浅谈新形势下档案管理现代化的有效途径

冯春燕

（山西省肿瘤医院，山西 太原 030013）

随着社会经济的不断发展，各个行业面临的市场竞争越来越大。因此如何提高自身的市场竞争力，已经成为人们重点思考的问题之一。在这种情况下，档案管理逐渐引起了企业和事业单位的重视。档案管理工作是行政工作的重要组成部分，它为企业和事业单位的日常运营提供了良好的信息支持，进一步提高了各项决策的科学性和合理性，这对企业和事业单位的良性发展具有十分深远的影响。

1 档案管理工作中存在的问题

1.1 档案管理制度存在弊端

在我国档案管理的工作实践中，部分企业和事业单位对档案管理的实际价值缺乏足够的认识，其档案管理制度仍然存在着不科学和不系统等问题，这在很大程度上影响了档案管理的实际效能。与此同时，一些企业和事业单位的档案查阅以及档案调研设置了复杂的权限，因而公众使用档案的难度相对较大，并且一些工作人员对特殊情况下档案密级的界定十分模糊，这对档案资料的合理运用造成了非常不利的影响。

1.2 档案管理流程不够合理

在互联网和信息技术不断发展的现代社会，档案管理已经不再局限于信息记录、分类以及储存，但是部分工作人员对当前的信息化系统缺乏足够的认识，其业务水平已经无法满足当前社会发展的切实需求。与此同时，由于各种因素的影响，档案管理人员的培训工作未能得到全面落实，各个部门之间也缺乏有效的沟通交流，并且管理人员在开展日常工作的过程中，其主观性和随意性相对较强，这在很大程度上影响了档案管理的工作质量和工作效率。

1.3 资金投入相对较少

在部分企业和事业单位的发展过程中，大多数资金都被投入到生产运营环节，其对档案管理的资金投入相对较少，这对档案管理的现代化建设造成了巨大的阻碍。首先，资金不足使得档案管理环境以及档案储存环境无法得到优化，因而部分档案在恶劣的环境中会出现缺角以及泛黄等不良现象。其次，资金不足使得电子信息化的升级工作和优化工作无法得到全面落实，并且相应的计算机设备也无法得到有效的更新，这严重影响了档案管理的实际效能。

2 新形势下档案管理现代化的有效途径

2.1 促进资源共享

在新形势下档案管理现代化建设的工作实践中，相关部门要顺应时代发展的趋势，合理利用当前的信息技术和互联网环境，从而有效提高档案管理的工作质量和工作效率，切实解决传统档案管理模式中存在的问题，为企业和事业单位的良性发展提供必要的信息支持。信息技术具有十分明显的共享性，切实加强档案管理工作的资源共享，可以有限减少档案管理人员的日常工作量，并将其从繁杂重复的劳动中解放出来，这对优化档案管理质量和档案管理效率大有裨益。在此过程中，相关部门要不断完善信息共享平台，并通过简单的关键词搜索为用户提供更加优质专业的服务。与此同时，档案管理部门与信息管理部门是两个相互独立的部门，因此在开展档案管理信息化建设的过程中，要对信息部门开放信息检索的权力，从而有效降低两个部门的沟通障碍，切实优化两个部门之间的相互合作和相互协同，为档案管理的进一步发展奠定的夯实的基础[1]。

2.2 增强档案管理的服务职能

与传统的纸质文件档案管理相比，现代化档案管理的工作模式和工作手段更为便捷，其工作质量和工作效率也获得了显著的提升。对于档案管理现代化发展而言，档案管理人员可以通过文件上传和文件下载的方式，创建电子信息文件，并将其信息内容存档保存在相应的位置，从而切实提高档案管理的安全性和可靠性，有效降低档案丢失以及档案泄露等不良现象的发生概率[2]。与此同时，在档案管理现代化建设的工作实践中，相关部门还要创建科学合理的公共专栏，并全面落实信息分类工作，使得用户能够更加快速地了解到当前政策以及企业的发展背景，从而进一步优化档案管理的日常工作。除此之外，企业和事业单位也要不断加强对档案管理人员的培训工作，使其对当前先进的档案管理理念以及档案管理模式有一个清晰的认识，并不断提高档案管理人员的计算机水平，切实优化档案管理人员的专业知识储备，引导其树立良好的职业素养和职业责任心，从而有效减少人为因素对档案管理现代化发展造成的不利影响。

2.3 补充和修复遗漏的信息档案

对于传统的档案管理模式而言，其日常工作主要以人力为主，并且档案管理人员的日常工作量相对较大，因而其档案管理工作中存在着较大的漏洞，很多破损和遗漏的信息也并未得到及时的补充和修 复[3]。因此相关部门在开展档案管理现代化建设的工作实践中，要充分利用当前先进的计算机技术和计算机平台，对档案信息进行必要的补充和修复，并全面落实信息资料的核实，制定科学合理的数字化档案管理制度和数字化档案管理流程，为档案信息智能检索和智能管理的不断发展提供良好的先决条件，进一步提高档案信息的完整性和可靠性，有效促进档案管理工作的现代化发展。与此同时，企业和事业单位还要对档案管理现代化建设的必要性有一个正确全面地认识，并不断加大对档案管理现代化建设的资金投入，切实优化档案管理环境和档案储存环境，全面落实电子信息化的升级工作和优化工作，从而为档案管理的高效进行提供强有力的保障。

3 结语

档案管理工作在企业和事业单位的发展过程中扮演着重要的角色，因此企业和事业单位必须顺应时代发展的潮流，不断加强档案管理的现代化建设。在此过程中，企业和事业单位要充分利用互联网和信息技术的优势，切实加强信息资源的共建共享，优化档案管理的服务职能，补充和修复遗漏的信息档案，从而进一步提高档案管理的工作质量和工作效率，充分发挥档案管理的实际效能，为企业和事业单位的良性发展奠定夯实的基础。