办公自动化背景下事业单位文书档案管理的优化和改进

姜 萍

（长春市政府公物仓，吉林 长春 130000）

在社会经济不断发展背景下，事业单位开展工作产生的文书档案资料也日益增多，继续沿用以往手工模式进行文书档案管理工作，不仅工作效率低下，还无法实现有价值档案信息挖掘和利用，进而推动事业单位更加健康长远发展。迫切需要跟上时代发展脚步，将办公自动化渗透到文书档案管理当中，在促进文书档案管理模式创新升级的同时，提高文书档案管理工作效率和质量[1]。本文联系办公自动化为事业单位文书档案管理带来的巨大优势，对当前开展文书档案管理工作体现出的办公自动化认识不足、档案管理脱离自动化系统、文档保密性迎来较大挑战等问题进行详细分析，并提出几点优化措施，以供参考。

1 办公自动化为事业单位文书档案管理带来的巨大优势

在事业单位开展文书档案管理工作时，对办公自动化进行有效运用，可以发挥以下作用：

1）提高档案管理工作效率，在办公自动化背景下，事业单位开展工作产生的文书档案资料，可以直接通过网络进行收集、整理、分类和管理，在提高文书档案管理工作效率基础上，还有效避免了人工操作疏漏、错误等问题发生。

2）确保档案信息数据质量，以往采用纸张方式对文书档案进行保管，极容易出现损坏情况，使得档案信息数据不够完整，对后期有价值信息挖掘和利用也会产生极大影响，然而在实现办公自动化以后，所有的文书档案信息都会储存在互联网环境中，并可以利用数据备份、云盘保存等方式，避免出现不完整、信息失真等状况。

3）提高档案信息分享利用水平，在实现文书档案管理全面办公自动化以后，事业单位各部门之间联系也会更加密切，尤其是在文书档案信息使用方面，可以直接省略审批环节，通过统一办公系统进行文书档案信息搜索、分享和利用，进而促进文书档案重要价值得到充分发挥。

4）长久保存且绿色环保，以往对文书档案进行保存，主要通过纸质档案实现，操作中除了要按照规定要求对档案进行书写以外，还要避免档案制作、管理和使用出现破坏、丢失等情况，以对文书档案长久可靠保存带来不利影响，然而自从实现办公自动化以后，对文书档案进行管理可以直接通过电子文件档案实现，并且支持磁盘备份、阵列储存和网络云等，极大保障了文书档案数据信息安全性和完整性，另外通过OA系统可以储存大量文书档案，在一定程度上也节约了大量纸资源，绿色环保效果更好[2]。

2 现阶段事业单位文书档案管理存在问题分析

当前，事业单位开展文书档案管理工作，还显现出以下问题亟待解决：

1）办公自动化认识不足，随着现代科学技术不断发展，社会各领域开展工作依托计算机、互联网等技术，大范围的实现了办公自动化，在提高实际办公效率的同时，将人们从繁杂工作事务中解脱出来，然而在事业单位办公自动化方面，受领导层对办公自动化认识不够深入影响，使得实际开展工作没有给予文书档案办公自动化管理足够支持，导致文书档案管理难以完整融入办公自动化模块，实际开展文书档案管理业务也出现较多不适应状况，通过文书档案管理活动为企业发展提供较多战略信息作用也无法得到充分发挥，并对事业单位稳定长远发展带来不良影响。

2）档案管理保密性迎来巨大挑战，办公自动化系统下的文书档案信息始终处于动态更新状态，并且受到网络环境开放性特征影响，导致文书档案安全性受到极大威胁，特别是针对文书档案蕴含的信息资料内容，非常容易遭到破坏和修改，同时随着现代科学技术不断发展，网络环境也日趋复杂，再加上非法盗窃技术的更新换代，对文书档案内容真实性、完整性、保密性造成巨大威胁，必须要提高防范意识，保障文书档案安全性。

3）文书档案管理重点把握不足，以往进行文书档案管理，其工作重点主要放在文书归类、文档编号、文件归档等上面，但是在对文书档案管理实施办公自动化以后，文书归类、文档编号等工作可以直接通过办公系统自动完成，新时期文书档案管理工作重点需要转移到内容检查鉴定、档案分享利用、信息数据深入挖掘等方面，使事业单位文书档案管理朝着纵深方向迈进，并指引事业单位更加健康稳定 发展。

4）工作人员专业素质有待提升，随着事业单位文书档案管理工作日益走向自动化和信息化，对档案工作人员专业素质也提出更高要求，尤其是在业务技能、信息化运用方面，以往工作人员素质水平已经无法满足当前文书档案管理工作需要，急需事业单位引起重视和坚持与时俱进，组织文书档案工作人员对新的档案管理知识、工作模式、技术手段等进行学习和实践，使档案人员专业素质更加契合企业实际工作需求[3]。

3 办公自动化背景下事业单位文书档案管理优化和改进探讨

3.1 提高办公自动化认识

只有充分认识到办公自动化在企业文书档案管理中应用的重要价值，才能够在实际行动中加以体现，为此需要事业单位领导层认清办公自动化体系的战略价值，并为自动化文书档案管理提供足够支持，引导和督促企业文书档案管理自动化系统构建，在操作中也要结合事业单位实际状况，确保所建立的自动化系统高度契合事业单位文书档案管理工作流程及需要，进而为文书档案管理工作有序、高效和高质完成奠定良好基础[4]。同时，对文书档案管理流程进行重新构建，主要是传统的管理流程已经无法满足当前工作开展需要，要深入到文书档案管理活动的各个模块当中，对相对应的规范标准制度内容进行建立和完善，尤其是在标准化操作方式上，可以结合档案管理信息化软件，对管理流程进行专项设计，在防止管理流程不适应情况发生的同时，促进文书档案管理活动有条不紊展开[5]。

3.2 重视档案保密性工作

虽然文书档案自动化管理可以有效规避传统因素带来的文本丢失、遭遇破坏等威胁，但是互联网开放环境下也为其带来新的危险源，如：感染病毒、窃取信息等，对文书档案完整性、真实性产生极大影响。为防止这类问题发生，就需要事业单位在开展文书档案自动化管理时，对安全工作引起高度重视，除了要加快文书档案管理自动化系统建设以外，也要注重系统安全防护，实践中可以对防火墙、云备份等技术进行充分利用，在防止病毒入侵的同时，对文书档案实施有效保护，即便是出现丢失、破坏情况，也可以通过云备份保障档案信息完整性[6]。同时定期对系统进行杀毒和升级，可以有效防止病毒入侵，必要情况下事业单位还可以对内网进行建设，可以有效隔绝外界在网络环境存在威胁，文书档案安全性也得到有力保障。另外，事业单位可以按照重要程度对文书档案进行分层管理，针对平时较常使用的文书档案资料，可以定期进行云备份，对于较为重要的文书档案，除了要使用普通硬盘备份方式以外，还要做好权限等级管理，避免数据资料出现泄漏情况。

3.3 明确文书档案管理重点

事业单位在对文书档案实施自动化管理时，其工作重心也发生转移，实际开展工作不再是将重点落在档案收集、整理和归档上面，而是朝着内容检查核定、档案共享使用、信息资料深入分析等方向转变，在提高档案管理工作效率基础上，促进各项文书档案资料得到有效使用，并为事业单位健康持续发展保驾护航。实践中需要对移交的电子文档属性进行细致检查，在确保文档信息完整和安全以后，按照归档文件处理程序进行归档[7]。同时，通过文书档案管理自动化系统，可以实现档案信息数据化，并通过网络平台全面实现信息交流和共享，在打破事业单位各部门之间时间和空间限制的同时，还增进了彼此间沟通和联系，促进各项工作任务更加高效展开。此外，事业单位文书档案中潜藏了很多有价值信息资源，对这些有价值信息进行充分挖掘和利用，可以为企业重要决策制定提供有力支撑，并带领事业单位获得健康持续发展，实践中需要对企业档案进行分门别类保管，并依托现代大数据、云计算等技术，加强文书档案信息资料分析和处理，并实现档案信息资料有效利用。

3.4 提升档案人员素质水平

文书档案管理实现自动化以后，对档案人员专业素质也会提出更高要求，除了要具备扎实的专业基础知识以外，还要对文书档案管理流程及工作要求进行细致把握，并以更加认真、负责态度对待自身本职工作，使其更加规范、标准完成。同时在信息技术能力方面，对档案人员也提出崭新要求，除了要熟练操作信息技术软件以外，还要坚持与时俱进对新信息、新技术等进行学习，促进文书档案管理工作任务更加圆满完成。实践中事业单位可以根据新时期文书档案管理工作要求，对外引进一批知识扎实、业务能力强和懂技术的高素质人才加入到现行工作队伍当中，并积极组织档案人员参加教育培训，使之对自身岗位工作内容及要求进行准确把握，并在实践训练中掌握工作技能，在促进文书档案管理工作有序展开的同时，确保实际工作质量[8]。

4 结语

本文是基于对办公自动化背景下事业单位文书档案管理优化和改进的分析，加快事业单位文书档案管理自动化进程，不仅可以促进档案管理工作模式优化升级，还能够进一步提高档案管理工作效率与质量，然而联系事业单位文书档案管理实际还存在许多不足，需要对这些问题进行细致分析，并立足实际对提高办公自动化认识、重视文书档案安全工作、准确把握档案管理重点等措施进行运用，可以充分发挥办公自动化应用优势，相应文书档案管理水平也会得到极大提高。