人力资源管理中人事档案管理的有效运用分析

傅鸿飞

（鄂东医疗集团黄石市妇幼保健院（湖北理工学院附属妇幼保健院）人事科教科，湖北 黄石 435000）

人事档案管理在人力资源管理中得到科学地运用可以帮助事业单位和企业单位提高人才选用的效率，帮助用人单位内部进行精英的调动和使用的优化。人事档案管理的合理应用可以促进用人单位的服务能力的提高，促进人力资源配置和使用的最优化和最大化，帮助企业和事业单位更好地对本单位的员工实施管理。然而在人事档案管理的应用过程中容易出现很多的问题，如人事档案较多分类容易混乱以及档案管理人员工作态度不认真以及人事档案管理方式过于落后等问题。本文通过分析人事档案管理在人力资源管理中的特点并将其有效运用的对策进行探讨。

1 提高人事档案管理人员的素质和管理能力

想要促进人事档案管理在人力资源管理中的合理运用，首先要提高用人单位人事档案部门管理人员的素质和管理能力，只有人事档案管理人员的素质和能力提升才可以促进人事档案管理的优化。首先各大事业单位要进行人事档案管理体制的完善和优化，建立健全人事档案管理的法律法规条例来对管理人员进行有力的约束，可以在一定程度上保证人事档案管理人员的工作态度和工作效率，避免产生偷懒和办事效率低的情况发生，有利于提高人事档案管理人员的素质和管理能力的提高。事业单位要定期进行人事档案管理人员的工作能力考核工作，及时对人事档案管理人员进行优化和任免，保证人事档案管理人员的管理水平和办公能力。另外最重要的一点就是要在人事档案管理人员选拔时擦亮眼睛，选出档案管理经验丰富和档案管理专业能力较强的人才，对于档案管理能力较弱和经验不丰富的人员避免选用。在人事档案管理人员选用之后进行岗前培训，保证其上岗之后能够更加容易和高效地融入到工作中去，不失为一种保障人事档案管理工作更加高效和科学的有效手段。事业单位在用人方面非常注重人才的选用和选拔目的是给客户带来更加便利和舒适的服务。如果在人事档案管理人才选拔方面不能够进行科学合理的分析极其有可能因为管理人员的工作质量差而造成人才的流失，因此健全人事档案管理体制十分重要可以促进人力资源的内部结构优化，有利于提高事业单位的工作效率和综合实力。

2 合理运用信息化技术手段进行人事档案管理

随着现代化信息技术的不断发展有越来越多的事业单位开始对人事档案实施信息化的管理制度，其中大数据技术的普遍运用尤为常见，由于人事档案的信息数据比较多且容易被混淆，因此将人事档案建立大数据库是一种十分必要的信息管理手段。大数据应用技术是当前很多企业和单位进行数据分析的一种常见且有效的方式，运用建立大数据库的方式进行人事档案管理可以有效地将人事信息进行收集和分层，不但可以保证人事档案信息在查找的时候更加的方便也可以防止信息的泄漏和被盗取。大数据应用技术运用到人事档案管理中可以增加管理方面的严密性和保密性，一旦发现数据信息流失可以在第一时间内发现原因并能够及时地将涉嫌盗取信息的不法分子控制，这样对于人事档案管理人员约束自己也具有十分重要的作用，因为使用大数据库就无法随便修改信息。使用现代信息化技术来进行人事档案的管理也可以把人事档案储存在加密的云储存上，可以改变以往人事档案纸质保存容易丢失和被窃取的风险，不但能够加大篡改的难度还可以增强档案管理人员在检查档案时的细心程度和审核力度，能够进一步保障人事档案资料的安全和使用。信息化技术作为一种快捷且便利的人事档案管理措施，能够在一定程度上促进人力资源管理的优化，为用人单位的人力资源管理模式注入新鲜的活力。

3 运用合理的惩奖制度进行人力资源和人事档案的管理

用人单位和企业管理层要对人事档案管理部门建立合理的惩奖制度，这样有利于人事档案管理部门明确自己的责任，对待档案管理和整理工作能够更加地上心。实施惩奖制度的具体内容就是对人事档案管理部门中工作认真能力出众的员工进行奖励和表扬，可以激励这一部分员工更加积极地投入到工作中去保持良好的负责任态度；对于另一部分表现较差能力较差的员工进行适当批评，激励他们及时改正自己在档案管理时的不足之处，并且能够向其他优秀员工进行学习，在今后的人事档案管理工作中能够发挥自己的价值和作用，为单位做出相应的贡献。惩奖制度不仅仅是一种激励事业单位人事档案管理人员更加努力地开展工作，还代表了一个企业和事业单位的灵魂，说明这个单位在用人方面十分的公平公正，绝对不会产生偏袒包庇的现象。另外除了惩奖制度以外，用人单位还要建立完善的监察制度，对于人事档案管理部门的员工工作进行实时监控，一旦发现在工作过程中有消极惫懒以及篡改盗窃信息现象的发生，能够在第一时间进行发现和及时止损。惩奖制度和监察制度可以督促人事档案管理人员树立责任意识，及时改正自己在工作中的不足然后加大自己对员工的约束力，可以在一定程度上对人事档案管理在人了资源管理中的应用更加具备活力，通过多种形式的奖励和批评制度可以促进事业单位的员工更加积极地投入到工作中去，也有利于单位内部人力资源管理结构的不断优化和资源的合理运用。

4 结束语

随着经济社会不断发展市场经济越来越呈现活力，人力资源管理结构的内部优化和合理配置已经成为事业单位需要重点思考的问题，而合理运用人事档案管理对人力资源管理注入更多的活力，还需要用人单位在各方面实施有效的策略和手段，加强对人事档案管理人员的考核和检查力度，运用多种现代化信息技术手段促进人事档案管理能力的提升。