浅谈煤矿档案管理现状及智能化管理策略

李津津

（晋能控股煤业集团有限责任公司云冈矿，山西 大同 037000）

1 煤矿企业档案管理的现状

我国煤矿大多成立于上个世纪，受各方面条件制约，煤矿企业对经营生产投入比例较大，对档案管理的重视程度不够，档案建设和管理方面投入不足，大多煤矿企业档案管理都处于粗放式的管理水平，不能完全满足企业发展需求和档案开发利用的需要。

1.1 档案的分类不能满足现今发展需求

随着内部管理的提升和经营活动的持续，档案作为加强和提升管理的重要承载手段，积累会越来越多，分类也越来越明确。煤矿企业主要的档案类别有人力资源档案、管理纪要档案、安全生产档案、基建机电档案、库存物资档案，企业文化建设档案等，档案的纲目和子目分类已经不能完全满足经营活动需求。按照现代企业管理和档案管理要求，企业在经营活动中的所有行为均需记录留存，档案分类的专业性和细致性，将为未来档案的保管和调阅提供必要支撑。

1.2 档案的保存保管条件要求越来越高

成是通过载体进行记录的，诸多煤矿企业对档案室的建设投入不足，尤其煤矿企业更多注重于环保、技改方面的投入，加之近年来随着各类信息化载体的出现，档案的保管载体不再是档案柜加档案袋，更多的档案是图文、声像方面的，档案的保存保管条件无法完全满足标准档案室的要求。需要有专业的档案保管环境和管理能力，保证档案保管的可靠性和持久性。

1.3 档案管理人才不足

的档案管理要适应当今科技发展和信息化、智能化档案建设对档案工作的需求，加强档案管理人员队伍建设，顺应企业发展趋势势在必行。目前，煤矿企业对档案管理的专业人才引进不足，鲜有企业去招聘档案管理的专业人才，是导致企业档案管理能力不足的重要原因之一，企业档案管理能力和质量的提升，与档案管理的专业人员和技能密不可分。同时，档案管理人员的流动性较大，也影响了档案管理工作的专业性和效率。

2 煤矿企业档案智能化管理的实现

档案管理是一个不断积累的过程，随着企业经营行为的持续开展，档案的生产量会越来越大，如何做好档案管理，实现档案价值的开发和利用，充分为煤矿企业经营发展服务，是当今企业在日常管理中需要思考的问题。科技的不断发展进步，档案的收集、整理、分类、归档、调阅等工作也逐步由人工管理实现智能化管理，档案管理的智能化建设，将充分提升档案管理水平，提高档案利用价值。

2.1 档案归档格式的统一化

实现档案的智能化管理，须将档案的归档格式进行统一，过去的纸质档案、图片档案、文字档案、声像档案由于保管介质的不同而无法进行统一有效的管理，而且收存储介质的影响，保管周期和保管环境要求不一。智能化建设需要将不同介质的档案转换成统一的格式，利用现有的设备和技术，将现有的档案格式转换成可复制、存储的数字格式。便于统一存储和管理。

档案的数字化加工需要有专业的设备和技能，充分运用现代信息化存储手段，建立符合标准的档案目录数据库、纸质档案数字化要求的全文数据和图片、声像等资料的媒体数据，发挥数字化应用在档案归类中的应用，统一建立标准化格式的数据档案。

2.2 档案存储的安全和备份

档案实现电子化存储，可以便捷的实现档案的中转和管理，维护档案的完整与安全，是电子化存储趋势下的重要工作组成。保障档案的信息安全，要从档案室的建设、档案系统的管理、档案的资料备份入手。普通档案从安全存储的角度，要实现双备份或者三备份，要对档案的备份时效进行明确有效的管理。煤矿生产中的重要档案数据，诸如安全、技改、施工图、掘进表、要与煤矿灾备中心进行数据备份，必要时可建立异地容灾备份，以防不测。

2.3 档案分类的标准化

建立健全各类档案的标准化分类，通过标准化分类，便于档案的归纳及调阅和密级审定，也便于实现管理权限的有效授权。标准化建设的中，过去的文件要求是各省《归档文件整理规则》去分类归档，智能化时代，需要对类目和细目进行细分，实现完整、统一、有效的归档标准化。

2.4 档案的智能化管理及分发

充分运用现代技术手段，对档案进行统一和集中管理，数字化档案的建立、存储标准的统一，为档案的智能化管理和分发调阅提供了技术支撑。建立档案智能化管理和分发系统，最大程度对档案管理的检索、资源的有效利用进行便捷的推送，充分发挥档案信息为经营管理的增值作用，助力煤矿企业实现安全化、智能化的管理和生产。

3 结语

5G技术的不断运用，计算机技术的不断普及，煤矿档案管理的智能化建设逐步成为现实，充分利用大数据、信息化的手段对档案进行智能化的管理和分发，将提升煤矿企业档案管理的能力，通过数据分析，充分发挥档案价值，有效服务企业经营生产，创造档案价值，提升档案服务能力。