务本领，立足岗位职责，勇于开拓创新，充分发挥参谋助手作用，帮助领导出谋划策，便于促进工作质量与效率不断提升，更好地服务决策、服务大局、服务发展，为单位各项工作的顺利开展提供坚强保障。