科技档案工作的重要性

竹 丹

（四川省地质矿产勘查开发局成都水文地质工程地质中心，四川 成都 610081）

1 科技档案工作的重要性分析

1.1 科技档案是科学技术存在的基本形式和基本条件

随着历史的发展，人们越来越认识到科学技术是人类认识世界、改造世界的强大武器，是推动经济社会发展的巨大杠杆。人们在科技、生产活动中不断地形成新思想，取得成功的经验和失败的教训，获得这样或那样的科技成果。所有这一切，首先是以科技档案的形式记载和存储下来，这就客观地赋予科技档案以科技储备的功能。没有科技档案，科学技术就不能独立存在。当然，科技情报、科技图书、科技资料也是科学技术存在的重要形式和条件，但它们都产生于本单位科技活动过程之后，或从外单位搜集而来，是在科技档案的基础上加工整理而成，是科技活动的第二手材料，是科技档案的“衍生物”，是科学技术传承的“二传手”。没有科技档案它们就成了无源之水，无本之木。在各种类型的科技文献中，直接记录和存储科学技术原生信息的唯有科技档案。所以从本源性、原始性、直接性上讲，科技档案是科学技术存在的最重要的基本形式和基本条件。科技档案产生于科技活动又服务于科技活动，是科技活动的“伴生物”和“副产品”。

1.2 科技档案是科技发展的重要条件

科学的发展具有很强的连续性和继承性。有的项目和课题需要研究几年、几十年，甚至几百年的时间，需要几代人的共同努力才能完成。正因如此，科技档案才在科技发展中占有不可忽视的重要地位。首先科技档案直接记录了以往科技、生产活动的经验、教训和成果，具有原生性、真实性和珍贵性，这就决定了其在科技发展中具有科技情报、图书、资料难以替代的重要作用。其次科技档案是人们在科技生产活动中，承前启后，继往开来的重要条件。利用完整准确的科技档案，可以了解和掌握过去工作的情况，启发思路，开阔视野，少走弯路，避免低层次开发和重复性劳动，提高科技、生产活动的效率，促进科技和经济的发展。

1.3 科技档案是科技与经济结合的重要媒介

科学技术要真正成为第一生产力，必须与经济建设紧密结合，进入企业，进入市场，成为产品和商品，实现科技成果的转化。而为产品和商品，实现科技成果的转化。而这种结合和转化，在许多情况下是通过档案和科技档案工作来实现的。在企业的生产经营中，利用科技档案有助于进行科学决策，合理安排人力、物力、财力，提高科研、设计水平和产品质量，促进产品的更新换代，加速挖潜革新改造，提高经济效益。随着科技体制、经济体制改革的深化，科研部门与企业挂钩，或企业自办科研机构，一项高新技术从开发到应用，周期越来越级短。一旦开发成功，往往是直接利用科技档案进行推广应用，因此，可以说科技档案是科技与经济结合的重要媒介。

2 科技档案管理的创新路径探究

2.1 提高科技档案的系统性和完整性

全面地搜集档案信息资料是做好科技档案管理的基础。这样后续归类整理才可以更为顺利地进行。保证科技档案的系统性和完整性具体应该做的工作如下所述。一是单位领导重视。单位领导重视档案管理工作，其他工作人员将会更加地关注档案管理工作。因此，单位领导需要从思想意识上重视档案管理工作，并支持档案搜集管理工作，才能促进档案的搜集管理工作高效发展。二是增强档案意识。由于科技档案管理人员引导着具体的档案管理工作，需要增强档案管理意识，根据档案管理制度与规范，合理地开展档案搜集工作。而科技人员乃是科技档案的创造者，其在科技研究过程中要做好研究资料的记录工作。三是科研项目组人员是科技档案的创造者同时是科技档案的使用者。为提高科技档案的应用水平，科技档案管理人员要积极地与科研项目组人员做好沟通与交流，了解他们对档案管理的需求，进而根据放他们的需求规范管理流程和归纳档案资料清单，从而保证档案管理工作的适用性以及搜集资料工作的全面性。

2.2 做好资料整理

科技资料之间具有相互联系的关系。如果打破资料之间的联系性，就会破坏资料的完整性。因此，有必要根据资料联系做好归纳整理工作，为科技档案资料查阅者的提供便利。科技档案资料的载体与书写材料的耐久性影响着保存时间，因此科技档案工作者需要事前检查载体与书写材料的耐久性。若是耐久性不强，就需要誊抄科技档案资料。为提高科技档案的应用价值，就需要认真地分析性资料是否具备真实性特点。与此同时，检查科技文件资料的规范、系统、齐全、完整，如卷内文件的排序等也是十分必要的。若是不符合相关规范要求，就需要及时地整改科技文件资料。

2.3 及时移交归档

1）归档的基本要特征归档的文件材料需具备完整性、真实性的特征；归档的文件材料需具备层次性的特征，符合事物发展以及文件资料形成规律；归档的文件材料需具备规范性的特征，比如文件资料的字迹、材质、图样的清晰度等要符合相关规范。

2）归档范围记述本单位科研活动，并所记录的内容具有重要参考价值的资料在归档的范围之内。其中，图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像等资料的具体表现形式也是考察其是否符合归档范围的重要参考事项。

3）归档时间对于研发时间相对短的科研项目，在完成项目工作之后就需要按照档案管理要求开展档案的整理与立卷工作。通过科技档案管理部门审核后，就可以对这些科研项目进行归档工作了。对于研发时间相对长的科研项目，科技档案管理人员则需要科研项目人员进行协商，分阶段地做好归档工作，保证归档工作效率。在项目完成或者在取得阶段性成果后30日内，就可以进行档案的移交工作了。如果科技档案管理人员发展所接受的档案与实际归档要求不相时，就需要按照相关的规范要求重新加工整理档案，进而保障归档工作的质量。作为一名科技档案管理者，不仅需要指挥实际的档案管理工作，而且需要切实地走进科研工作之中，研究科研工作的性质特点，进而根据实际情况开展归档工作。

4）加强归档管理工作尤其重要的是科技档案管理人员需要为科研项目组发放档案归档工作规范手册，以此确保他们按照相关规范要求合理地推进归档工作。与此同时，科技档案管理人员还要做好科技文件材料的收集、整理、归档等工作。由于部分项目组不太清楚归档范围以及具体归档的步骤，有必要引导他们完成档案的归类、排序、组卷、装订等工作，降低归档问题的发生频次。与档案的验收与鉴定相关资料收集的工作对提高科技档案归档水平具有重要的意义。因此，要关注相关资料收集工作，并把控归档细节，强化归档质量。

3 结语

通过对全文的总结可以得知，如今科技档案管理的重要性越来越突出，必须引起相关工作人员的高度重视，积极探索有效的档案管理策略，做好科技档案管理工作，促进科技成果的有效传播，发挥出科技档案的有效价值和服务功能，推动我国经济的稳定发展。