基层事业单位如何开展好档案收集工作

祝小玲

（延寿县档案馆，黑龙江 哈尔滨 150700）

档案收集工作是积累档案的一种手段，是档案业务工作的起点，是一个单位实现档案集中统一管理的一项具体措施。档案收集的齐全与否，直接影响到档案资源的存储，档案收集工作质量的高低，会直接影响档案的开发与利用工作质量，尤其是直接影响到档案的经济效益和社会效益，必须引起基层单位的足够重视。

1 加强档案材料收集整理的重要性分析

1）为开展档案工作奠定基础，在开展教学、行政管理等工作的过程中会产生大量的文件资料，且具有一定的保存价值。通过对档案材料整理的方式对资料进行统一归档，由专人集中整理，做好电子档案、照片、材料的收集、积累、保管、整理立卷与归档工作，并在实际归档的过程中严格按照相关的程序进行操作，完成档案资料的收集与整理，并将分类好的材料进行统一保管。由此可知档案材料收集整理的工作较为突出，是开展档案工作的基础与前期，为此要充分认识到档案材料收集整理的重要性，保证后续档案管理工作的有序进行。

2）提升档案管理工作质量，学院工作较为多样，档案数据来源广泛，如果不对其进行及时整理将会降低档案管理质量。学院兼职档案员应提升自身的责任意识，保证档案材料收集整理的及时性，体现档案材料的完整性，以此为其他工作的开展提供理论依据。在收集整理档案资料的过程中，如果收集整理不及时，当出现支离破碎的资料文件时将不能反映出事业单位运行的具体情况，一定程度上将会阻碍工作的顺利开展。为此，通过加强档案材料收集整理的方式真实还原各项工作，从整体上提升档案材料管理质量。

2 基层事业单位如何开展好档案收集工作

2.1 利用办公自动化系统进行资料收集

在信息化背景下，办公自动化系统已经成为企事业单位运营中不可或缺的组成部分，通过办公自动化系统的应用，能够更好地提升文书档案管理效率，削减档案收集和归档的复杂性。鉴于此，档案管理人员要对办公自动化系统熟练操作和掌握，设置办公自动化系统的账户权限，以便在系统中对上级要求和批示的文件进行查看。文书档案管理人员如果完成相关办理事项，一定要及时向相关部门进行材料收集，不可存在拖后或者延误，以避免文书档案资料信息出现缺失或者不全，影响收集和归档效果。另外，工作人员还应做好文书档案的编研工作，加强编制专题的应用效率，帮助管理人员更好地进行工作开展，促使部门及其相关工作人员明确文书档案收集和归档的重要性，保证文书档案管理工作的有序开展，促进企事业单位的进一步发展。

2.2 要做好档案整理

凡是列入归档的档案，要有完整的移交手续，按照档案归档细则，做好登记、分类、立卷、完善、加工整理，确保档案来源、时间、内容等有历史关联，保管期限划分准确，排列编目系统。做好档案保管工作。档案室建设是档案保管的基础，应配备合格的档案室及档案装具；应有适宜的温湿度控制和调节，同时要有防火、防盗、防尘、防潮、防晒、防虫、防有害生物、防电磁辐射等有效措施。还应提高档案保护意识，配备专业的档案保护人员，采用科学技术手段对档案进行有效的复制、修复，以延长档案寿命。

2.3 丰富档案材料收集整理方式

当前档案材料收集整理方式具有多样性，在此环节中要将常规收集法、过程控制法、零星临时收集法、主动工作投入法等有效地结合在一起。第一，常规收集法。这种方式应用较为普遍，学院在开展工作的过程总会产生档案资料，在对这些档案资料进行归档的过程中要求产生单位对其进行集中整理并汇总，并交由档案管理部门。在制定收集归档方式的过程中可以设置兼职档案员，并分别安置在不同的部门，对归档的范围以及程序进行规范。第二，过程控制法。主要是对文件材料的质量进行控制，包括书写材料、电子材料以及印刷材料执行进行全面的检查，并在归档的过程中及时纠正存在偏差的问题，以此保证档案材料归档的准确性。第三，零星临时收集法。主要针对的是在档案材料收集整理过程中存在遗漏的情况，如对校庆等活动所产生的资料文件进行收集，或者是对突发性活动资料文件的收集。第四，主动工作投入法。主要是指学校的档案部门积极发挥自身的优势，主动开展不同形式的服务，为教学科研、行政等工作的开展提供便利，以此保证档案材料收集整理的有效性，提升收集整理效果。

2.4 及时更新档案收集工作观念

构建信息系统，提升收集管理效率。办公室档案收集整理的复杂性和严谨性一直以来都特别受关注，而满足日常档案管理要求的重要做法就是引入先进的技术手段，运用档案管理信息系统收集整理各方面的档案信息，加大对信息的安全和完整性保护力度。办公室构建档案管理信息系统的过程中，需要着重做好以下几项工作：一是对档案信息管理系统建设的硬件和软件进行优化建设，为系统的开发和运转奠定基础。办公室先要对以往的硬件设备进行更新换代，淘汰掉与档案信息化管理要求不相符的设施设备，同时还需要引入新的硬件设备与设施，确保硬件系统的有效运转，保证档案管理信息系统的建设。在软件系统的开发工作当中，需要充分考虑办公室档案收集整理的职能与单位发展的要求，保证软件开发与工作要求一致，并做好软件系统的定时更新与优化。在这一环节要重点做好安全建设，开发防火墙、安全保密等技术，维护系统运转，防止信息泄露。二是对档案工作人员进行信息化素养培训，指导档案工作人员积极学习有关的信息知识和技术手段，掌握文件分类、查找等操作方法，同时建立起良好的责任意识，维护系统的稳定运转规范，完成各项操作。为适应信息技术发展、档案内容与形式变革和人们信息需求变化的要求，档案工作者应该及时更新档案原有的认识，树立“大档案观”。所谓“大档案观”，即是将一切具有保存价值的文件视为档案。而不论这些文件是否办理完毕，不论这些文件是红头文件还是非红头文件，不论这些文件是纸质的还是电子的，不论这些文件是文字、图表的还是音频、视频的。将这些归档材料收集齐全完整，并经系统整理形成档案，能科学地、系统地为单位各项工作服务。

3 结语

档案收集工作的开展对于各单位来说有着重要的作用，事业单位档案收集工作中涉及复杂的档案资源，为了保证档案收集工作的效果，应对档案收集工作进行全面的改善，提升档案收集管理水平。可在档案工作中建立完善的档案管理制度，采用信息化技术进行档案收集，加强对档案收集质量的控制，全面开展档案的安全管理工作，提升档案人员的技术能力，使档案收集工作满足实际的需求。