浅析人力资源和社会保障部门档案管理工作

刘红春

（曹县人力资源和社会保障局，山东 菏泽 274400）

当前，档案管理在人力资源及社会保障局工作当中所占据的地位极高，且会直接影响到职工的未来发展前途。在新时代的发展背景下，人力资源以及社会保障局档案管理工作的开展迎来了新的挑战，想要更好地实现档案管理工作开展的目的，就需要加大人力资源及社会保障档案管理 体系的构建力度，丰富档案管理工作的内容，激发出工作人员的工作热情，以此来更好地满足其时代发展的诉求，提高档案管理工作开展的水准。

1 人力资源和社会保障局档案管理的意义

近些年来，我国开始相继推行和档案法相关的法律条例，这就使得档案管理工作的开展得到了法律制度方面的支持。想要让档案管理事业可以更为长远、健康化的发展，就需要构建大规格的管理体系。以宏观的立场上分析，我国在保障工作人员合法权益时，会系统化的整理各项信息内容，这会给后续所开展的工作提供重要的凭据。站在微观的立场上来分析，人力资源和社会保障局档案管理主要是收集、整合在职人员的相关信息，同时保存好档案，将工作人员的成长及发展状况记录下来。在新形势下，在职人员档案管理工作的重要性越发的显著，所以，需要加大对该项工作开展的重视程度。想要让这项工作可以更好地适应当前社会发展的需求，那么就需要找出人力资源和社会保障局档案管理工作中所存在的问题，追究其根本性的原因，使用更具针对性的措施来应对挑战。

2 人力资源和社会保障局档案管理存在的问题

1）档案管理库房分散。通常状况下，人力资源及社会保障局的档案资料数量会比较多，其受到现实因素的影响，无法在同个区域完成统一化的监管任务，并且库房的布局呈现出一种分散的状态，这就在无形之中提高了档案统一化管理工作开展的难度，同时还加大了整体项目管理的成本费用，各个档案库房都需要增设档案设施以及一系列的电脑装备等，这就会引发一系列重复建设及管理的问题，提高了档案管理的成本费用。

2）档案管理部门结构和制度不够完善。当前，我国管理部门的岗位设置不够合理，且各项机制的完善度也会比较差，这就会在无形之中提高了档案管理工作开展的难度。此外，档案管理工作人员配置量较少，其在处理各项工作时期会呈现出一种滞后的状态。除此之外，受到制度不完善等因素的影响，档案管理工作的任务量会比较大。工作人员长期处于这种枯燥乏味的环境中，这就会让一些工作人员完全消失了参与各项工作的兴趣及热情。另外，其管理权责义务划分过于模糊，这些问题的存在都会阻碍档案管理工作开展。

3）档案管理部门数据库缺乏统一性。人力资源及社会保障局档案管理工作的标准不够统一性，地区及部门之间的档案数据库管理格式也会有所不同，这就导致其不能进行联网检索各个地区的档案信息。极大程度的影响了人力资源及社会保障局档案管理工作的开展，不能将统一化档案管理理念落实下去。除此之外，档案管理系统缺乏信息性，工作人员在调档时不能跨地区或者跨部门的调档，需要使用传统的方式在内部数据库当中查找资料，这种信息化的缺失会阻碍档案管理工作的开展。

3 人力资源和社会保障局档案管理策略

1）构建完善的制度体系。档案管理工作的难度会比较高，且这项管理工作的流程十分的复杂，所以，其会在无形之中提高专业管理人员的上岗标准。档案管理部门应当完成管理人员的配置工作任务，让管理者和日常档案管理工作保持良好的契合状态，确保其分工的合理性，明确的划分工作人员的自身职责，避免其产生人手缺失等的问题。除此之外，还需要对实际工作的需求及状况进行分析，适当的提高档案室的构建力度，不断的优化并配置各类管理设备，调用设备资源，稳步化的提高档案管理工作开展的水准。

2）加强组织单位人员及资源配备。人力资源及社会保障部门所开展的档案管理工作需要制度体系的支撑，利用制度来约束，可以正确的引导工作人员，将各项管理工作落实下去，同时还可以推进档案管理工作开展的进程。从本质上提高档案管理工作开展的水准，所以，需要高度重视档案管理部门制度体系的构建，补充并完善制度体系的内容，利用制度激发出管理工作人员参与各项工作的积极性以及兴趣。如果工作人员在工作时，呈现出一种消极懈怠的状态，消极情绪较为严重，那么就应当利用其机制，对其进行批评性的教育。若工作人员的工作热情较高，且始终保持着严谨认真的态度进行各项档案的管理，那么部门就需要对表现优异的工作人员进行物质及精神方面的奖励，这会让管理工作人员产生出更高的归属感以及责任心，更为全身心地投入到实际的档案管理工作当中。

3）设定档案管理部门数据库标准。首先，需要突显出档案的自然属性，这是由于档案是一类尤为重要的资源，且其带有较强的特殊性质，需要制定出更具价值的意见及措施。其次，需要统一化的去设定。特别需要注重电子档案文本及传输的形式，加快各个地区及部门电子档案的传输效率，控制好该项工作开展的质量。最后，需要制定出档案规范化的标准，提高规范化档案管理工作开展的推广力度，使得在职人员档案管理作用可以更好地展现出来，施行分级化及集中化的档案管理模式。

4）加强数字化建设。以往档案管理模式中，人工形式所占据的地位极高，且始终扮演着主导者的角色。这种人工档案管理的成效会比较差，极其容易产生疏忽及失误的问题。所以，档案管理工作中需要注重使用电子计算机设备，这会有效地提升档案管理数字化的建设水准，从而实现资源共享的目的，避免其出现资源损耗的问题，弥补纸质档案管理的缺陷。

5）加强档案管理人员的培训。对于以往传统的在职人员档案管理方法来说，很难与当前档案管理需求相适应。目前，在诸多档案管理部门中，档案管理人员年龄比较大，其思想观念比较落后，而且尚未充分了解新的管理技术，在潜移默化中对档案管理的发展产生了不利的影响。因此，相关部门必须要为管理人员开展一系列的培训活动，确保学习和掌握管理新技术，并进一步强化专业意识，提高专业化水平，使档案管理人员熟练地应用先进的管理技术，将档案管理中的工作事宜处理到位。此外，档案管理人员还要将所学知识应用到实践工作中去，不断积累实践经验，进而提升档案管理工作效率，防止出现非法使用现象，以免影响到相关人员的切身利益。

4 结语

在开展人力资源及社会保障局档案管理工作时，需要对当前时代发展的特征及诉求进行综合化的分析，将现代化技术投入到其中，提高工作人员的专业知识技能，保障档案管理工作开展的实效性及有效性，提高档案信息的使用效率，做好档案的管理工作，供给社会保障及人员分类工作的帮助。