事业单位人事档案管理水平的提升策略

胡双凤

（长沙市疾病预防控制中心 人事教育科，湖南 长沙 410004）

在新时代的社会背景下，我国经济体制已经逐步迈进知识经济，不管是在社会背景还是市场背景的角度来看，高水平员工已经是一个企业可持续发展的核心关键。因此人事档案管理也成为事业单位发展的重要基础。无论是从宏观还是微观的角度来看，人事档案管理工作都是事业单位的核心关键并且发挥着不可或缺的作用。但是在当下的人事档案管理工作中，管理制度的缺乏和管理人员素质较差等一些问题直接影响档案管理质量，不利于单位发展。总而言之，提升人事档案管理水平是当下事业单位亟待解决的问题。

1 人事档案的特征

人事管理过程中形成的档案就叫人事档案，一般用来记录和反映个人经历、德才能绩、工作表现，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格以及其他各种形式的历史记录。其记录主要反映个人基本情况的原始记录，具有现实性、动态性、真实性、机密性等特点。其人事档案与个人的薪资待遇、组织关系、社会劳动保障等也有着密切的关系，也具有一定的法律效益，对于个人在事业单位中的发展非常重要。并且人事档案也是人才信息的重要载体和主要来源，对人事档案进行有效的管理、收集、整理、保管对事业单位来说具有重大意义。

2 人事档案管理工作的现状以及存在的问题

2.1 人事档案管理体制不够完善

目前人事档案管理效果不客观的原因是因为事业单位对人事档案管理还没有一个正确的认识。没有考虑到人事档案管理的重要性和必要性。由于对人事档案管理意识淡薄，长期以来很大一部分工作人员甚至领导都对人事档案管理会产生理解偏差，存在认知上的误区，最终导致人事档案管理工作存在滞后性和敷衍性。总之，我国当前部分事业单位对人事档案管理没有建立起一套完整的机制和体系，因此档案管理工作和考核评价相互脱离问题十分严重，且没能更高效的发挥人事档案管理职能。

2.2 人事档案整理不够规范化

事业单位中的人事档案管理内容比较繁琐和机械，并且具有一定的连续性和复杂性。这无疑对人事档案管理工作人员的能力以及素质都有一定要求。但是，现阶段因为事业单位员工急剧增加，人事档案管理员工太少，无法根据档案管理工作需求合理分配人力资源。虽然部分单位会调动其他部门的员工来临时顶替或者聘用兼职来完成档案管理工作，解决人员不足的问题，但是因为管理人员没有专业规范的能力从而折损了工作效率。具体表现在整理、收集、以及归档等各个方面出现差错，导致人事档案管理工作不规范、文件丢失受损，给事业单位造成严重影响。

2.3 人事档案管理方式需要推陈出新

随着电子信息的快速发展，人事档案管理的方式也需要革故鼎新。传统的管理方式已经过时，以前人事档案为纸质版本的档案，而且有固定的档案储存室，但是在后期整理应用过程中，纸质档案的管理模式暴露了太多问题。比如纸质档案容易破损、卷角、易丢，而且在装订剪裁的时候需要花费大量的人力资源和物力、财力资源去防火防潮等。其次，在纸质档案长期保存过程中，还有一个重要的问题就是纸张容易泛黄和堆积大量的灰土，对档案的利用率会产生一定的影响。但如果换成现代的电子信息管理模式就会杜绝此类问题的发生，对人事档案管理方式进行优化升级。也正是因为信息化时代的发展，才会对人事档案管理水平提供了莫大帮助。所以，改变人事档案管理方式毋庸置疑十分重要。

3 提升事业单位人事档案管理水平的建议

3.1 提升管理人员的管理责任

如果想要提高人事档案管理工作的效率，最关键的就是需要让事业单位的人事档案管理人员加强个人责任意识，提高对人事档案管理的重要性。只有把档案管理工作放在第一位置，才能让事业单位的工作人员重视人事档案管理工作，明确自身工作职责，进而更加精准的分析出工作中产生的问题，快速的解决工作中遇到的问题。因此，事业单位必须要认识到档案管理工作的重要性、理解管理工作在单位可持续发展中的作用及影响。除了上述措施之外，事业单位还需要把档案管理工作规划到最重要的工作部分，应用到实际工作中去。比如管理工作议程，只有重视人事档案管理工作，才能构造优秀的档案管理工作环境，才能确保人事档案管理工作的有效性、时效性。

3.2 完善人事档案管理机制

众所周知“无规矩不成方圆”想要营造一个科学、有效的人事档案管理机制，是提升档案管理水平的根本。一个完整的制度不仅仅可以保障工作有效开展，也可以为人事档案管理工作的开展提供一些依据，让人事档案管理工作迈向规整化、制度化。但人事档案管理制度也必须依据各自单位的实际情况来拟定，要根据单位的特点来完善管理机制。可以设置一些奖罚来激励员工的工作积极性。如果按时且优秀的完成任务要求，单位可以对该管理人员进行奖励，如在管理中因为个人因素造成了不可弥补的错误，则需要对该员工进行惩罚。以此激发员工的工作热情，提高员工的积极度。

3.3 加强人事管理团队的综合素质

管理人员的综合素质很大一部分程度上决定了人事档案管理水平和管理工作的质量与效率。所以事业单位需要特别注意管理人员的专业素养。有了专业人士的管理才是有效地开展人事档案管理的工作基础。由此可见事业单位有必要对人事档案管理人员定期开展专业综合素质培训。不只是专业的技能培训，还要对管理人员思想、态度进行信息化严谨化的培训。此外，还可以定期安排一些课程考核，让管理人员按时完成并提交测试。这样可以高效帮助事业单位培养出一批具有专业素养和高素质的综合性人才。另外，事业单位也可以从外聘请一些业务能力极强的优秀人才对本单位的员工进行培训。这样一来，整个事业单位的人事档案管理素质会有极大进步，为事业单位的发展奠定良好基础。

4 结语

综上所述，事业单位在我国的社会发展中占据着十分重要的地位，是社会进步的重要标志。人事档案管理工作作为事业单位可持续发展的基础，各单位需要结合各自单位的特点和特殊情况，找出本单位当下人事档案管理中的不足，及时制定出一套属于本单位的人事档案信息化管理的建设，解决认识档案管理发展中的问题，为事业单位长期发展提供良好的基础。