新形势下电子档案管理存在的问题及对策

宋荔儿

（国投湄洲湾港口有限公司，福建 莆田 351153）

档案管理对于企业的发展有着极其重要的影响，随着社会发展，人们对于管理工作的关注日益密切，档案管理作为各中小企业管理工作中极其重要的一部分，关系到整个企业的发展，并且随着社会信息化发展程度的不断推进，档案管理工作的性质以及工作方式都发生了显著变化，电子档案也逐渐应用于各企事业单位的管理之中，实现电子档案信息化管理不但能够显著提升档案管理水平，还能够提高档案管理人员的工作效率与工作质量，为实现持续发展的目标提供有效 保障。

1 当前电子档案管理工作中存在的问题

1.1 电子档案制度化管理目标没有实现

随着社会的发展以及信息化水平的提升，以电子信息化技术为支撑的档案管理已经融入到各个领域之中，能够显著提升档案管理工作的效率以及工作质量。就当前电子档案管理工作而言，工作内容比较繁琐，并且对于工作质量的要求非常高，所以对于相关管理人员的要求也就比较严苛，即使长时间进行重复性工作，也无法完全避免任何错误的出现。除此之外，因为单位领导缺乏远见，即使档案管理模式发生改变，也依旧遵循传统的档案管理模式进行工作，不愿意并且没有能力对档案管理模式进行创新改革，导致一些规范、先进的管理模式没有被引入，电子档案管理工作的效率以及质量也就迟迟无法提升，制约企业的发展。

1.2 电子档案管理队伍综合素质较低

档案管理人员直接参与到电子档案管理工作之中，群体的素质将会对电子档案管理的质量与效率造成直接的影响，从当前整体发展形势而言，目前我国从事档案管理工作的人员素质普遍偏低，且这一群体年龄普遍偏大，对于新事物、新理念的接受程度比较差，工作效率比较低，甚至只能够进行普通的纸质档案管理，无法为新形势下电子档案的管理提供更多的帮助，导致电子档案管理的效果无法得到全面发挥，并且还会对电子档案管理造成一定的阻碍。除此之外，由于档案管理的工作节奏比较慢，长期以来大部分管理人员容易形成不好的工作习惯，不会主动发现问题、解决问题，而是等到问题堆积过多时才会选择解决或是上报，这种对待日常工作不主动热情的工作态度是导致电子档案管理工作效率始终无法得到明显提升的关键原因。

1.3 电子档案处理速度慢，信息化程度低

档案管理工作量比较大，并且在处理档案时需要保持极高的注意力，即使是电子档案管理的难度也是比较大的，尤其是随着工作节奏的加快，档案的产出速度也在不断地提升，这也在一定程度上增大了档案管理工作的难度。传统纸质文档不易搜索、保存，当需要调取信息时，往往需要花费大量的时间、人力搜索，虽然电子档案能够节省这一部分时间，但是档案的收集、录入过程也需要花费大量的人力，并且由于目前电子档案的应用范围还不够广泛，大多数企业在电子档案的应用方面还处于摸索阶段，部门之间无法实现档案资源的互联互通，档案信息无法共享，导致档案的价值无法完全发挥，这也是电子档案管理的一个重要因素。

2 新形势下加强电子档案管理工作对策

2.1 建立健全电子档案管理制度

将数字信息化技术融入到档案管理工作之中，加强员工对于档案管理工作的重视程度，充分贯彻落实信息化管理理念。根据当前企业对于下一阶段的发展规划，制订一套与企业当前发展相一致的档案管理方案，深化企业改革。就目前档案管理工作中出现的一系列问题，进行科学、系统、全面的分析，在人事档案调取、查阅的时候，需要严格按照相关制度进行。建立健全档案管理制度，能够有效减少电子档案数据遗漏、丢失等问题的出现概率，确保相关档案的准确性。除此之外，单位需要每隔一段时间就对电子档案管理网络系统进行安全维护，避免出现由于病毒植入或是被黑客恶意袭击导致文档丢失的情况，尤其是对于安全性要求比较高的电子档案文件可以通过设置多层加密或是刻制成加密光盘的方式对其进行保密处理，确保电子档案的完整性与安全性。

2.2 加强电子档案管理队伍建设

档案管理工作具有极高的机密性，并且工作内容比较乏味，长期以往工作人员将会丧失耐心，因此在选择档案管理人员时，首要标准就是要具有强烈的责任心，能够坚守岗位。随着电子档案应用的越来越广泛，为了确保各项资料的私密性以及准确性，需要对档案管理人员队伍进行优化调整，提高整个管理队伍的人员素质，虽然现在已经有大部分企业都引入了电子档案，但由于管理队伍的素质参差不齐，无法熟练掌握计算机技术，导致电子档案的效果无法得到全面发挥，所以档案管理队伍更需要引入计算机方面的人才，并且定期组织进行培训，提升档案管理队伍的整体计算机水平，从而使电子档案管理的工作效率得到进一步提升。

2.3 建立网络档案管理

在档案数字信息化的管理过程中一定要尤其重要网络人格化档案管理工作的创建，借助网络计算机实现计算机管理网络的实施和建立，对局域网进行合理引用，并将各个部门作为主要依据，展开相关的整理工作，从而推动企业整体的发展。随着社会科技信息的进步，企业想要得到发展，不被时代淘汰，就要紧随时代潮流，与时代接轨，借助信息技术实现电子档案优化管理，提升档案的使用率。网络信息档案管理工作的建立和开展，不但可以更好地促进企业电子档案管理工作效率与工作质量的提升，还能够借助其与时俱进的时代气息，更好地满足当前新形势下对电子档案管理工作的要求。

3 结束语

总而言之，全面推动电子档案管理在企业档案管理中的应用，实现档案价值的充分利用，实现档案管理规范化、制度化，不仅能够有效解决传统档案管理弊端，还能够确保电子档案管理的准确性，减少不必要的时间，从而能够有效提升档案管理的工作效率以及工作质量，并且还能够借助电子档案优化企业人力资源配置，实现档案价值的充分利用，最终提升企业的社会竞争力。