提高电子文件管理工作效率的一些思考

王 瑜

（中国电建集团北京勘测设计研究院有限公司，北京 100024）

电子文件是在数字设备或环境中生成的，并以数码形式存储，可以依靠计算机等数字设备读取和处理，也可以通过电信网络传输的电子档案。在推进电子文件管理工作中，企业可以从建立管理制度、培养专业人员、明确电子文件范围和选择合适的电子文件存储形式等方面来优化电子文件管理工作。本文结合管理电子文档的实际过程中遇到的常见问题，提出看法，探讨优化电子文件管理的一些可能性。

1 电子文件

电子文件，也称数字文件，是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。电子文件与其他类型的区别在于记录方式和载体形式的不同，两者在支撑业务活动和传承社会记忆方面的功能则是一样的。电子具有真实性、完整性、有效性，管理电子文件也具有一定的标准化管理程序。电子文件的特点在于拓宽了传统纸质档案不具备的使用维度和广度，可以在任何时间、任何地点、任何地点提供使用。

电子文件需要依赖计算机软件或者移动设备上的APP才能管理和使用。电子文件管理系统为电子文件的管理提供了方便，文件可及时上传，随时取用。电子文件管理系统的可操作性为用户提供了更多地使用方法，除了阅读和打印等传统的使用文件的方法外，还可以根据企业需要设置各种多样化功能。电子文件特点是可以数字传播，将传统的档案进行处理后传输到特定的电子文件管理系统上，人们可以在任何时间、任何地点在管理系统上上传信息，也可以用笔记本电脑或移动设备下载几千公里外电子文件管理系统服务器上的电子文件。

2 存在的问题

2.1 管理方法仍需摸索

国家档案局早在2009年就已出台相应标准，《DA/T46-2009文书类电子文件元数据方案》和《DA/T47-2009板式电子文件长期保存格式需求》等标准，对电子文件的元数据、电子文件长期保存格式等方面进行了约定。但是在管理电子文件的过程中，仍存在诸多问题，比如软件版本兼容性的问题：档案数字化时，老化的纸质档案文件字迹模糊、纸张老化发黄，纸张上有污渍的问题，电子文件还会出现文件中有病毒和电脑故障问题。 虽然以上问题都有相应规范标准可以帮助解决问题，但是处理这些问题需要花费的大量的人工成本和时间成本，在一定程度上影响到档案工作人员的工作效率。那么如何配备有效的电子文件批处理的管理方法就是目前需要解决的最大的问题。

2.2 专业人员的稀缺

虽然老一辈档案人硕果颇丰，每年也有大量的档案相关专业人才毕业涌向市场，但是面对当今世界的高速发展，每年档案形成数量的不断增长，电子文件的数量也是成几何倍增长的。面对如此庞大的工作量，目前人员的配备是远远不够的。而且在企业中，移交文件到档案室的工作人员可能不了解档案相关知识，需要培训才能胜任此项工作，并且这部分工作人员往往不是档案专职人员，一旦这些人员出现工作调动，换上新人后又需要重新培训。

2.3 信息安全存在问题

电子文件因其可以在互联网中飞速传播的特征给档案管理工作带来方便，但是也带来了电脑病毒、信息泄露等安全隐患。首先维护数据有一定困难，一旦管理系统崩溃或维护时，就可能出现电子文件数据丢失，或一时无法提供使用的麻烦。其次电子文件再归档前，档案人员难以确认电子文件是无毒的，在电子文件提供利用时，档案人员也很难控制电子文件的流向。

3 解决措施

3.1 标准化的管理

电子文件的管理是一项非常复杂的业务，建立严谨的管理制度体系才能对电子文件进行科学有效的管理。另外软硬件的配备也同样重要，只有标准和软硬件同时配备，才能实现电子文件的高效批量处理，节约处理电子文件的时间成本，提高档案人员的工作效率，实现标准化管理，提高办公质量。我认为上述两点大部门企业已经具备了，但是工作及软件的使用流程仍然需要档案工作人员不断摸索优化。国家档案局行业标准《DA/T77-2919纸质档案数字复制光学字符识别（OCR）工作规范》中提到“应对识别的文本进行自动语义识别和矫正通过词汇库和语义库对识别后文本中的字符、词汇、语句自动进行逐层分析更正。词汇库和语义库应具备更新和自动学习功能”档案人员应该尝试训练软件完成机器学习。

3.2 加强档案工作人员培训

规范一套切实可行的档案及相关人员工作制度，时刻跟进本企业业务情况，根据企业情况实时的做出调整，同时让档案人员对本企业业务有所了解，让其他部门的人员也了解本企业档案工作的相关规定，尽可能简化业务人员归档电子文件时的流程，并且加强企业内部档案相关工作规范的培训，才能做好档案工作的传承，达到良好电子文件管理效果。

3.3 做好信息安全的把控

完善电子文件信息安全技术保障措施是首要任务。我认为首先应该对电子文件做好加密处理，对文件进行分级权限管理，不同权限的用户所能使用的文件级别也不同。通过电子文件加密和解密操作可以使用户外的人很难接触到文件内容。同时规定电子文件的使用时间，让电子文件只有在规定时间内可读，才可以有效地保护电子文件信息安全。

4 结束语

加强电子档案接收和电子档案管理，可以降低企业的运营成本，保护企业的信息资产。形成电子文件时，应当用严格的管理制度和措施来保证其真实性、完整性和有效性。在电子文件形成过程中，应进行管理、检测，确保管理流程的连续性。同时发展可实现的管理制度，规范责任，明确责任，才能优化企业的电子文件管理，帮助档案人员提高工作效率。