新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革探讨

孙海静

（青州市城乡环卫中心，山东 青州 262500）

事业单位在我国社会服务体系中扮演着重要的角色，档案则是事业单位实施管理和服务过程中产生的文件资料和数据文献。档案的妥善应用有利于提升事业单位的整体业务能力，也正因此，很多事业单位将目光集中于改善档案管理、提升档案服务能力上，希望通过档案管理的创新和服务模式优化推动事业单位工作再创佳绩。

1 事业单位档案管理与服务模式现状

时值信息化时代，传统的档案管理体系已然无法适应当前的事业单位工作需要。在这种在环境下，事业单位有必要对档案管理工作在内的管理体系作出改革，否则就会因为无法适应新环境陷入效率低下的窘境。就档案管理工作来说，其能够为事业单位提供的支持主要是文献和数据，分析这些记录以后，事业单位将会对自身的建立和发展产生更为深刻的认知，从而明确单位的基本性质、工作内容和发展水平等。不过需要注意的是，档案的准确性和有效性是其发挥作用的前提。分析现阶段的档案管理工作，可以认识到这几项问题的存在限制了档案管理工作的整体质量。

1）事业单位对档案管理的认识不到位。档案管理工作的重要性不言而喻，但是在事业单位工作实际中，很多工作人员没有充分认识到档案管理的作用，一味地将注意力放在提升业务服务能力上。当然，这种状况的出现也和档案管理工作的特殊性有关，强化档案管理并不像提升业务能力般立竿见影，在付出精力却没有直接创造利益的情况下，工作人员自然也会将目光转到他们认为有价值的事情上。在这种错误观念的支配下，事业单位普遍不重视档案管理工作，无论是人力、物力的投入还是制度建设都显得极为不足，而这最终也导致档案管理工作实际效果不甚理想。实际上，档案管理工作本身比较枯燥乏味，若是事业单位在监督管理和执行方面的力度不到位，那么管理工作人员经过长时间的工作以后就很容易出现懈怠心理。再加上少数部门单位不重视档案管理工作，管理人员无法获得物质资源方面的保障，所以在开展档案管理工作时也会受到颇多掣肘。

2）档案管理工作人员的专业素养不高。档案管理工作并不是简单的整理和记录工作，而是专业、系统的管理工作，事业单位若是想要做好档案管理工作，就要安排掌握专业档案管理知识的人员负责工作。不过绝大多数的事业单位中并不具备这样的专业人才，甚至不少单位没有设置专门的档案管理岗位，只是安排其他工作人员兼职管理。在身兼数职的情况下，档案管理工作人员必然不能将全部精力集中于档案管理的优化建设。在这种情况下，档案管理部门的工作人员就只能用有限的时间管理档案，管理过程中采用方法几乎都来源于工作经验和他人传授。尽管这种工作方法能够帮助管理人员应付基本的工作，但是这种操作缺乏专业性和规范性，所以档案管理的整体质量比较差，只能保证档案的完整性，却不能将其作用充分发挥出来。

3）档案管理手段比较落后。信息技术的成熟与应用为各个行业的发展提供了有效途径，目前信息化的档案管理方式已经在事业单位内部中得到了广泛的应用。然而必须认识到的是，档案管理信息化的同时电子档案却没有得到同步发展。这种状况出现的原因比较多样，其中主要是事业单位缺乏专业的信息化档案管理人才，在计算机硬件条件方面也相对较差，即使已经有很多现成的管理系统也无法高效使用，这就导致档案管理工作在技术层面无法达到高效工作的要求。

2 事业单位档案管理创新与服务模式的改革

事业单位档案管理工作中存在的现实问题无法忽略，相关管理部门应当认识到现存问题所产生的消极影响，并在此基础上选择相应的应对措施，进而落到实处的提高档案管理能力。以下将尝试从专业管理人才的培养、档案管理技术的更新、强化工作人员对档案管理工作重视程度等方面入手，实现档案管理创新和服务模式改革。

1）提高重视程度。若是事业单位整体不能用正确的眼光看待档案管理工作，那么档案管理就会丧失人力、物力的支持。为了充分发挥档案管理对事业单位运行的积极作用，相关管理人员应当引导所有工作人员深入了解档案管理的作用，主动采取多样化的措施提高档案管理水平。在日常工作中，事业单位各个部门要认真配合档案管理部门的工作，将工作事项和人员活动进行记录，从而为事业单位内部的监督、评价、决策提供现实依据。合理的档案管理工作可以对工作人员的基本信息和日常表现作出准确反应，这就会对单位的人事调动产生一定的影响。由此可见，档案管理工作与事业单位的运行、工作人员的发展都密切的关联。事业单位有必要向工作人员申明档案管理对个人和组织的影响，并且定期对档案管理工作人员实施教育，以此达到提高工作人员业务能力，强化使命感和责任感的目的。当事业单位全体工作人员能够用正确的态度看待档案管理工作时，管理工作的开展及其作用发挥都将显著改善。

2）培养专业人才。事业单位档案管理工作最终还是要落实到从事档案管理工作的工作人员身上，所以工作人员是否掌握专业的档案管理知识，将会直接影响档案管理工作的成效。对于档案管理人才的培养，应当从业务素质水平和工作态度等方面入手。在此以前，事业单位要在档案管理工作中设置专职管理岗位，以防工作人员不能集中精力做好档案管理工作。业务素养水平的提高贯穿于人才培养全过程，这就意味着事业单位在人员招聘上就要选择性地挑选符合档案管理需要的人才。当掌握档案管理技术的人才进入事业单位以后，还应当对其实施强化教育，定期组织培训和学习，让工作人员将理论知识和实践相结合。此外，档案管理工作人员要经常性地进行交流，对本单位的档案管理工作进行讨论，在不断深化了解的基础上提高管理工作的有效性。为了改善档案管理人员的工作态度，管理者应当从制度和思想两方面进行作为。制度指的是构建档案管理工作制度和操作流程，让档案管理的每项流程都能有所参考，这样就能防止管理过程中的主观随意性。还有，档案管理于事业单位的发展来说有强烈的现实意义，档案管理工作人员应当明确自身岗位重要性，用责任感砥砺自己做好每一项档案管理工作，这样才能为事业单位的有序运行提供可靠的支持。

3）完善管理方法。完善档案管理方法是创新管理与服务模式的必由之路，以往的档案管理工作经常会受到管理方法不全的消极影响，无法帮助其他部门优化工作。因此，各个部门的领导要发挥带头作用，严格按照档案管理方法办事。在此基础上，档案管理部门要根据事业单位的运行实际，逐步完善管理方法。尤其需要注意的是，档案管理作用的发挥需要工作人员树立牢固的服务意识和创新意识，这样才能为其他部门的工作提供帮助。此外，信息化的管理方法必须实现全面覆盖，档案管理部门要快步推进电子档案的建设，促使管理工作向科学高效转变。

3 结束语

综上所述，事业单位应当在准确认知档案管理作用的基础上作出反应，让全体员工重视、配合档案管理工作，督促档案管理提升服务性和创新性，用科学高效的档案管理工作提升事业单位的运行效率。