大数据时代创新事业单位档案管理的策略分析

王洪祥

（云南省曲靖市科学技术协会，云南 曲靖 655000）

随着科学技术的不断发展，大数据时代带给人们的不仅仅是便利性，还有激烈的行业竞争和对传统理念的不断变革。档案数字化管理打破了传统的档案管理方式和方法，在如今这个大数据时代，电子档案管理给人们带来了一定的便利，也为档案工作带来了不小的考验和挑战。

1 大数据的概念

大数据这个概念的提出最早是为了对网络上各种数据进行整理分析。其实它不是最近几年才出现的新概念，早在20世纪，大数据就已经应用到各个领域，但由于当时的环境和社会比较落后，导致了不同行业、不同领域对大数据的定义也不尽相同。一般来说，大数据分成三种类型：结构化数据、半结构化数据和非结构化数据。结构化数据指的是能够通过表结构来实现的数据。反之，没有办法通过表结构来进行实现的数据就叫作非结构化数据。而介于结构化数据和非结构化数据两者之间的就是半结构化数据。

2 档案管理问题分析

1）档案信息存在安全隐患。在大数据时代，各种信息技术不断发展，并逐渐被应用到生产与生活的各个方面。信息技术在带给人们诸多便利的同时，也引发了一系列问题，其中最令人关注的问题便是信息安全问题。从当前我国事业单位信息化管理现状不难发现，在档案管理这一环节上，事业单位从事档案管理工作的人员整体信息安全意识有待提高，这势必会影响档案信息的安全性，稍有不慎便容易被不法分子钻空子，导致档案信息被窃取或者数据被泄露等等。另外，还有一些不法分子通过木马或者病毒攻击档案系统，致使事业单位档案管理系统发生瘫痪，造成严重后果。

2）档案管理人员的服务意识不强。近些年来，随着第三产业的发展以及国家大力发展服务行业，从领导层到基层都经过服务相关的培训。事业单位里不管是档案管理内部还是外部，高层还是基层的管理人员，都感受到了档案管理信息化的服务，但是这些依然还是存在着一系列的障碍。

3）档案资源开发力度不够。为了积极顺应时代的发展步伐，事业单位针对档案建立了相应的数据资料库，但是从库内的资源来看，还不够全面，并且管理资料的水平有待提高，特别是在档案资源开发力度方面还有待加强，从而影响了档案价值的发挥。对事业单位而言，档案管理水平的高低直接关系着单位的管理与发展，若不能实现档案的充分开发和利用，会导致不能将档案的作用充分发挥出来，降低了档案管理的水平。因此，要想让档案资源充分地满足社会资源共享这一需求，需要充分利用网络资源与信息技术，实现档案的深入挖掘与开发。

3 档案管理的策略

1）确保档案信息的安全性。在大数据时代，计算机网络成为人们生产和生活中不容或缺的一部分，而档案信息也常常被存档在网络平台或者计算机中。不容置疑，这种存储模式极大地提升了档案管理的效率，但是与此同时，也面临着信息安全的隐患。这主要是因为计算机网络具有开放性这一特征，一个人只要拥有精湛的计算机网络技术，便可能入侵档案信息库，破坏或者窃取档案信息，威胁档案信息的安全。特别是档案库被黑客入侵时，他们可以利用档案信息开展非法交易，严重时可能对人民群众的人身与财产安全造成威胁。所以，在存储与备份档案时，必须重视档案信息的安全性。作为从事档案管理工作的人员，除了要高度重视档案信息的安全外，还应该借助信息技术来保证档案信息的安全，例如：可以安装防护软件、安全密匙等来提升档案信息的安全等级。

2）加强事业单位档案管理人员的专业素质培训。大数据时代，一定要加强事业单位档案管理工作人员的服务意识，强化他们的服务观念。事业单位档案管理，并不是一项可有可无的简单工作，其实它关系到方方面面。档案工作人员应该把档案管理信息化工作当成国家信息化建设的一个非常重要的部分。有些机密档案只能够给个别部门的人员查阅并永久保存，除那些绝对机密的档案文件外，其他的档案可以拓展其服务的领域。要把国家在档案管理信息化上投入的人力、物力、财力发挥到正确的地方，不要造成成本的浪费，使经济效益达到最大化。

3）尝试数据预测工作。在相关关系法基础上进行预测是大数据技术的重要功能之一，在日常生活中，我们以为只要知道了“是什么”就行，但是没有去探寻“为什么”。其实这是不全面的，可能会导致我们逐渐变得一叶障目，不懂得举一反三。相关关系分析可以让我们更好地了解周围的世界，让我们以全新的视角认识环境。所以事业单位的档案管理工作不仅要发挥记录历史、传承文明的功能，还要尽可能对未来进行预测。在之前，事业单位档案管理工作主要为人们的查阅、检索服务，这只是发挥了档案管理的浅层功能。在大数据时代，事业单位档案管理系统中记载了大量的信息资源，单位档案管理部门要发挥大数据技术的力量。建立科学的数据模型，分析海量数据，对其进行相关性分析，将非结构性数据转变为结构性数据，了解档案信息之间的关联性，挖掘信息档案的潜在价值，对未来发展进行预测，并通过微博、微信等传播途径为社会大众推送有价值的信息，以此发挥事业单位档案管理工作的社会功能。

4）加强与其他工作机构的多元化协同合作。一是要重视信息合作。事业单位的档案管理工作部门要充分考虑到档案管理未来的发展前景，重视在档案管理工作领域应用大数据技术。利用大数据的先进创新技术，档案管理工作部门要加强与各单位档案部门间的信息共享，来更好地促使档案资源变得丰富化。二是加强数据技术的合作。档案管理技术在现代化技术的助推下能够得到不断健全完善。作为档案管理的工作部门对智慧档案互联网平台的建立要进行更加深度地考量，可以与部分高校或者科研所建立长期合作关系，将大数据技术的优势充分发挥出来，来为用户打造优质的服务。三是加强工作人员的合作。档案管理工作人员是衡量档案管理工作服务水平的基础因素，其综合素养和工作行为在一定程度上决定着服务质量。随着信息技术逐渐融入到档案管理工作中，这就要求档案管理工作者需掌握一定的大数据技术知识。

4 结束语

综上所述，信息技术的诞生以及飞速发展催生了大数据时代，当前大数据技术已经被广泛地应用在生产、生活中，给人们带来了诸多便利。档案管理作为事业单位日常管理的重要组成部分，传统的档案管理模式已经不能满足时代发展的需求。大数据时代对事业单位的档案管理工作提出了更高的要求，为此事业单位应该结合自身档案管理的现状，积极探寻创新档案管理的途径，从而将档案信息资源的价值充分发挥出来，推动事业发展。