预立卷和首卷制在光伏建设项目档案管理中的运用

朱 红 阮莉娟

（贵州乌江水电新能源有限公司，贵州 贵阳 550000）

1 工程简况

随着近些年国家对清洁能源的重视，一些新能源企业迎合国家改革建设需要，在技术上不断突破创新，并网规模不断扩大，近几年呈现翻番态势，陆上风电和光伏发电逐渐步入平价上网时代，其主营业务范围是关于新能源电力项目的实施及后续的经营管理；电能的产销一体化；项目中产生的废弃物开发利用；电力设备的采购和维保、项目相关技术咨询等服务。

2 预立卷和首卷制在光伏建设项目档案管理中的运用

1）“预立卷”档案管理。“预立卷”是根据相关法规和标准要求，在项目实施前将关于项目施工并已经办理完毕的相关文件及时归纳整理并保存到制定卷盒内。采用这种“预立卷”档案管理制度可以有效保存文件的完整性，避免文件因保存不当出现残损和缺失，为后续文件整理组卷和归档节省了时间。公司会根据项目运行周期，将文件进行阶段性分类，一般编制办法将文件明确了以下五个部分：项目前期文件、施工阶段文件、生产准备与试运行阶段、竣工阶段文件、后评估阶段文件等。并确定了文件结构体系及档案分类号、档案使用说明、保管期限划分表、归档范围。档案管理人员应做好工程准备阶段文件、招投标及合同文件等两个部分文件的卷盒建立工作，EPC总承包承担全部施工文件，包括竣工图、试运行、竣工等环节的卷盒建立工作，监理项目部承担与监理工作范畴相关的卷盒建立工作。同时EPC总承包需要按照相关制度的分类号，参照项目具体施工情况，在进场后的30日内完成施工及竣工体系的二级分解和档号，根据要求建立卷盒，并对每个卷盒内的文件命名，同时监理和档案管理部门进行协同审定。监理项目部也应遵照相关要求对有关监理体系的文件向下分解和档号，同样，按照要求建立卷盒，需要在档案管理部门审核后再执行。档案管理工作人员对已经办理完毕的文件做到及时整合，并归纳到相应的卷盒内。项目经理须将卷盒的建立和平时归卷等相关档案管理工作纳入日常管理工作中。在归卷工作中，项目部可根据实际情况对预立卷档号进行调整，但调整后的类目须报档案管理人员审定批准。

2）“首卷制”档案管理。项目档案“首卷制”是对首卷案卷做再一次的评估确认，通过完整性、准确性和系统性三个维度进行考证，推行“首卷制”是想通过首件案卷的示范作用，带动后续案卷参照首件案卷进行，确保达到首件案卷质量的一种推行制度。施工项目一般采取“预立卷”制度，当整合完毕的首件案卷完成自检后，需要呈送监理及档案管理部门进行审核。档案管理部门在审查首件案卷符合相关制度要求后，签发《首卷案卷确认书》。审核过程中，出现不符条件的，档案管理部门会给予正确的指导意见，按照要求整改完毕后，再走审核程序进行二次审定。当首件案卷确定后，后续案卷的归卷均参照首件案卷进行整理和归纳。

3 档案管理运行体系建设

档案管理相关制度需要建立在档案管理运行体制基础上，档案工作的各个环节应遵循针对性、全面性和强制性原则。下面就四个方面介绍光伏发电工程项目档案管理运行体系。

1）通过合同约束强化档案管理工作。公司在定制相应合同条款时，要按照建设项目档案工作与工程实体建设相同质量标准建立合同文本文件，应遵循目标性。档案管理工作应严禁、规范、科学，充分体现EPC总承包的管理水平，同时应将上述部分纳入特殊条款中。根据实际工作需要，应建立档案保证金制度，在合同条款中应明确保证金额度及返还条件。监理项目部应加强重视档案管理工作并纳入日常工作和管理内容，监理工程质量也代表了监理项目档案质量，二者相辅相成。

2）加强档案管理培训指导和交流。为了加强档案管理工作效能，应根据国家、行业、有关部门颁布的关于档案管理法律法规建立健全档案管理培训制度，对相关制度进行深入学习，具体内容应参照竣工文件结构划分，相关编制要求、组卷格式以及档案工作实施方案。组织培训时，档案管理负责人根据理论知识和实际经验，应采取面授与沟通交流相结合的形式。当参训人员掌握档案管理工作核心要点，并且能正常参与档案管理工作为止。培训中应确保参训人员认真记录，对不明白的工作细节问题及时沟通，确保培训活动能够全面提高业务能力。项目部在档案管理工作中遇到业务相关问题时，应及时上报档案管理部门，档案管理部门会根据相关制度要求给予正确引导。档案管理部门在日常工作中应加强服务意识，深入基层进行调研并组织业务交流活动，对业务问题展开探讨，做好经验分享工作。为了提高业务能力，档案管理人员应积极参加上级部门举办的各种培训班、论坛会，并对有关业务开展调查研究，并将取得的经验成果及时反馈和分享，以便进一步提高项目档案管理整体水平。

3）过程检查和竣工文件的分级审查。档案管理员在日常工作中应对所收集的文件组好自检工作，做到及时发现问题及时解决问题，确保合同相关归卷文件符合编制要求。EPC项目部提交的各类归卷文件中必须做到自检并提交自检报告。监理项目部及时对EPC项目部上报的归卷文件进行复查，同时作为日常工作内容，监理项目部对归卷文件复查情况作出整改意见并下发通知书，监理项目部每月定期上报归卷文件自检结果外，还应通报施工项目部归卷文件的检查结果。档案管理部门应定期专项检查，根据工作实际需要，可以邀请行业专家参加例行检查，检查内容包括：项目部整体运行情况是否有序进行，管理制度是否落到实处，归卷文件是否及时有序、相关流程是否准确规范，问题是否解决。档案管理部门在检查过程中发现的问题应逐一提出整改意见，并及时通报检查结果。在竣工文件审查时应对项目施工相关资料文件以及竣工效果等实行“五级审查制”，施工单位首先自查为第一级审查、EPC总承包进行第二级审查、项目监理实行第三级审查、建设单位项目部为第四级审查、竣工验收部门为最终审查；监理文件采取内部自查、建设单位复查，竣工验收部门终审的“三级审查制”；竣工文件需要采取设单位项目部自查、竣工验收部门终审的“二级审查制”。在项目竣工前期，还没启动验收部门终审前，应对档案提前预验收，并针对档案工作做相关研讨，为了让档案更加真实、准确，应提前对相关文件进行查漏补缺，提前做到整改，确保竣工验收合格。

4）严格考核奖惩制度。为了加强档案管理工作的实效，施工项目部门应建立相关考核奖惩机制，完善管理职责，让考核奖惩制度约束档案管理工作有效运行，考核结果应与档案工作人员的工资收入及切身利益挂钩。档案管理工作小组除建立档案管理考核指标体系外，将根据工程推进情况和档案管理工作实际，定期对档案相关业务知识进行培训，通过研讨、竞赛等形式提高档案管理业务知识，将档案审查结果与工程质量考核挂钩。根据考核奖惩制度，对在档案管理工作中业务突出的部门和个人，应适当给精神与物质两方奖励，颁发荣誉证书。考核过程中如发现违规或质量不合格，且规定时间内没有做出整改措施的应做通报批评，并按规定给予相应的经济处罚

4 结语

随着我国社会经济建设的发展，有关新能源企业应运而生，随着业务的发展和扩大，对档案管理也提出了更高要求。本文对预立卷和首卷制在光伏建设项目档案管理中的运用进行说明，以此为相关专业提供参考和借鉴。