小议事业单位档案管理应处理好的几个关系

赵福雁

（濮阳黄河河务局范县河务局，河南 濮阳 457506）

事业单位作为政府辅助单位[1]，兼具服务性、职能性与公益性，其工作开展水平事关民众切身利益，受到了社会各界的广泛关注。其中，档案管理工作作为事业单位的基础性工作，不仅需如实记录各项工作开展情况、在职人员信息，也是人才选拔、任用与调动等重要依据，更将为财务、行政、管理等工作开展提供抓手。只有加强对档案管理工作的重视，使其更加高效、专业，才能提升事业单位内部管控质量，助力各项工作稳健推进。

1 简析提高事业单位档案管理工作质量必要性

为了迎接现时代事业单位工作新挑战，应促进改革工作纵深推进，使事业单位具有综合服务能力，助力其内控工作迈向新台阶。为此，应关注事业单位档案管理工作创新，加强对档案管理升级的重视，更好地处理好档案管理与中心工作的关系、传统档案管理与现代化数据库建设之间的关系以及档案管理与其他部门工作开展之间的关系。在新契机下，持续加大对档案管理工作的投入力度，使其开拓创新、与时俱进，通过应用现代化技术、构建完善管理机制，以便形成良好的档案管理模式，使其发挥出信息整理、积累、再利用等作用，促进档案的收集、归档、统计、保管与研究。进而，通过提升事业单位档案管理工作开展水平，使事业单位各项工作的高效、全面展开。

2 浅议事业单位档案管理应处理好的几个关系

2.1 需要处理好档案管理与中心工作之间的关系

为促进事业单位档案管理工作有效推进，应处理好其与单位中心工作开展之间的关系。毕竟，各事业单位在工作开展中，需要围绕一定的要点内容，如；落实市场监督管理职责、提供气象预测信息、促进农牧业发展等。只有做好中心重点工作，发挥档案管理职能，才能体现自身价值，使各部门履职尽责，提升民众对事业单位工作开展的满意度。

而很多单位高层管理人员，在中心工作的推进中，对档案管理的跟进有所忽视，导致归档信息不完整、缺乏连续性，使档案管理与中心工作脱节。为此，需提升工作重视，体现档案管理工作的基础性、辅助性以及可溯性特点，使其更具完整性、连续性与实效性。显著提升内控管理水平，做好信息收集与数据服务，明确中心工作开展的职责、如实记录工作推进情况与所取得的成效，促进管理工作的积极落实。从而，处理好两者之间的关系，增强档案管理工作人员的创新意识与使命感，使其着眼大局，配合中心工作的实施。

2.2 处理好传统档案管理与档案信息库建设关系

伴随互联网、人工智能、区块链、大数据、物联网5G等技术的应用与推广，大部分的事业单位开始着手推进数字化档案信息平台的建设。这便需要处理好传统知识档案管理与档案数据管理库之间的关系，使单位档案管理工作驶入智能化、现代化发展方向。传统纸质档案管理需要做好“十防”（即抗震、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光[2]），且还应设有专门的档案管理室，其工作重点是对档案的“保管”，难以深入挖掘档案信息数据价值，无法实现对档案资料的再利用。数字化信息库建设，不仅有助于提升档案归档、整理、收集的效率，更加省时高效，且可以关键字检索的方式进行对档案内容的查看，亦或进行初步数据整理，为需求者提供具有真实性、参照性的档案信息资料，且其资料形式更加多样、生动，有着便于存储、查看、应用的优势，有助于电子政务的开展。当前，大部分的事业单位档案管理工作正处于转型升级的关键期，还需处理好传统管理方式与电子管理模式的关系，结合业务开展情况，促进纸质档案资料与电子信息数据库建设的同步实施。

为此，可将影像资料、纸质文件、图片等进行电子格式的转化，重视对机房的设置，引入高新技术，使档案管理人员具有信息化工作能力，做好电子档案数据库建设，将所有的档案资料进行电子分类，便于检索工作的开展。并且，可将纸质、实物档案进行分类保管，使数字化档案信息库建设更具完整性、真实性与可靠性。

2.3 处理好档案管理部门与其部门工作职能关系

为使事业单位档案管理工作开展更具实效性，还离不开单位内其他部门的大力协助与支持，使档案管理工作及时、有效推进[3]。特别是在档案的收集、整理与归档过程中，还应展开单位内部的培训，确保相关人员认识档案填写的原则，如实、完整的进行信息采集。并且，相关部门领导应以身作则，使职工对档案管理工作的开展形成新认识，督促部门职工收集工作推进、变更、调整等信息档案，对其加以真实的记录，使档案管理工作推进更具系统性、连续性与可靠性。并且，还需依据档案法、档案管理制度等进行对相关档案的借阅、 查询。

在此过程中，档案管理部门应提升自身的服务意识，无论部门工作人员需要借阅纸质还是下载电子档案信息，都应为其提供便利条件与有效帮助，为各部门工作的推进提供助益。可见，档案管理部门与单位各部门有着相互依赖、紧密相关的关系，只有处理好与其他部门之间的工作关系，才能使档案管理工作便捷、高效、精准落实，进一步加强两者之间的交流与互动，促进对档案信息价值的深入挖掘。从而，提升单位工作效率，体现档案管理工作开展的意义，助力单位工作开展质量的跨越式提升。

2.4 应处理好档案工作标准与工作人员素质关系

事业单位档案管理工作进入智能化、数字化发展的新阶段，工作开展形式也发生了新的变化，需要档案管理人员具有良好的综合素养。因此，还需处理好档案管理标准化与从业人员工作素养提升之间的关系，避免其出现不平衡发展问题，掣肘档案管理工作深入推进。为此，一方面应重视对高素质、专业化档案管理人员的引入；另一方面还应为相关职工提供学习与培训的机会，打造一支自有档案管理人才团队。并且，应对其进行阶段性考核，增强档案管理人员的工作反思意识，使其弥补工作不足、形成创新理念，具有良好的档案管理、信息收集、信息库维护、智能操作等素养。并且，还应提升档案管理人员的职业操守，使他们在工作中发挥积极性、主动性[4]，遵守工作规范，提升服务水平。

3 结语

立足于新形势背景下，事业单位管理工作发生了新的变化，档案管理人员应具有良好的综合素养，更好地满足与适应新时期提出的新要求[5]。进而，显著提升档案按惯例工作的质量，为单位内部管理工作实施提供重要依据，为领导的决策提供信息支持，处理好其与各项工作之间的关系。从而，构建完善的事业单位档案信息数据库，加强信息化建设，助力档案管理工作的优化与升级，为单位管理工作开展、良好工作氛围的构建等提供助益。