事业单位医保档案精细化管理的现实意义及方式

李亚杰

（红山区医疗保险管理局，内蒙古 赤峰 024000）

1 事业单位医保档案精细化管理的现实意义

总体而言，事业单位医保档案精细化管理具有如下意义：一是有利于档案管理分工精细化。即进一步对医保档案管理部门与其他业务部门的分工进行明确，将精细化管理理念融入到相关部门的档案工作中，并配套以相关的责任考核机制，实现资源整合的目标。二是有利于档案管理过程中的沟通与交流。鉴于档案管理工作涉及业务宽、部门广、人员多的特点，所以要实现精细化管理的目标，就必须要进一步完善相应的沟通机制，减少因信息沟通不畅所导致的档案管理问题。三是有利于对信息技术的应用。精细化管理环境下，只有真正将现代信息技术应用到医保档案管理的各个流程，才能真正减少人工管理成本，提升管理效率，降低管理的不确定性。

2 事业单位医保档案管理中常见的不足

2.1 医保档案管理制度存在漏洞

作为在社会五险中涵盖范围以及辐射范围最广的一种保险，医保涉及人员较多，档案管理工作量和工作压力较大。然而，部分事业单位医保档案管理制度不健全，难以形成系统化的管理模式，导致医保档案服务效率不高、档案不完整、信息缺失等问题的出现，影响医疗发展步伐。一是尚未从制度层面明确归档范围，难以全方位收集相应的信息资料，进而对医保档案的完整性产生影响，阻碍医保服务水平的提升[1]。二是尚未从制度层面明确医保档案收集的时限。医保工作专业性强，在实际生活中通常会形成条块分割的局面，这就意味着许多信息资料产生于不同的业务部门。如果业务部门无法及时归档，将会影响医保档案的正常工作。三是尚未从制度层面明确绩效考核以及责任落实的相关内容，部分工作人员的工作质量仍然有待提升。

2.2 医保档案信息化工作滞后

信息技术时代，医保档案如果单纯采用传统纸质化、线下化的管理模式，不仅会增加事业单位的保管成本，而且难以顺应时代发展潮流。实践中，部分事业单位医保档案信息化工作滞后，主要表现在以下几个方面：一是未充分对纸质类档案进行扫描加工，难以实现档案管理同步。同时，部分事业单位对于线上终端产生的信息数据更新、收集不及时，没有打造相应的数据库，无法体现医保档案管理的精和细。二是档案管理系统的功能单一[2]。一方面，档案管理系统无法与业务系统进行数据关联，许多数据难以同步更新，增加了医保档案管理人员工作量。另一方面，档案管理系统无法兼容图像类、影像类的信息资料，不适应当前信息化环境下档案格式多元化的趋势。

2.3 缺乏精细化管理思维

当下，部分事业单位尚未从精细化的角度对医保档案管理流程、岗位设计进行优化。一方面，档案管理流程与事业单位医保档案管理需求不匹配，导致档案在收集、整理、分类编目、核对等过程中出现纰漏，后期需要重复加工，增加了不必要的档案管理成本[3]。另一方面，档案管理岗位分工不明确，没有将具体的任务分配至相应的档案管理人员。同时，部分档案管理人员缺乏系统性、整体性意识，割裂医保档案各个管理流程之间的关系。

3 事业单位医保档案精细化管理的方式

3.1 完善医保档案管理制度，为医保档案精细化管理创造条件

为了充分确保医保档案管理的连续性、完整性、真实性、有效性，进一步规范档案管理工作，提升档案管理质量，必须要完善医保档案管理制度。一是要从制度上明确医保档案的归档范围，做到归档资料精细化。通常而言，按照“应归尽归”的基本原则，要将享受医保患者的就诊凭证和记录、社保机构保存的医保人员资料、医保诊疗凭据、医保档案管理人员收集的资料进行整理和归档。同时，事业单位要根据医保事业的发展情况，进一步明确医保档案资料的收集范围、收集渠道、收集类别。二是要从制度上明确医保档案收集的时限，要求资料产生部门尽快将相关资料移送至档案归口管理部门，避免档案错漏和遗失，全面提升工作人员的归档意识。三是要从制度上明确绩效考核与责任落实机制，将医保档案精细化管理与岗位责任结合起来，对档案管理人员的管理行为、管理效率进行综合考评，强化履职的同时，促进档案管理质量的提升。

3.2 加快医保档案信息化建设，形成完善的精细化管理体系

为了打造执行责任化、流程精细化、网络标准化、内容精简化的目标，事业单位要进一步借助信息技术对医保档案进行管理。一是要加快医保档案数字化转化、录入、建库工作。一方面，对于过去一段时间内产生的纸质类档案，要集中利用扫描设备进行扫描，并将其上传至档案管理系统或者其他储存介质当中。另一方面，事业单位要进一步将数字化技术、云技术、大数据技术等信息技术手段应用到档案管理工作当中，实现档案定量管理与定性管理相结合。对于线上终端产生的电子数据资料，也要按照一定的类别建档入库。二是要进一步完善档案管理系统的功能。一方面，要进一步通过技术手段打通业务系统与档案管理系统的数据共享壁垒以及数据传输壁垒，强化档案线上终端的更新、销毁工作，确保档案信息无遗漏之处。另一方面，要及时更新档案管理系统，确保档案管理系统能够存储图像类、影像类的信息资料，充分确保医保档案的完整性。

3.3 树立精细化管理思维，明确流程设计与岗位设计

鉴于事业单位医保档案管理工作较为复杂，事业单位只有从精细化角度入手，进一步明确流程设计与岗位设计，才能更好地实现档案管理创新。一是要做到流程设计精细化。事业单位档案管理人员要进一步将档案收集、整理、分类编目、核对等流程进行细化，并根据上述业务流程，明确各个节点的负责人员。二是要做到岗位设计精细化。事业单位要进一步强化过程控制工作，对各个档案岗位的关系进行评估，强化岗位与岗位之间的沟通与交流。有条件的事业单位还可以探索轮岗机制，进一步提升医保档案管理人员的综合素质，拓宽档案管理人员的职业视界。

4 结束语

事业单位医保档案是医保业务中形成的信息资料与相关数据的集合体，具有重要的社会价值、文化价值以及经济价值。新时期，从精细化的角度做好事业单位医保档案管理工作，加快数据的传递与共享，能够更好地实现管理效能最大化。具体而言，一是要完善医保档案管理制度，为医保档案精细化管理创造条件；二是要加快医保档案信息化建设，形成完善的精细化管理体系；三是要树立精细化管理思维，明确流程设计与岗位设计。相信随着档案管理人员精细化管理理念不断提升，医保档案管理工作的效能也能够得到最大限度地发挥。