新时期办公室档案管理的有效性探究

任丽涯

（青岛能源热电有限公司第三热力分公司，山东 青岛 266000）

随着现在经济水平的不断提高，公司的规模也在不断地扩大，而档案管理的方式也出现了改变，加大了档案管理工作人员的工作难度，公司人员的更替以及业务的增加产生了大量的档案信息，这也加大了办公室档案管理的出错量，严重影响了公司的发展，要知道办公室档案管理的目的是给以后工作的有序展开起到保障作用，同时提升公司的管理水平，所以，我们必须在新时代的背景下对档案管理工作进行不断地改革和规划，让其能够更好地为公司的发展指引方向[1]。

1 档案管理的意义

办公室档案存储着一个公司从上到下的所有成员的组建结构，还记录公司从有到无一步一步发展中所遇到的困难坎坷，可以说是对过往的总结以及对未来的激励，同时也是一个企业的活标本，其所整理的企业发展历程更是彰显了整个公司的企业文化，让很多新来的员工以及前来合作的合作方能够更直观地了解这个公司，还可以在以后的公司宣传工作进行时提供大量的资料与真实事例，从而更全面更完美的进行宣传。同时里面包含了公司以往所有的重要决策和一些成功合作方案，以及一些涉及商业的机密，可以通过对过往数据的对比分析为以后公司发展提供更好的方向，所以我们必须加强办公室档案的整理与管理工作，充分保障其有效性[2]。

2 办公室档案管理工作的现状

因为本公司的发展时间并不是很长，对科学管理制度体系的建立没有丰富的实践经验，所以现有的档案管理制度比较的落后一点，对文件的整理归档工作多以传统的方法来展开，虽然也形成了一套属于自身的规矩制度，但在实际的整理过程中，这些自身的制度已无法满足新时代档案管理的需求，在后期需要调用档案时也会耽误很多的时间，很大程度上降低了整体的工作效率[3]。

1）专业人员缺乏。虽然看起来档案管理人员的工作比较简单，没有什么特别的工作技巧，只是对一些文件数据进行存放管理，但是实际的办公室档案管理工作是非常细致麻烦的，需要对数据材料进行精确的分类归档。但是很多的时候公司为了成本的节约，很容易就会忽略档案管理的工作，对档案管理人员专业能力需求也变得降低，影响了档案工作的准确性和有效性，导致办公室档案管理问题频发。2）缺乏重视性。在很多公司的眼中档案只是一种数据的积累，对于以往的数据整理收集看待的并不重要，也没有建立专门的档案管理部门以及科学的档案管理系统，导致经常会出现档案缺失、档案失去有效性的问题[4]。3）缺乏先进的管理软件及设备。很多的公司都是手工的对档案进行整理归档，但一旦发生人员变更后期档案的查找工作就变得异常困难，甚至需要重新整理归档，严重的浪费了公司的人力财力。同时手工的整理以及纸质的管理模式无法及时有效的对档案进行查找阅览，也无法长时间的进行存放。4）缺乏安全性。现代档案的管理是建立在信息化时代的道路上的，而公司的档案管理工作对信息化的管理方式仍旧处于缺乏状态，对计算机和互联网的使用仍处于基础阶段，导致无法及时修复信息管理中的安全漏洞，进而档案信息资料泄露严重，甚至还会影响到后续的公司发展。

3 增强档案管理有效性具体策略

1）增强重视态度。增强公司对办公室档案管理工作的重视程度，充分认识到办公室档案管理的重要性，加大档案管理工作的宣传力度，让公司所有的管理层以及普通的员工都能深刻的明白档案管理的意义，并采取积极配合的态度来完善档案管理工作，同时协调好各个部门进行档案管理工作，上下一心为保障现代化档案管理工作而共同努力。2）完善管理机制。系统完善的档案管理机制是保障办公室档案管理工作高效完成的基础前提，公司必须建立一套科学的管理机制，在原有的成熟管理体制上融入新时代的管理机制，同时与实际工作相结合建立一套准确细致、灵活程度高、可操作性强、科学合理的档案管理工作制度，确保新时代档案管理的有效性[5]。3）引入先进设备软件。在现代化信息化的新时代引领下，档案管理应当也进行及时的改革，运用信息化电子设备软件来对档案进行分类整理存档，科学的档案管理软件可以及时快速地对需要查阅的档案进行查找定位，先进的管理设备可以更好地对档案进行保存，在减少人工劳动力的同时又大大提高了档案管理工作效率，深层次的提高了档案管理的有效性。4）提高管理人员的职业素养。虽然新时代的档案工作以网络信息化为主，但是管理人员仍是不可缺少的主题，所以，必须保证档案管理人员能够在工作细致的基础上具有较高水平的专业素养。新时代电子档案得到了广泛的应用，各种先进的软件设备也被融入进来，这就对档案管理人员的要求变得越来越高，不光需要责任心和细致的工作态度，还要求能够熟练的应用这些新软件、新设备，尽早的将其融入到档案管理工作中，充分发挥其积极的作用，同时还要有较强的保密意识。所以，必须对管理人员进行专业的培训，并给予其与先进的公司进行交流学习的机会，整体提高管理人员的专业能力和思想认知，更好的提升办公室档案管理的有效性[6]。5）加强安全管理。新时代的档案管理工作主要通过计算机操作完成，而计算机是由软件和硬件组成，两方面都存在着档案泄露的风险。比如软件方面有电脑病毒、竞争伙伴或者黑客攻击等都会造成档案信息泄露甚至丢失，硬件方面则有硬盘丢失或者硬盘损坏也同样会泄露丢失档案，所以要求管理人员必须熟练掌握计算机知识，避免操作失误而导致档案管理的安全性，及时解决计算机使用过程中软件方面的问题，同时进行数据备份以防电脑硬件出现突发情况而造成档案数据泄露遗失。6）管理新常态。新常态作为新时期的最大特点，它要求公司在新时代的改革发展中能够开展新型的工作方式，而办公室档案管理的新模式就是专业化、网络化与信息化。要想做到办公室档案管理具有专业化、网络化和信息化的新特点，公司就必须加大对新技术、新设备的投入，提升现代化的办公水平，不断地去创新改革，从而完善更科学有效的管理模式。

4 结语

综上所述，要想能够真正的提高办公室档案管理工作的有效性，我们必须实施有针对性的策略，用科学有效的方式来解决影响其有效性的问题，提升档案管理工作的工作效率，确保其在合理的区间内运行，只有这样，才能满足办公室档案管理工作在新时代的背景下具有更高的有效性。