浅论单位档案资源开发与利用

冯 缨

（中华人民共和国湛江海关，广东 湛江 524022）

当前，新修订的《中华人民共和国档案法》出台给档案工作提出了新要求，档案工作已日益成为政府治理和公共服务不可或缺的基础和支撑。面对新形势，新任务，单位档案部门必须认清档案信息资源开发利用的重要意义，找准制约档案信息开发利用的问题和症结，积极探索开发利用的新思路和新途径，更好地为单位发展提供档案 服务。

1 档案信息资源开发利用的重要意义

档案是各方面活动的真实记录，能够迅速、准确地提供社会利用的信息资源。开发利用档案信息资源是档案工作自身价值的真正体现，是增强档案工作生命力的一项重要工作，也是衡量档案工作好坏的重要标志。

1）档案资源开发与利用，能够促进档案工作发展。档案信息潜在的价值，只有通过开发利用才能显现出来。通过单位信息资源开发，能够对相关信息进行有效完善，档案信息在实施深层次提炼的过程中，形成不同形式的信息管理系统。这在较大程度上能够有效为领导决策提供重要依据，能够为单位提供较为全面的资源服务，实现档案的价值，为档案工作良性发展奠定良好的基础。

2）档案资源开发与利用，能够接轨国际先进信息。随着我国社会主义现代化建设步伐的逐渐加快，网络信息技术得到了相当广泛的应用，其能够对档案工作的开展起到很好的助力性作用。档案信息化是全球发展趋势，在档案管理者进行管理过程中，需要加快档案信息开发步伐，不断健全和完善网络信息系统，建立高质量的大数据平台，从而实现高效率的信息交互以及档案资源利用。在此基础上，要加强对于人才队伍的建设和培养，积极吸纳一些接受过专业培训、具有充足工作经验的人员，确保专人专职。要鼓励全体工作者加强学习意识，跟随先进的工作思想不断建设和提升自我，借鉴国内外一些先进的管理技术，提升工作质量。同时结合自身管理经验，开发出适合我国国情的管理技术，为单位档案管理质量的全面提升奠定良好的 基础。

3）档案资源开发与利用，能够实现融入市场的途径。单位档案资源信息实现了信息化，且以信息开发与加工为基础。在对档案信息实施加工与开发的过程中，能够将其转变为具有较高利用价值的信息产品提供给单位，指导单位发展，在市场运作中如鱼得水，从容应对，有效避免在运作过程中出现不必要的麻烦，利用资源为单位尽快融入市场奠定良好基础。

2 档案信息资源开发利用中存在的问题

大多数单位档案管理是封闭性的储藏，使得大量的档案资料尘封堆积，束之高阁，不能尽其所能，利其所用。档案利用率很低，造成了严重的资源浪费，在开发利用中依然存在很多问题。主要体现在以下几个方面：

1）档案观念意识不强。有些单位领导不重视档案工作，档案人员的档案意识不强，他们仍然沿用着非常老旧的工作理念，没有积极学习新时代的档案管理形势，所采用的工作方法较为落后，效率低下，服务能力不强。在实际工作中，管理思想依旧比较传统，仍然保持看门守摊的思想，对档案作为一种重要的信息资源认识不足，缺乏主动提供资源利用服务的意识。大部分档案工作者安于现状，认为查阅、借阅、调阅、复印档案就是其唯一的价值，重保管轻利用，导致档案利用率相对低下，无法发挥档案资源的潜在价值，阻碍了档案信息的开发利用。

2）档案人员业务素质偏低。在档案信息资源开发利用中，档案管理者是不可缺少的关键要素之一。但是现存在普遍的问题是档案管理员完全只是收集者、保管者，大部分业务水平低下，基本不做或无能力做研究及开发工作。很多档案管理人员没有经历过系统化的培训，只能够在不断地摸索中总结经验，因此工作能力有待提升。另外，部分档案管理者对档案管理的观念仍停留在对档案实体的管理上，而不去考虑怎样开发利用档案。专职档案员缺乏系统培训，对档案工作的分类、归档、整理、保管、利用等未能很好掌握，知识结构不合理，业务素质偏低，影响了档案信息资源的开发利用。

3）档案管理方式比较滞后。档案管理工作信息化建设方面还存在一定不足，智能化、信息化发展程度相对较低，计算机等技术在档案中依旧处于初级应用阶段，难以充分利用现代化信息技术促进管理效率和质量的提升，导致档案管理方式相对滞后，智能化及数字化水平有待提高。

3 档案信息资源开发利用的措施

在对档案信息资源开发利用的过程中，要切实把握信息就是战斗力的重点，必须明确信息才是取得成功的关键，把档案信息资源开发利用摆在增强打赢能力的重要地位。要采取以下措施：

1）运用信息化手段，有利于实现档案资源开发利用的新举措。档案管理者在学习工作中转变观念，首先需要对现代档案管理与情报信息资源理论知识进行全面学习，在此基础上与实际工作情况进行有效结合，有效转变落后思想，以此提高开发利用高度。其次要根据不同时期的工作重点，加强与单位领导、其它科室的联系，走出“孤独”，了解他们对档案信息和档案工作的需求，积极主动地提供优质服务。再次档案部门要深入调研，在档案的收集、管理、利用等方面进行规范，向单位提供优质服务。最后适时开展国际交流与合作。

2）加大人力物力财力投入，有利于建设档案资源开发利用的新体系。档案信息资源开发利用在信息化建设中的主体地位，要求我们必须对信息管理和使用加强力度，使得档案信息资源开发利用的发展跟上时代前进的步伐。首先，必须对档案信息资源开发利用的价值和工作量有所预期，投入相应的财力物力，保证档案信息资源开发利用工作与要求相适应。其次，加强培训提高档案员的自身素质。此外，要增加一定数量的信息资源开发利用专业人员。再次， 建立完善的档案信息资源开发利用体系，确保其运行的依据和规则能够有一个切实可行的标准。

3）实行存量档案数字化，有利于实施档案资源开发利用的新方法。在进行档案信息管理的过程中，主要以计算机技术进行实时性检索，有效加快档案数字化信息资源的构建，促使档案资源可以更加高效地利用，提升检索功能的多样性、快捷性与实用性。一是实现档案服务由手工型向信息化型转变。改变以往只能到档案室手工调卷的传统做法，扩大档案的利用空间，使调阅案卷更为便捷、高效。在档案收集、管理与利用各环节渗透信息技术为单位档案信息资源管理质量提升奠定良好基础，这是档案管理未来迅速发展的核心途径。用计算机对档案信息进行检索、编研、统计，实现文件与档案信息资源的数字化及档案信息传递的网络化，大大提高工作效率和档案信息开发效益。

4）实现增量档案电子化，有利于加强档案信息资源开发利用的新力度。只有做到档案信息资源合理开发利用，方能确保档案作用与价值的充分体现。实现档案服务由零散型向系统型转变。档案部门将可靠的档案信息经提炼及时、准确送到领导手中，切实发挥档案信息资源应有的功效。同时，档案管理部门均需将目光集中在档案信息资源的开发及服务范围的拓宽之上。档案管理者需要及时接收、归档及保存相关档案资料，有针对性地提炼分析，对各种分散化原始信息进行集约化管理，科学汇集各项编研成果切实发挥档案资源的利用 价值。