提升事业单位档案管理信息化建设方法

杨 扬

（迁安市档案馆，河北 唐山 064400）

随着现代科技的不断发展，我国各机关单位档案信息化建设的进程也在不断加快，在事业单位档案管理过程中，传统的方式已经不能满足档案管理的要求，在此情况下，快速发展创新档案管理信息化建设成为一项重要工作。本文以档案信息化建设的发展要点进行了探讨，以提高事业单位档案管理的工作效率。

1 事业单位档案管理中出现的问题

1.1 亟需专业人才

进行文件整理、档案管理，最重要的是选择专业优秀的工作人员，但就目前而言，许多事业单位中的档案管理人员并不具备这样的工作能力和专业素质，许多工作人员没有进行过专业培训，且文件管理工作人员的年纪都相对偏大，信息化建设意识薄弱。这样的工作团队不具备专业水平、知识框架，无法达到现代化档案管理信息化建设的要求水准，有些员工对自己的工作没有正确的认知，因此，在工作中缺乏积极性与活跃度，对文件管理工作只是走形式。更存在由于工作人员不具备专业知识，导致无法准确快速地找出工作中存在的问题，导致档案管理工作的效率无法提高。

1.2 档案管理制度落后

就目前而言，在档案管理信息化建设的过程中，相关单位对档案管理改革的研究较少，导致在实际工作中没有专业的制度管理。由于我国的改革发展不断深入化，在经济发展与事业建设的过程中还存在需要未被解决的问题，不确定性较大，对于这种情况，建设档案管理信息化能为相关单位快速准确的提供有用信息，能帮助其解决难题。目前我国在人才教育培养方面改变了传统思路，为满足社会发展需求，人才培养的专业性、统一性、多元化等成为当下的主流方向。但由于事业单位档案管理工作还未建立专业、满足现代化发展的管理制度，无法满足社会经济发展。相关部门在档案管理信息化建设工作上存在认知偏差，没有利用好先进的技术设备，因此无法保证档案管理的工作效率。

1.3 文件管理工作中缺乏统一标准

对各机关单位而言，文件整理是一项非常重要的工作，但是在档案管理信息化建设过程中，由于各部门之间缺少交流沟通，没有和其他部门进行系统兼容，使得档案管理系统无法实现各文件资料的检索。此外，由于现在事业单位的文件管理工作内容越来越多且繁杂，工作流程也越来越复杂，若文件管理工作没有统一规范的工作标准，很难实现各部门间的资源共享，且无法满足文档整理后的使用效率。

2 事业单位进行档案管理信息化建设的重要性

随着现代科技的改革创新，网络技术越来越发达，在档案管理工作上也投入了越来越多的计算机技术，可以节省大量的人力和时间，大幅度提高档案管理的工作效率，使用先进的信息技术，在工作效率、优化水平上都显著高于传统的档案管理方式。

保管纸质文档不仅需要在温度、湿度上进行合理控制，耗费大量资金，且纸质文档修复难度大，耗费大量时间，通过信息化科技手段将纸质文档转变为电子文档进行保管，全部储存于计算机中，不仅能节约大量空间，同时还便于检索查阅，避免环境对纸质造成破坏，同时还能进行随时备份。

通过传统的纸张归档，要对数据进行整理、归纳、计算等多项工作，最后还要进行分析统计，这样不仅工作量大、精度低，还容易出现错误。而通过计算机进行电子数据归档，利用软件进行计算归档，能节省大量时间，提高工作效率，同时还能保证准确度。传统的档案管理方式过程繁琐，而利用现代软件，可以很快查询到所需内容，十分方便。

3 提升事业单位档案管理信息化建设方法

3.1 组织档案管理专业培训

在当下，我国各机关单位仍然采用人工管理的方式对档案进行归纳整理，这种方式很难提高档案管理的专业水平和工作效率，因此，采用信息化先进技术，提高档案管理工作人员的创新力，将档案管理信息化建设逐步完善。为了尽早实现档案管理信息化，应该定期对工作人员进行专业培训，提高他们的专业水平和综合素质。现阶段，许多工作人员都不具备档案管理的相关专业知识，同时没有自主学习的意识，对计算机软件的掌握也不够熟练，使得档案管理信息化建设进程很慢，主要提高工作人员的专业素养，对他们进行专业培训，才能提高档案管理的工作效率，尽早实现档案管理信息化。

3.2 制定档案管理制度

通过制定一份专业完善的档案管理制度，才能对档案管理进行统一标准。随着现代科技的快速发展，传统的工作形式也在不断改变，因此需要不断优化档案管理人员的工作意识，让他们意识到档案管理信息化建设的重要性，以及在工作中使用先进计算机软件的必要性，单位制定一套完整科学的档案管理制度，将这项工作统一化，以提高档案管理工作的效率。

4 总结

随着现代化信息建设的快速发展，我国各机关也逐步朝档案管理信息化建设的方向发展，在此过程中会不断出现新问题、新困难，需要工作人员不断研究解决，进一步提高档案管理的工作效率，加快完成档案管理信息化建设的目标，只有这样才能有效提高生产效率，节省人力资源与物力资源的浪费。