档案管理工作中如何对档案室资料进行归纳和利用

魏胜月

（邹城市疾病预防控制中心，山东 济宁 273500）

在企事业单位的工作开展中，在项目推进、人资管理、日常运营及财务工作等推进过程中，会产生大量档案资料。而在档案管理中，不仅应对档案室中的信息资料进行分类、归纳，使其得到妥善的保管，避免档案资料遭受损坏、产生信息遗失；更应做好对档案室资料的利用，同步进行对信息数据的发掘，满足新时期对档案管理工作开展提出的更高要求。只有这样，才能为决策工作提供依据，发挥档案管理的价值，打破工作的局限性，显著提升档案管理人员的职业 素养。

1 档案管理中对档案室资料归纳和利用意义

档案资料的载体种类增多、档案分类细化[1]，对日常档案管理工作的开展提出了新要求。在企事业单位日常工作推进中，不仅会积累、产生大量档案资料，也需对其加以有效保管，提升归纳与利用工作的有效性。只有这样，才能结合档案信息数据，进行项目决策、归纳工作经验等等。在为后续工作开展夯实基础的过程中，使档案工作朝着积极、高效的方向迈进，使其工作开展步入新的层次，进一步彰显档案资料管理工作的优势。

2 档案管理中对档案室资料归纳和利用策略

2.1 提升工作人员综合素养

在对档案室资料的归纳与利用过程中，档案工作人员综合素养高低将对工作开展质量与水平起到极为关键的影响作用。为此，为了妥善保管档案资料、进行资料归纳与档案信息利用，应不断提升工作人员的素养与能力。譬如；可拓展招聘渠道，引入专业化、高素质档案管理人才；亦或重视对自有档案管理人才的培养，为他们提供学习与进修的机会，使其积极引入创新工作理念，优化自身的工作开展形式，及时进行对档案室资料的归纳与数据发掘，实现对档案信息的高效利用。另外，档案管理人员应具有良好地服务意识，注意做好档案信息的保密，为相关高层管理、兄弟部门工作人员提供其所需要的档案资料，为其决策或战略规划提供有力参考。

2.2 促进档案管理的一体化

在提升档案管理工作质量，促进对档案室资料的归纳与利用中，还应实现工作一体化推进。如此一来，既有助于规范管理，也将明确工作职责，使衔接工作有序进行。故此，依据自身业务开展情况，成立档案管理制度、完善工作管理体系，加强对各项工作的绩效考核，使归档、分类及查阅等工作更加可视化、标准化，实现动态管理。同时，应重视对相关缺失档案内容补充，确保档案室中材料的真实性与完整性。另外，对于一些企事业单位涉及保密内容的档案资料，还应使管理工作更加有的放矢，为此设置附加管理条例，使档案管理更具适宜性、科学性，保证每一环节工作的推进都有据可依。

2.3 构建信息化档案管理库

在提升档案管理效率，使档案室资料归纳与利用工作更具合理性与规范性的过程中，需重视对科学技术的应用。面对大数据、云计算、人工智能、5G等技术的发展，信息管理工作应摆脱传统的工作方式与理念，具有创新意识，构建自身的信息档案数据管理库。这样才能满足精细化管理要求，进行对现有档案室资料的分类与归档。在助力档案管理工作现代化发展的过程中，深入进行对关联信息的分析，使数据模型建立更加科学。

进而，打破档案管理工作的局限性，避免单一的进行静态纸质档案管理，进行对档案中信息数据的开发与再利用，实现智能存储、大数据分析，形成目录数据库、文字档案资料库及多媒体档案库等[2]。同时，对于企事业单位的内部工作人员，可为其开设相应的档案资料查询权限。并且，应使档案管理人员具有信息素养，做好档案信息系统维护工作，规范自身的操作行为，避免黑客非法访问或木马的攻击等。此外，应建立专门的档案机房，做好数据备份工作。

3 结语

总之，立足于新时代背景下，提升档案管理工作的实效性，促进相关工作人员专业素养的提升，进行对档案室资料的归纳与利用，并非一蹴而就的[3]。首先，应增强工作人员的责任感与使命感，使档案管理更加精细化；其次，应使工作开展有重点、具效率，加强对信息化辅助设备的应用，并积极做好数据管理与信息备份；最后，应进行对不同类目档案信息的发掘与应用，形成数据建模，依据不同部门、工作人员所需为其开设查询权限，使其进行档案信息的自主调取与 运用。