火电厂档案管理如何实现信息化建设

曹婷婷

（华能南通电厂，江苏 南通 226001）

火电厂档案真实地记录着该厂发展的历史进程，积累着不同时期的愿景和目标，为火电厂发展提供原始资料的依据和参考，并提供员工的档案等重要原始信息凭证。近年来，随着火电厂规模的扩大和业务的提升，在档案标准化建设中，火电厂档案产生的数量和质量指标都需要很大的提高，这给档案管理工作带来了很大的挑战。火电厂档案管理的服务对象是在科研、管理等相关活动中需要利用档案信息的组织和个人。很多管理人员和科研人员使用的档案是历史发展，技术发展等。有人认为，传统的纸质档案管理由于其存储量大、信息分散，处理难度大，且由于时间和距离的限制，传统的纸质档案无法快速、广泛地为服务对象提供服务。

1 档案管理信息化建设的方法

本文采用文献研究法。收集了与火电厂档案管理信息化相关的文献资料，并对这些文献进行了整理和总结。这个在此基础上分析了存在的问题及解决办法。2000年全国档案工作会议上，正式提出了档案信息化的概念第一次前进。2002年，《国家档案馆信息化建设实施纲要》正式颁布。我国档案管理信息化建设是一项系统工程火电厂等各类机构正在逐步开展工作。档案管理从传统的手工档案管理转变为计算机档案管理，档案信息的信息化使档案的收集更加智能化、高效化自动的。管理工作更简单，利用网络突破时间和空间的限制，快速准确地自动检索和查阅档案。因此档案信息化建设是档案事业发展的必然要求。然而，现阶段档案管理工作还不足以满足档案管理信息化的实际需要。所以在我国经济快速发展的新形势下如何做好火电厂档案信息化建设是一个重要的课题。

2 火电厂档案管理信息化建设过程中存在的问题

1）对档案管理信息的重要性认识不足。档案属于火电厂建设发展的辅助部门，一般没有得到足够重视。火电厂领导认为企业的工作档案馆就是要做好档案资料的收集整理，不需要信息构造。在数字企业的总体规划和建设中，没有规划信息档案的建设。这样，档案部门就没有一套完整健全的规章制度保障档案信息化建设的发展。

2）缺乏足够的资金。我国档案信息化建设首先要解决的问题火电厂的资金投入较少，这就导致了火电厂档案工作办公硬件设施建设的滞后。目前，许多火电厂仅仅依靠计算机来编辑和整理档案目录，但是他们不能使用计算机直接查阅和共享档案。有些火电厂建立的档案信息管理平台也缺乏后期维护的成本，导致档案管理信息工作效率低、质量差，甚至平台闲置。

3）火电厂档案管理缺乏系统软件。有几个档案管理系统在国内广泛被应用，包括宜都档案管理系统、智能档案管理系统等。这些系统功能较为强大，但它们的购买和维护成本很高。而且，他们大多应用于省、市档案馆。很少有专门的文件管理系统针对火电厂，一些火电厂使用相对陈旧的系统软件，如‘好勇火电厂档案馆’《管理系统》2010年单机版、好易管理软件等。这些系统不够专业，操作复杂，兼容性差，而且不能实现信息共享，不能满足火电厂档案信息化的实际需要。

4）缺乏档案信息专业人才。在档案信息化的背景下，档案管理人员需要具备两方面的专业知识：档案专业知识和档案专业知识计算机专业知识。火电厂档案馆急需一批兼备两者的复合型人才档案知识和信息技术，但现实是这样的人才很少。有些工作人员不是档案专业人员，没有参加档案工作培训。其他部门的兼职档案员也负责其他工作，这使他们缺花时间和精力做好档案工作。档案工作者对档案工作的内容和过程不熟悉这严重影响了档案工作的质量。档案管理员已经在传统的工作模式下工作了较长时间，思想观念陈旧，接受新事物能力差。因此，他们无法应用信息技术应用于实际档案管理，严重阻碍了档案事业的进一步发展档案管理信息工作。

3 火电厂档案管理信息化建设的改进建议

分析表明，火电厂档案馆信息化建设中存在着一些问题，如由于忽视了档案管理，资金投入低，软件系统的可操作性差，档案网站数量多但规模小，档案信息人才极度匮乏，宣传力度不够存档信息等。针对这些问题本文提出了一些建议。

1）加强对档案管理信息化建设必要性的认识。火电厂领导要认识到档案是火电厂不可缺少的一部分，实现火电厂的快速发展要重视档案建设。一方面，火电厂领导应该认识到档案信息化建设对提高工作效率、节约资源具有重要意义管理成本，确保档案安全。另一方面，领导要认识到火电厂档案信息管理是一项复杂而艰巨的工程，需要建立一个完整的档案信息管理体系，全面、规范、科学的档案管理体系。领导者需要增加资本投资建设档案馆，为档案部门配备完善的硬件设施等电脑和扫描仪，并购买先进的系统软件。

2）档案管理信息人才的培养。首先，应当把对档案人员的进一步培训纳入火电厂员工培训总体计划的范围，并有计划、有步骤地组织培训有针对性地提高档案工作者的技术水平，保证档案事业的可持续发展。第二，通过专题讲座、学术研究、调查交流等方式，使档案工作人员得到充分了解档案管理信息化的过程，改变了档案管理人员的思想观念，提出了观念使档案工作信息化深入到广大档案工作者的心中，用信息化来指导工作。第三，火电厂建立现代管理体系培养懂档案学理论知识并精通计算机和网络的复合型人才为社会服务。

3）开发适合火电厂档案信息管理的系统软件。利用软件快速、方便、安全地收集、处理、存储和利用档案是十分必要的。同时系统应能与现有OA办公系统、企业管理系统、人事管理系统连接管理制度、财务会计管理制度等。

4）创新宣传，提高档案信息影响力。改变传统的单一使用模式宣传栏，通过制作宣传视频，利用手机APP进行有奖知识问答，开展档案日活动等丰富多样的宣传方式，引起员工的关注档案管理信 息化。

4 结束语

火电厂档案管理信息化建设势在必行，这个过程中会有很多问题和挑战。本研究全面总结了现有的研究成果对档案信息化建设中存在的问题，提出合理化建议，为火电厂档案信息化建设提供参考。档案相当于企业的无形资产，同时也起到了记录企业日常运营的责任，为了让火电厂的发展更好的适应现代化建设，更加具有竞争力，加快技术的发展与革新，建立建设健全的信息化档案管理制度十分重要。