优化档案管理方式 提升服务经营能力

谢秀萍

（连云港中复连众复合材料集团有限公司，江苏 连云港 222006）

公司在近30年的发展过程中，历经多次变革；同时，公司在生产经营、企业管理等方面也形成和积累了大量富有价值的历史资料，这些档案是企业独有的无形资产，是可以挖掘和利用的战略资源；在生产经营中形成的文件材料通过收集，分类，归档并有效的分析总结不足吸取有价值的信息，这些都可为捕捉市场中瞬息万变的竞争提供有效支持；对于企业总结过去、指导当前、规划未来，加快经济发展，推进技术革新都产生过积极的影响，这些都得益于档案管理工作存在的价值。近些年随着档案管理工作的不断规范化，不断制度化，公司的档案工作成效显著。

1 创星升级发挥档案管理在企业经营中的重要作用

近几年通过不断地改进和提高集团的档案管理工作，我们先后获得省二星级、三星级档案管理企业的荣誉；特别是自2017年公司搬入科研楼后，随着办公环境和办公条件的改善，也为我们进一步提升档案管理工作的层次创造了优越的条件，目前科研楼 18楼整层都是供档案专用，整楼层分别设有档案办公室、档案库房、会计档案库房、阅档室、职工书屋等，从而达到了档案室建设三分开的标准要求，随着档案库房的扩大，公司还添置了一批防尘档案柜，为细化档案分类工作提供了充裕的空间，由于之前存储空间有限，档案分类过于密集，档案查阅利用效率较低；如今随着空间的扩大，我们将重要档案精细化：近几年随着公司建设工程项目的增多，工程档案的利用率的不断提高；我们把工程项目列为单独一种类别并按照市城建档案馆工程项目的存档规范重新归档、装订整理排架；为各大项目验收工作提供了便利。同时随着公司投标业务的不断增加，为更便捷的服务于公司业务，我们将公司常用于投标业务的重要资质证件及知识产权专利合并整合为一类，极大地提高工作人员的工作效率。今年我们还完成了档案电子化工作，在纸质档案整理上架的同时一并完成了集团（1987年至2018年）共计2000多件重要文书档案的电子扫描工作，从而达到了重要档案双备份的安全规范。

2 督导结合促进部门档案管理由被动变主动

鉴于各部门档案管理较分散，为了避免各部门因档案管理不当发生遗失档案的隐患，自去年我们针对性地制定了一套“一监督、二检查、三跟踪、四整改”的检查制度。每个部门都配备了一名兼职档案员负责本部门的日常档案的整理归档工作，由行政部按照年度检查表每个月至少对三个职能部门进行专项检查，对各部门档案归档工作的不足列明清单，并督促定时完成整改；在各部门积极配合下截止去年底已对集团16个相关职能部门的近10000卷档案完成了两轮监督及整改工作，并要求各兼职档案员工认真参照《DA/T22-2015归档文件整理规则》完成文件的各项整理工作。通过此次监督检查不但进一步提高各部门移交档案的积极性，完成本部门档案的还提高了每位兼职档案员认真鉴别；分类准确；编排有序；目录清晰；装订整齐等归档技能，并切合实际的提高了集团各个部门档案的利用效率。此项同时也得到各部门的一致好评。

3 强化管理促进分子公司档案管理规范化

根据上级集团转发国家档案局《关于对境外企业档案排查工作》通知的安排，本年度我们积极组织对境外全资子公司档案的管理情况进行了专项排查，通过这次排查，集团档案室已接收到境外公司移交的行政、劳资、生产管理、项目、采购、销售、财务账目、质量管控等14个类别文件夹共计53915件档案，并对排查发现的问题给予有效的改进建议。

针对国内各分子公司档案管理的调查中，发现各分子公司的档案主要以各职能部门自行保管，没有独立的档案室库房，管理较为分散，既缺乏规范性也不利于档案的利用，在经过多次问卷调查掌握实际情况的基础上，集团行政部制定实施了《关于全面加强档案管理工作的通知》，主要从档案室的建设和档案整理规范两方面进行监督指导，截至目前已指导各分子公司根据《单位档案室建设要求参考技术规范》完成档案室建设方面的工作。相信通过这种高效、集中、统一的管理模式一定能充分发挥档案管理在企业经营中的支撑作用，更能有效的服务于企业的发展。

档案工作是中国特色社会主义事业的一部分，如今档案工作也进入了一个新时代。要做好新时期的企业档案工作，企业档案工作者应立足服务，强化责任意识，提高自身素质，积极探索新的管理方法，升华管理理念增强企业档案管理的意识，不断进步不断创新；企业应转变过去的管理观念，不再遵循以保密服务为中心，以纸质存档为宗旨；而应该一切从实际出发，从档案管理实现服务大众化、管理信息化以及形式多样化出发。从而为企业的健康可持续发展奉献一份力量。