整体视野下高校档案管理工作的问题与对策

张文华

（山东开放大学，山东 济南 250101）

随着高校档案不断的发展，其规模也得到了进一步增强。高校档案，能够把学校各时段的进程有效呈现出来，从而在高校各项工作的顺利展开中发挥出显著作用。可是在高校档案管理中，存在着众多问题，这给档案管理工作的顺利展开造成了一定程度的影响。因此，就需要制定出切实可行的对策，从而推进高校档案管理工作顺利的展开，保证档案管理的精准性，发挥出档案管理工作在高校管理工作中的最大作用，在整体上促进高校健康稳步发展。

1 用整体的眼光把握高校档案工作

第一，拥有战略性的眼光是整体把握高校档案管理工作的重要前提。战略的眼光就是指档案工作者站在长远的角度去思考，不但需要做好目前的工作，还需要做好长远的规划。具备战略眼光有益于在档案管理工作中明确方向，找到规律。在高校改革中，档案管理工作发挥着突出贡献，因此需要对其加以重视。从而在整体上做好档案管理工作。第二，拥有系统的眼光是从整体上把握高校档案工作重点内容。系统的眼光就是指高校档案工作者必须站在全局的角度作出思考，为高校改革以及发展贡献力量，需要档案工作者将工作全方位的落实。

2 高校档案管理工作的问题

1）缺乏责任意识。因为社会无法认识档案的重要性，因此导致高校不能够对档案管理工作做到正确认识，更有甚者认为档案管理工作就仅仅是管理，主要工作是不发生档案丢失以及不泄露机密，可以查阅就足够了。在工作的过程中，没有对相关知识进行系统的学习，造成业务能力无法提高。所以，缺乏对档案管理工作的重要认识，且对工作缺少责任感[1]。

2）缺乏对档案管理的重视。没有责任感就会造成无法对档案管理工作重视起来，觉得档案工作就是看管，不使其丢失就可以了，不需要做太多的工作，缺乏宣传力度，无法认识到档案工作的重要作用，更缺乏档案管理工作的长效机制。

3）档案管理工作不规范。第一，档案无法按照标准实现统一归档管理，档案收集不齐全，在管理上毫无秩序。第二，在档案采集管理中没有做好分类，如此不但难以管理，更不便于查阅和使用。

4）档案管理人员素质低下。因为某些因素，高校档案管理人员并不是稳定的，人员具有很大的流动性，从而导致其缺乏责任感和事业心，更缺乏娴熟的业务能力，在工作上缺乏付出，同事彼此间沟通不足，这些因素都对高校档案管理工作造成一定影响。

3 加强高校档案管理工作的对策

1）健全机制，完善档案管理整个工作体系。第一，健全领导责任制。高校领导需要将档案管理工作重视起来，可将其列入高校的整体规划中。第二，健全各项规章制度。尊重国家相关法律法规和高校档案工作的要求，根据高校的实际情况，制定相关管理机制。第三，重视档案管理。将档案管理工作列入质量考核标准，并归入高校质量考核相关体系中，使其列入各部门的工作计划中。对于各部门工作，兼职档案人员要切实做好档案收集和整理工作。

2）认真组织学习，提升档案业务能力。高校档案员需要经常对兼职档案人员组织学习，主要学习内容为档案管理方法以及整理归档文件标准，从而加强工作人员的素质水平，增强其对档案工作的重要认识。可以结合工作过程中出现的不同问题来规范兼职档案管理人员，从而让兼职档案管理人员通过工作和学习提升自身的业务能力，对归档方式和档案立卷能够娴熟的掌握，进而使档案管理工作更加合理和规范。

3）抓住重点，细致收集各种资料。对高校整个教学过程中的各种文件资料进行全面收集，是档案工作的重要内容。这就需要各兼职档案人员对其工作给予高度重视，进而完成文件材料的收集和整理工作。对待工作仔细认真，不畏惧工作繁琐，全面了解各项活动，完成对所有材料的收集工作，例如照片、纸质等各种形式的资料，将正式的和非正式的文件材料都进行收集，尤其是各种活动、工作调研、检查等资料，还需要收集各部门领导的材料，确保档案管理工作在收集上的真实性和完整性，避免遗漏。

4）强化档案管理的现代化和信息化建设

若想提升档案利于的科学性，就需要凸显资源库的作用，从而必须加强重视现代化建设，科学运用科技整合档案，从而提升档案的完整性和安全性，并增加其存档期限。有效运用网络科技，能够在很大程度上提升档案信息处理水平，部门彼此间需要高度配合，从而让工作得以有效展开，使档案信息能够得到有效传输，从而增强档案信息的时效性。高校在开发档案目录数据库的过程中，必须有效落实馆藏开放档案的全文扫描工作。在扫描阶段，倘若档案发生老化以及破损情况，要将其及时发布到档案馆网站中，从而给网上全文检索带来更大的便捷。高校根据全校性标准，建立具有统一性的数据平台，要使档案管理系统和各部门管理系统实现兼容性。对于此，能够更好地达到高校档案信息资源共享，还能够保证电子档案实现同步归档[2]。

5）提升档案管理人员的素质水平。在档案管理中，高校档案管理人员需要具备较高的素质。其一，档案管理人员必须拥有极强的责任感，对于在职时间较长的人员，其有着极为丰富的工作经验，在档案工作中也存在着极高的责任心，达到档案管理工作的标准。其二，因为档案管理工作涵盖的内容极为广泛，具有较高的专业性，因此在上岗前，必须强化专业培训，促进人员具备极高的专业能力和技能。其三，针对档案管理人员流动性大此种情况，老员工就需要体现其重要作用，从而让新员工尽快的投入工作，让档案管理工作得以顺利展开。

6）提高服务功能。档案能够记录大多数职工的工作情况，从而将学习发展状态得以呈现。在档案资源储存展开中，档案管理人员要让档案信息发挥出最大作用，从而实现学校改革，并清晰学校日后的发展趋势。学校领导利用档案信息，就能够找到决策的凭证，从而推进学校的各项工作有序展开。在信息时代的背景下，学校要全面落实现代信息技术的应用，从而推动教学工作更加有效的展开。档案管理人员要有效运用多媒体技术，针对教学研究类的档案信息进行进一步开发。通过有效运用信息手段，将信息加以利用，让档案信息实现更广泛的共享，为应用档案信息的人员带来更大的便捷，从而实现档案信息资源共享。针对校园中部分文件，就需要将其管理好，给师生查询信息带来更大方便，发挥出其服务功能最大的作用[3]。

4 结束语

综上所述，在高校档案管理工作的展开中，应该及时发现其中存在的问题，并积极采取行之有效的对策，如要对档案管理工作加以重视，并有效提高档案的信息化建设，实现信息化最大的应用价值，并对档案内容进一步完善，保证档案信息的准确性和全面性。对于此，在全方位展开高校档案管理工作后，推进高校各项管理工作的顺利进行。高校档案管理工作对高校的发展发挥着重要作用，让高校档案工作实现科学化，使其应用价值得到更大程度的提升，因此，必须采取整体把控的思维方式。从整体把握高校档案工作，对档案管理工作中遇到的问题给予高度重视，从而在整体上开拓档案工作的新路径。