数字化档案管理工作的实践

王 卉

（佳木斯大学附属第一医院，黑龙江 佳木斯 154003）

当前的档案管理工作已经逐渐朝着信息化的发展在不断发展，但是如何高效的运用现代化技术，对于档案进行有效的管理，使数字化档案管理工作现阶段需要着重考虑的问题。通过对于数字化档案的建设，能够不断的促进档案管理工作更加高效的开展，对于档案管理更加便利，确保企业的档案能够在企业中发挥出作用。因此，本文针对于数字化档案管理工作的实践展开探讨。

1 数字化档案管理的内涵

数字档案管理工作是随着社会发展而出现的必然现象，也是档案管理工作信息化建设的发展成果。在实际的数字化档案管理工作中，能够对于一些图像，文字，语音，视频等一些具有更高价值意义的档案内容进行储存和保管。其次，当前的信息技术高速发展，产生了许多的数字档案信息，为了能够促进这些档案的妥善保管，并且能够随意的调取使用，就需要开展数字化档案管理的工作模式，在这种工作模式下，通过网络就可以对档案进行传播，使其能够发挥出自身作用。因此，在档案管理工作中不断地推进数字化档案管理工作的模式是对于档案管理工作实际价值的提升，也是能够促进企业综合实力提升的一种方式。在实际的内涵分析上，有以下三点：

1）数字档案管理的优点。数字文件管理工作相比较传统的档案管理工作来说，更加便捷，能够节约纸张，更加易于保管，还能够节约空间。而且，通过数字化档案工作的方式，能够更加便捷的对于数据内容进行查询，还可以使数据内容归档更为便利，提升实际的档案管理工作效率。

2）数字档案管理的作用。在数字化档案管理工作上，计算机技术，网络技术以及通信技术和多媒体技术都能够得到充分得来用，并且能够不断的促进档案管理工作的进步与发展。随着数字化档案管理工作的开展，能够推动档案管理工作的开展与改革，并且能够使档案内容有效地进行利用，还能够形成资源共享，从而提升了档案在工作中的作用发挥，提升了档案内容在企业发展中的重要性。

3）数字文件管理的效率。纸质档案在储存之后，由于工作原因经常需要调阅，但是次数多了就容易使档案出现丢失或者损坏的情况，对于档案的管理工作来说，十分不易。并且，纸质档案在管理上不够便利，并且难以共享。但是随着信息化技术的运用，能够对于纸质档案进行备份，通过这样的方式使人们在调阅的时候可以直接通过计算机阅读档案内容，使档案的保管更加便利，还能够提升档案的安全性。

2 企业数字化档案管理实践开展的现状分析

1）硬件设备建设不足。企业想要更好地开展档案数字化管理工作，就需要具有先进的硬件设备。由于各种原因的影响，一些企业当前的硬件设备还较为落后，并且还有一些企业由于经费问题，连数字化档案管理的基础设备—扫描仪都没有，根本无法开展数字化档案管理工作的建设。还有一些企业内部的建设较为落后，在网络设施上，存在着诸多问题，甚至于无法正常使用，都会对于企业数字化档案管理工作产生影响。当前我国企业中存在硬件设备不足问题的企业很多，因此，硬件设备问题是影响数字化档案管理工作发展的重要 原因。

2）档案管理系统与自动化办公系统无法对接。由于企业内部使用的一些软件都是资深专门针对于档案管理工作开发的，所以通过网络技术的运用开展自动化办公的时候，员工大多是使用的企业内部自主研发配备的系统，而这一系统无法与数字化档案管理工作系统进行对接。也就是说，两个软件的使用过程中，缺乏一个合理的规章制度以及使用方式管理，所以，在工作中，也就无法实现两者的对接，从而导致数字化档案管理工作无法在企业中推行。并且，还有一些企业的档案管理系统和自动化办公系统的兼容性比较差，无法完成连接。

3 企业数字化档案管理工作的实践方式分析

1）更新硬件设备。为了能够促进企业档案管理的数字化建设，就需要企业首先投入资金进行硬件设备的更新，使数字化建设具有一个良好的基础。在硬件设备更新的时候，需要首先对于源设备上的内容进行保存，并且要在更换设备后储存在新设备上。其次，在设备更换之后，企业要对于设备进行调试，以确保设备能够正常使用，针对于计算机来说，需要确保计算机的系统安全问题以及稳定性功能良好，避免给数字化档案管理工作造成隐患。最后，除了硬件设备以外，企业还要加强对于硬件设备使用的条件创造。通过安排人员定期对于设备井维护，并且对于档案查阅室进行打扫。

2）培养复合型人才。在当前的数字化背景下，企业需要不断的加强对于复合型人才的培养，使人才能够满足于档案管理工作的要求。首先，企业要对于档案管理人员进行专业知识的培训，使其能够掌握工作中的基本流程，并且能够逐步的适应于数字化档案管理的工作模式。其次，需要任命一些具有计算机技术的人员进行档案管理工作，数字化档案管理工作的根本就是需要档案管理人员具有计算机的操作技术。所以，在上岗前，要对于员工进行培训，确保其能够符合于数字化档案建设的要求，在开展工作。除此之外，企业还可以通过招聘的形式，招收一些复合型人才到企业中参与到档案管理工作中，并且要加强档案管理人员的薪资待遇，吸引更多的人才，并且能够调动工作人员的积极性。

3）做好数字化档案精准管理。数字化档案管理工作相较于传统的纸质管理来说，优势明显，但是需要管理人员加强对于细节的重视，通过细节问题的处理，能够确保档案管理工作更加安全，避免出现损毁，丢失等问题，导致档案管理质量出现问题。并且，企业要逐步完善档案管理制度，对于档案管理工作提出具体的工作要求，并且对于其工作职责范围进行明确。其次，还要设置档案管理员的职位，出现问题时，能够及时地追责，确保损失降低。

4）运用现代化管理手段。现代化管理方式指的是数字虚拟技术，智能技术等等。随着科技的进步，当前现代化技术的运用十分广泛。因此，在档案管理工作中，企业可以通过人脸识别，指纹密码的形式，使文件的安全系统能够提升。并且，该可以建立专门的档案室，对于纸质档案以及一些储存档案的硬盘等进行保存，档案室不允许他人进入，需要查阅内容时，需要档案管理人员进入取出，并做好登记工作。这样的方式能够有效地提升档案管理的安全性，避免由于档案泄露或者损坏给企业带来损失。

4 结语

当前在企业中，经常会出现管理人员对于档案管理工作的重视度不足，从而导致数字化档案管理工作开展不利。因此，在企业内部，需要不断的对于硬件设备进行更新，加强对于复合型人才的培养，做好数字化档案精准管理工作，运用现代化的管理手段，使企业的数字化档案管理工作能够更加高效的开展。最终使数字化档案管理工作能够提升企业档案管理的工作效率，并且提高工作质量，减轻工作人员的工作压力，符合于社会的发展，促进企业更加稳定的成长。