信息技术在企业档案管理中的运用研究

段华梅

（华能澜沧江水电股份有限公司小湾水电厂，云南 大理 675702）

1 企业档案管理中信息技术的应用优势

1.1 为新式管理理念的融入创造了发展的契机

在我国社会主义经济发展过程当中，企业的发展可以说是其中非常重要的组成部分，其中，企业管理水平关乎着整个企业的综合竞争力量，是确保企业健康可持续发展的中坚力量。在我国，一些企业管理者十分看重企业利润，但是对企业管理处于完全忽略的状态，最终造成企业管理无法满足企业发展的基本需求。伴随着信息技术的广泛运用，现代化企业在发展过程中对信息技术的运用可以说成为企业管理工作需要面临的一个新的挑战，要知道，传统的管理模式与信息技术的应用是格格不入的，自此，新的企业管理模式应运而生。在企业管理工作中，档案管理是其中重要基础，所以，只有做好档案管理工作才能够为企业的未来发展奠定好的根基。

1.2 可促使企业档案管理工作水平得到提高

开放性、时效性、便捷性等是信息技术呈现出的显著特征，可以说信息技术有着多样性的突出特点。企业档案管理工作当中，信息技术的运用可使得企业档案管理工作水平得到进一步提高，并且可以实现档案管理工作的线上操作，减少企业各方面的投入力度，使得档案管理工作高效便捷的顺利完成，实现企业的高效率档案管理。可以说，信息化档案管理工作是不会受到任何时间、空间限制的，能够第一时间完成对档案数据信息的利用，在企业内部就可以实现信息共享，提高工作效率。

2 企业档案管理中信息技术的应用策略

2.1 档案管理工作的硬件准备

信息技术的应用需要有完善的硬件设备和稳定的局域网做支撑，唯有如此，才能够使得企业各类信息得到顺利地整理和利用。在强大的信息系统面前，企业能够确保电子化档案管理工作的高效率开展，同时使得档案管理工作更加完善化，并且在企业内部可建立起信息共享体制，为企业各项工作的沟通与交流提供充分的信息数据资料。

2.2 对档案管理人员实施培训

档案信息化管理可以说是一种非常有效的管理方式，但这对于传统的管理方式而言可以说是一个巨大的挑战，早已无法满足当前档案电子信息化管理的基本需求，像一些老牌国有企业，在企业自身的档案管理工作中，就需要有先进的技术工作人员来进行负责，这样才能够推进企业信息化管理工作的开展，对此，各企事业单位一定要在确保当管理人员技术水平的基础上，要做到与档案电子化管理技术的同步进行，定期做好对档案管理工作人员的技术培训，这样才能够更好地来开展日常的档案管理工作，满足企业发展的管理需求。

2.3 提高信息化档案管理重视度

在很长的一段时间当中，档案管理工作并不是企业管理的主要内容，企业对于信息多元化管理更不注重，像在企业的档案管理部门，无论是工作流程还是薪资待遇可以说一直处于无人问津的状态，为此，像高素质的信息技术人员并不愿意在这个部门任职。有很大一部分的企业档案管理方面的规章制度一直不完善，针对这一现状企业需要通过利用信息技术来强化对档案的专业化管理，同时，创建完善的档案管理机制，用制度来确保企业内部档案管理工作的有效开展。对此，企业领导、各职能部门一定要注重档案管理工作开展的重要作用，最短时间内实现档案管理工作的交接，必须做到有章可循、有据可依，这样才能够促使企业档案管理工作在最短时间内完成。

3 现代信息技术对企业档案管理的影响

3.1 实现了对传统企业档案管理模式的改革

从目前信息化社会当中可以分析，企业过去落后的档案管理方式显然已经无法彻底的满足社会主义市场经济发展、企业发展的各方面需求。在企业档案管理工作中将信息技术合理的运用进来，能够帮助企业档案管理工作开展的顺利，并且推动现代化企业的未来快速变革与创新。企业在发展过程当中，若想要强化档案管理力度，就需要企业管理者具有先进的管理思想观念，把握好企业发展的主要方向，这样才能够在提高企业档案管理水平的同时，推动整个企业的前进与可持续发展。

3.2 使得档案管理工作人员的综合素质得到进一步提高

在企业档案管理工作当中，档案管理工作人员可以说是执行的主体，为此，档案管理工作人员的思想观念、行为意识、各方面素质等都会影响着最终档案管理工作的落实情况。在企业过去的档案管理工作中，档案管理工作人员的管理水平落后，还停留在传统档案管理模式，并且应用现代信息技术对档案管理知识比较匮乏，根本无法做到利用信息技术来开展日常的档案管理工作，这无疑阻碍了整个企业各项工作的有序进行。大家都知道，任何一种新科学技术的诞生都将促使现代社会的发展发生翻天覆地的变化，同样的，先进信息技术的出现，则要求现代化企业在异常档案管理工作中要学习新知识、掌握新技术，从思想认知上摒弃过去的档案管理理念，努力提高自身专业素质，快速掌握现代化信息技术，这样才能够将信息技术成功地运用到日常档案管理中来。

3.3 使得企业档案信息化管理技术水平得到提高

要加强企业在信息化建设方面的投入力度，制定企业信息系统规划方案，使用无纸化办公软件，对过去落后的档案管理模式进行改进，投入档案管理工作中所需的应用软件，加强网络安全管理。将企业办公自动化和档案信息化管理进行资源整合。除此之外，企业领导及相关部门的管理者要重视档案信息化安全管理，认真做好各方面防护措施，做到档案信息各方面数据的及时备份与更新，并且要定时的做好计算机设备的杀毒工作，通过身份认证来确认每一位工作人员的身份，最大限度上确保企业档案信息的整体安全。

3.4 为企业档案信息化管理目标的实现奠定了坚实的基础

在企业档案管理工作当中，软硬件设备是档案信息化管理基本构成要素。企业档案信息化管理过程中一定要不断地增加在档案管理方面的成本投入，这样才能够为企业档案信息化管理的实现提供强有力的资金支持。从硬件的角度来看，企业要建立档案室、档案库房、档案查阅室，购买计算机、复印机、扫描仪、照片打印机、刻录机、文件档案消毒柜等现代化办公设备；从软件角度来看，企业要购买正版的计算机杀毒软件、设置防火强，防止病毒入侵、黑客攻击，加强网络安全、档案数据安全，从而为企业档案信息化管理工作提供安全的环境。

4 结语

在企业管理当中档案管理是其中十分重要的构成部分，将信息技术运用在档案管理工作中来可以说是提高档案管理水平的有效途径。企业在发展过程当中一定要遵循市场变化规律，将更多新的档案管理技术、管理理念运用进来，不断提高档案管理工作人员的技术水平和专业素养，最大限度上提高档案信息化管理水平，从而推动整个企业的进步与快速发展。