基层政府公务用车档案数字化管理策略浅析

何丽平

（福建省邵武市公务用车服务中心，福建 南平 354000）

公车改革制度实施以来，各单位调拨至服务中心的车辆档案参差不齐，单位用车不适应导致、车辆运行经费不降反升，严重偏离了公务用车的使用初衷。因此，强化对基层政府公务用车的档案管理势在必行。信息时代，网络信息技术迅速发展，对各行各业产生了重要的影响。依托于现代化的信息技术，构建完善奠定公务用车档案信息化管理平台，促进公务用车档案管理的数字化和信息化，对于提升公务用车管理效率，强化调度质量、控制运行成本具有重要的实际意义。

1 公务用车数字化档案管理重要性

基层政府公务用车档案管理主要是对公务用车的审批、购买、价格、使用情况、维修、报废等基本情况信息进行综合性管理[1]。强化对公务用车档案数字化管理，能进一步提升档案管理的有效性。构建完善的电子数据库，可以安排专业的档案管理人员对不同单位公务用车的变动信息进行及时全面的收集，如公务用车审批、购置流程、车辆变动信息、日常使用管理、维修、报废等信息进行有效的录入和更新管理。强化对基层政府公务用车数量的有效控制，防止用车管理混乱等违规行为的出现，减少公务用车运行成本，降低基层政府的财政压力，杜绝公务用车的浪费问题。此外，通过构建完善的公务用车信息管理平台，可以实现对公务用车生命周期的全过程档案管理，强化对公务用车使用情况的全面监督。

2 公务用车档案数字化建设现状

随着政府业务量的增加，基层政府公务用车使用频率逐渐增加，在使用过程中逐渐暴露出了很多的管理问题。其一，公务用车使用混乱，有的单位出现应急事务，出车任务急，出现先出车后报备，北斗定位系统电子档案与车辆运行轨迹不匹配，档案信息更新不及时，致使公务用车管理缺乏真实的数据依据；其二，公务车辆管理混乱，用车管理制度混乱，标准不一，管理条例存在很多漏洞，严重影响公务用车有效性；其三，公务用车费用混乱，在公务用车使用过程中，不能对车辆维修、油耗等数据信息进行真实全面的记录。由此可见，积极引进现代化的网络信息技术，实现公务用车档案数字化管理，促进公务用车信息的全面录入，构建完善的信息管理系统势在必行[2]。

3 公务用车数字化档案管理策略研究

3.1 完善公务用车电子档案数据库

信息时代，实现档案信息化和数字化管理成为未来重要的发展趋势。要结合实际情况，对基层政府公务用车档案资料进行优化整合，积极引进现代化的信息技术，构建公务用车数据库，完善档案信息管理平台，并利用现代化的仪器设备，把纸质档案进行复制、微缩、扫描，使其转化为影像资料，形成电子档案，并归入电子档案数据库，从而进一步提升档案数字化管理的深度和广度，不仅有效降低了公务用车档案管理的成本，减少工作人员工作量，而且还可以实现对公务用车的自主申报和统一化监督管理，强化对公务用车的管理效率，提升公务用车档案管理的综合效益[3]。

3.2 了解公务用车档案数字化管理功能

公务用车档案数字化管理功能主要包含驾驶员信息档案和车辆信息档案以及车辆费用信息档案三个方面，其主要体现为信息录入、信息查询、信息删除以及信息统计等作用，实现平台的数字化管理，可以为公务用车的合理调度提供详实的依据，提升整体工作效率[4]。

3.3 确保档案管理系统信息的实时更新

实现公务用车档案数字化管理，主要目的是要提供更加精准的车辆信息，并要进行实时更新，确保其能够在车辆管理中发挥其最大的作用。要结合实际情况，构建完善的档案数据库，并对不同类型的车辆档案、驾驶员档案等信息资料进行分类管理，从而能够更加方便快捷的查询相关信息，提升档案管理效率。要安排专业的管理人员对电子档案信息库进行管理，全面收集不同单位公务用车信息的变动情况，并进行整理优化，录入到电子档案数据库中，尤其是对车辆采购、信息变更、车辆维修、报废等信息进行及时有效的更新，确保对公务车辆全生命周期的档案信息管理。

3.4 加大数字化档案监管力度

进一步完善电子档案监督检查系统，强化公务车辆检查力度，拓展公务车辆信息变更上报途径，确保各个单位的公务车辆变更信息能及时有效的上报，并录入到数字化档案管理平台上来，确保车辆信息的实时更新。同时,要完善公务车辆监督平台，强化社会监督的力量和作用，从而全面提升公务车辆档案管理的真实性和全面性，强化数字化管理效率和质量[5]。

3.5 完善数字化档案管理系统设计

网络信息技术背景下，要全面融合现代化的计算机技术和信息化技术，构建全方位、全角度的公务车辆档案数据库，并积极推进技术研发力度，设计出功能更全面、应用更加便捷的系统软件，为提升公务用车数字化档案管理水平提供基础；其二，要综合利用计算机信息技术，对公务用车档案开展全面的统计分析，深度挖掘车辆档案的潜在应用价值，进一步提升公务用车档案管理功能作用，使其全面、多层次的推动公务用车管理水平的提升；其三，强化对档案管理人员的专业培训，提升其综合素养水平，并要树立正确的信息素养，能够对现代化的计算机设备、系统软件等进行熟练应用，掌握基本的应用理论知识等，从而全面促进基层政府公务用车档案管理的数字化转型[6]。

3.6 加大管理人员培训力度

要提升档案人员政治素养，强化档案人员责任意识。同时，要通过定期开展档案常态化培训、档案管理研讨会、安排人员外出学习等多种形式，让他们能掌握最新的档案管理经验和知识，拓展知识视野，切实提升档案人员专业水平，并强化公务用车档案管理队伍的团结协作、提升其综合创造力，为提升公务用车数字化档案管理效率培养更多复合型人才。

4 结语

综上所述，公务车辆档案管理是公务车辆管理的重要组成部分，对于提升其综合管理效率极有帮助。要结合现代化的计算机网络信息技术，逐渐实现公务车辆档案数字化管理，确保各个单位公务用车变动信息的及时有效的录入，强化监督管理力度，促进公务用车信息的真实性和全面性，从而进一步强化公务用车管理的透明化和高效性，协助政府建立公正廉洁的健康形象。