浅谈档案信息化建设趋势和应对方法

徐龙玺

（山东省鄄城县卫生健康局，山东 菏泽 274600）

1 档案管理工作现状分析

1.1 档案管理信息化标准问题

由于新学科的不断涌现使得档案门类划分、人员职能调整难以做到规范化，由此引发的档案文献著录、标准难度大，同时在整理鉴定、提供利用、保护措施等诸多技术问题方面遇到许多不曾遇到的新问题。例如，档案采用信息化手段管理后，对于部分保密资料如何在不失密的前提下，进行保管、利用，需要制定一系列的档案业务规范和标准，这是实现档案管理信息化的基本保证。

1.2 档案数据质量问题

采用计算机检索档案信息，必须有高质量的数据支撑，光有先进的设备和系统，无法避免在检索过程中发生漏检和误检错误。原来纸质档案记录过于简单,后期数据录入时没法进行完善,导致主题分析及标引不准确，标引中常发生漏标或错标现象；同时档案标引语言不规范，以致数据标引中发生用词混乱，影响检索效率，也致使系统在使用中常有数据漏检情况发生。

1.3 档案工作人员业务素质问题

档案管理采用现代化设备管理，档案工作人员业务素质的提高迫在眉睫。它包括档案工作人员的理论水平和实际工作能力,以计算机为代表的现代化设备综合应用能力等。例如，在信息技术融入档案管理当中以后，就需要懂得计算机知识的工作人员，要对计算机档案管理比较熟悉，如果工作人员不具备计算机技术，那档案的管理信息化就没办法顺利地进行。

2 实现档案信息化的应对方法

2.1 创新档案服务手段

1）建立档案馆网页，开展网上利用服务。要建立档案网站、网页，以实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法治化。积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。

2）建立数字化档案馆。由电数字化档案馆管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享，并采取措施保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。

3）确保电子文件的自动上传收集。要改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆(室)的服务器上归档。这样做就可将电子文件自动上传到档案服务器归档。但是电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。明确电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。

4）开展档案管理的在线服务。要依托信息技术支持，变被动为主动，利用网络技术实现虚拟网络下的档案服务。可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆(室)利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流、咨询和服务。

2.2 拓展服务领域

1）明确信息服务的多元化主体。要由主要为企事业单位内的对象服务转化为机关、团体、企业事业单位以及其他组织社会全方位服务。信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切，人们在从事科学研究和生产建设、行政管理活动变得越加复杂，越离不开信息服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书检索资料的综合需求所代替。

2）推动数字资源共享,实现信息资源跨区域建设。信息化时代的档案工作，必须与图书、情报等部门进一步加强联合，共同建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，实现资源共享，使利用用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信息、情报，以更好地满足社会多方面的需要。推进档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用。

3）与时俱进，深层次开发档案信息。通过服务对象反馈,对反馈信息资源开发利用所产生的结果，进行分析研究，提高信息资源开发刊用的科学性、合理性、系统性。

3 实现档案信息化的队伍建设

对于目前档案信息资源丰富，但档案管理方式落后、使用程度低的事实，要提高档案工作者的素质。

3.1 更新档案工作者的工作理念

要对工作人员进行培训。开展档案资源信息化的过程中，基层岗位人员发挥着重要作用，也能最直观的反映出开发利用是否有效。针对传统管理理念中存在的弊端，可以通过技术手段来解决，如果完全否认重新规划，会浪费大量的工作时间。有针对性地进行局部优化处理，既能够减少工作开展所用时间，在落实程度上也会有明显提升，不会造成基层档案人员与管理层之间的矛盾问题。

3.2 引进掌握计算机技术的新人才

新进人员在管理档案的开放性思想和管理高效性思想可以逐步地同化老的档案管理人员的落后思想，时间长了会逐渐实现老中青搭配的合理人才结构。同时，必须加强对在职档案工作人员的观念和技能培训，使他们尽快熟悉现代化技术、技能的运用，壮大适应信息时代要求的档案管理队伍。

档案工作信息化趋势将加速档案管理现代化进程，实现对不同载体档案的一体化管理，有利于档案管理、开发和利用。随着现代计算机技术日新月异的发展，档案工作信息化能为经济社会发展提供越来越重要的服务。