高职大学生就业档案构建及应用研究

王 川

（南阳医学高等专科学校，河南 南阳 473000）

档案是人们记录和保存信息的一种手段，可以将有价值的信息进行分类管理，档案中的信息分为隐性和显性，能够为人们后续生产活动的开展提供重要的数据基础。对于高职大学生而言，就业档案是大学生在就业过程中所需要使用的重要档案资料，能够向就业单位提供自身在学校中的优秀经历，提升就业单位对自身的了解程度，进而提高就业竞争力。高校也可以通过就业档案，了解学生学习情况，对教育工作存在的问题进行改革，及时调整教学模式，提升高职教学质量。作为高职院校的管理人员，应当正确认识到不同单位对就业档案的需求，制定出能够符合各方需求的就业档案资料，对就业档案管理模式进行改革，构建完善的就业档案管理体系，确保就业档案能够发挥应有的作用。

1 高职大学生就业档案构建和应用存在的问题

1.1 高职院校对就业档案重视度不够

随着我国高等教育规模的不断扩大，高职大学生数量也有所增加，很多学生都面临着毕业即失业的问题，因此需要采取相应的措施来提升高职大学生的竞争力。然而高职院校没有认识到就业档案所具备的意义和重要性，在学生就业时没有合理利用就业档案所具备的价值，仍然只是将工作重点放在教育改革过程中。在就业档案的建立和管理方面，高职院校没有投入过多的资金和人力资源，导致学生的就业档案出现了不完整或者缺损的现象。在学校部门设置中也缺少专门负责就业档案管理的机构，无法对学生的就业指导情况进行详细记录，影响了档案管理工作的开展。除去学校之外，学生本身对就业档案的重视度也存在不够的问题，多数学生在拿到毕业证之后就不再关心和学校有关的问题，也不了解就业档案的存放位置和作用[1]。

1.2 高职院校就业档案管理人员水平差

档案管理人员是影响具备档案管理工作的关键因素，然而高职院校并没有建立一支综合水平较高的档案管理队伍，难以对高职毕业生的信息进行收集和整理，也无法合理的分析和利用这些资料。高职院校大学生的来源较为广泛，学生信息繁杂，加之档案管理人员数量较少，给管理人员带来了较大的工作压力，并且由于高职院校缺乏培训，导致管理人员仍然只能使用传统的人工方式进行档案整理和分析。部分高职院校虽然设立了信息化档案管理系统，但是由于管理人员无法合理应用信息系统，导致档案信息化建设出现了形式化的问题。其中个别临时招聘的管理人员缺乏专业的职业素养，容易泄露学生的重要信息[2]。

1.3 高职院校难以及时收集大学生就业信息

对于毕业学生而言，高职院校没有及时和毕业生进行联系和沟通，毕业生就业信息收集不完整，在信息整理和信息录入等工作中也出现了不及时的问题。高职大学生在就业之后会出现换工作的现象，高职院校无法有效掌握高职毕业生的就业情况，并且用人单位在学生工作情况反馈方面也没有形成系统化的评价机制和反馈机制，导致后期高职院校无法再录入有关学生的就业追踪资料。

1.4 就业档案和就业联系不紧密

高职院校属于一种较为特殊的院校类型，所培养的是应用型人才，因此在实际的教育教学过程中，更加重视培养学生的就业技能，对学生实施一定的职业规划教育，以此来确保高职学生的就业率。除此之外，高职院校还会构建校企订单式合作，帮助学生组织各种各样的校园招聘会。虽然为学生提供了和企业进行交流的机会，但是高职院校在企业和学生之间只是起到了提供平台的作用，没有向企业如实的展现学生的就业能力和专业水平，在学生就业的过程中没有发挥就业档案所具备的资料价值，只是会向企业提供一些学生在校园内担任各类干部的资料。

2 从需求角度出发就业档案构建和应用策略

2.1 完善就业档案内容

就业档案内容主要是向企业提供学生的学习情况和工作经历，让企业能够更加清楚地看到学生的就业能力，因此在对就业档案的内容进行构建时，必须要从企业需求角度出发进行构建。当前企业在高职学生就业档案评估过程中，主要重视2点，第1点需要保障就业档案资料的真实性，防止出现就业档案造假的现象，确保学生的每一个荣誉证书都具备真实性，进而合理认识和评估学生的专业水平。第2点需要保证就业档案的详细性，包括学生在职业规划中的自我计划以及实习经历等[3]。根据上述需求，在就业档案资料中需要包括高职大学生学习成绩、专业能力、荣誉证书、技能证书、自行学习经历、兼职经历、以往毕业生就业去向以及毕业生质量调查跟踪信息反馈等。

2.2 构建满足各方需求的就业档案平台

在对就业档案内容进行完善后，应当从企业需求、学生需求和高校需求三个角度出发，构建完善的就业档案体系，为了能够确保就业档案满足三方要求，需要利用信息技术构建一个就业档案共享平台，以此来满足就业档案资料的共享和三方互动的需求。首先学校的各个部门应当将高职大学生在学校学习期间所有和就业有联系的数据存储到系统之中，例如教学管理部门、学生管理以及就业管理部门等，应当对日常工作模式进行创新，及时整理出和学生就业有关的信息，并录入到系统中。其次，与高职院校有合作关系的企业或者社会团体，应当将学生在校外的实习经历录入到就业档案系统之中，确保能够将学生的实习情况更加真实的展现在就业档案资料中。之后已经从高职院校毕业的学生，需要提供就业质量报告，对于招聘企业而言也是重要的参考信息，能够为高职院校教学改革的进行提供数据支持，确保高职院校的教学能够符合社会需求和就业要求[4]。大学生不单单是被管理的角色，同样也是应用就业档案的重要主体，因此应当结合学校的指导，对企业招聘活动进行深入了解，不断学习能够满足就业需求的专业技能，提高自身就业能力。

3 从管理角度出发高职大学生就业档案构建和应用策略

3.1 加强管理人员对就业档案的重视度

高职院校的管理人员应当重视就业档案在现代大学生就业过程中的重要意义，加强自身对就业档案的了解程度，同时对就业管理部门和档案管理部门进行积极培训，促使两个部门能够互相配合，以此来加强就业档案管理和构建质量。通过就业管理部门和档案管理部门的合作，能够对就业档案信息进行有效收集和整理，也能够提升后续就业档案分析和利用的质量。管理人员还应当在日常的管理工作中，向师生渗透就业档案的重要性，加强教师和学生对就业档案的关注度，提升师生对就业档案内容完善和体系构建的配合程度。学生对就业档案的重视，能够直接提升就业档案信息收集效率以及真实性，对于后续就业档案体系的不断完善有着重要的积极意义[5]。

3.2 及时收集高职大学生就业信息

高职大学生就业资料不单单是学生在学校期间的表现，同时也包括各种外来的资料，因此收集难度较大，这就更加需要档案管理人员可以及时对这些资料进行收集和整理。针对高职院校毕业生来讲，就业管理部门和档案管理部门应当通过良好的配合，调查毕业之后高职大学生的就业方向和就业情况，及时掌握大学生就业信息，将有价值的数据进行归档整理。除此之外，还需要对市场需求资料进行收集，可以为之后高职大学生毕业时的就业提供重要参考数据，促使高职院校和毕业生都能够对就业形势有清晰地了解，提升高职毕业生就业率。

3.3 提升就业档案管理队伍水平

档案管理人员是影响档案管理工作的关键因素，要想合理地利用就业档案、管理就业档案，就必须要加强档案管理人员的专业意识以及管理水平，这样才能够让管理人员在实际工作过程中有意识的创新管理模式，真正达到提高档案管理工作质量的目的。第一，应当向现有的档案管理人员展开积极的培训，强化管理人员的责任意识以及职业素养水平，确定管理人员能够带有饱满的热情投入到工作中。在培训过程中利用“一对一”新老结对的方式展开针对性的技能操作培训，由年轻管理人员向老员工讲解信息化系统的使用方法，使管理人员都能够应用信息技术开展工作[6]。第二，积极吸引综合型管理人才，对现有的档案工作管理模式进行改革和创新，为档案管理工作信息化建设队伍注入新鲜血液与活力。在现代社会中人才才是第一竞争力，要想促进就业档案管理质量提升，必须要吸收能够掌握各类科学技术的新型人才，以此来强化就业档案管理人才队伍的综合素质。

3.4 完善信息化管理体系

首先，要升级和优化档案管理的硬件和软件等基础设施，这也是得以开展档案信息化管理工作的重要保证，发挥科技创新的效果和作用。由于软件的设计和优化对于档案的信息化管理工作具有十分重要的决定作用，所以要高度重视档案管理的软件基础设施的更新和应用。其次，应当利用信息化就业档案管理体系对学生的档案资料实施备份保存，利用数据备份技术来保证大学生就业档案的安全性，防止出现就业档案资料丢失的现象。最后，在就业档案信息化管理体系中增加人工智能技术或者专家系统，利用这类新型技术对就业档案中有价值的信息进行智能化分析和自动处理，减轻工作人员的就业档案管理压力[7]。

4 结束语

当前高职院校已经认识到就业档案的重要性，但是在构建和应用就业档案时，仍然有部分院校无法做到高度重视，没有及时对学生的就业信息进行统计，就业档案管理人员工作水平差。其中最严重的问题在于就业档案和高职大学生就业之间存在着脱节的问题，没有反映出大学生的综合能力。在这种情况下，高职院校应当对学生、企业以及高职院校自身的需求进行分析，需求角度出发，对就业档案的内容进行完善，构建信息化的就业档案平台，确保各方都能够获取到最为真实的档案信息。在就业档案管理过程中应当不断提高管理人员的工作专业技能，重视就业资料收集时效性，对就业档案利用模式进行创新，不断完善信息化管理体系。