基于数字化背景下的人事档案管理探析

傅鸿飞

（鄂东医疗集团黄石市妇幼保健院，湖北 黄石 435000）

人事档案管理工作在新形势下开始进行有针对性的创新，将信息技术与各操作环节做到切实有效的结合，将数字化技术贯穿于档案管理的全过程，使以往的工作量减少，也在相应程度上提升了管理的整体效率，迎合新时期下的管理需求，继而紧跟时代进步需求。因惊喜中伴有挑战，故人事档案管理在前行中遇到不同程度的困难，需结合实际情况进行管理的优化，使各环节呈现出现代化，将以往遗留的问题做到逐一的解决，使人事档案管理能够持续前行。

1 数字化背景下人事档案管理走入的困境

首先，在互联网+时代下，各类信息在保存过程中易受到不同程度的威胁，而数字化的引入可以将原有纸质文档转换为数据，能够将共享与翻阅时的磨损做到极大程度地避免，更能解决遗失的问题。但档案的存储也易受到病毒、黑客的攻击，形成安全问题，故人事档案的管理遇到安全方面的挑战。

其次，档案的管理应有着统一化的规定，特别是对同类档案的管理应实现操作的规范。在对档案进行数字化转型时，应设计相应的操作标准，让档案的录入、归档等环节更为标准。但各操作人员的水平暴露出差异性，技术协调性也不足，故在管理时易缺失标准化。

最后，数字化的管理需要键盘录入、识别扫描和安全管理等，各环节的技术都应根据管理需求进行有针对性的更新。在实际操作中，因数据库体系还未健全，在进行人事信息查阅时暴露出诸多问题，故应对硬、软件做到同步更新，满足数字化转型的需求。

2 数字化背景下人事档案管理的完善措施

2.1 建立健全人事档案数据库

在现阶段的人事档案管理中，由于传统管理模式存在的缺陷，既影响了人事档案管理各项工作的顺利进行，还限制了人事档案价值的发挥，所以必须对人事档案管理进行创新改进。基于数字化时代的到来，数字化技术的应用为人事档案管理模式的创新提供了全新的途径与手段，所以档案管理部门就要善于利用数字化技术来落实各项人事档案管理工作。因此，在人事档案管理模式优化改进的过程中，就要利用数字化技术建立起信息数据库，为人事档案数据的录入与存储提供有效的载体。通过数据库既可以对人事档案信息进行安全的存储，还能够确保人事档案信息的完整性。对于人事档案数据库的建设，一是可以借助数字化技术建立标准化的人事档案信息数据库，通过人员的身份证便可以对人事档案信息进行检索；二是利用数据库的前台与后台操作系统，改进档案信息的整理与检索技术，确保人事档案数据录入与整理的效率和准确性；三是引入信息技术，为人事档案数据的录入、查阅、备份等提供可靠的技术保障。

2.2 完善数字化档案管理体系

基于科技的更新换代，为人事档案管理提供了技术支撑，现阶段人事档案管理中对于数字化技术的运用在逐渐地加深，尤其是在利用信息技术的基础上对整个人事档案管理流程实现了优化，可以说推动了人事档案管理工作实现了根本性的转变。首先，建立完善的管理制度，对于人事调度、奖惩机制等方面制度的建设可以为人事档案管理各环节工作的开展提供可靠的依据，同时还能够通过现代化的技术手段来实现对人事档案管理工作的优化改进。其次，引进先进的管理手段，通过数字化的管理方式来优化人事档案管理模式，比如在监督管理方面利用数字化手段对数据库加强防护措施，以此来保证人事档案数据的安全性和保密性。这样既可以实现人事档案管理模式的革新，还能够强化各部门之间的联系，提升人事档案管理工作的高效进行。最后，培养从业人员的合规意识，这样在人事档案管理工作开展的过程中，从业人员才能够严格地按照相关的法律法规来进行管理工作，以此来有效地避免人事档案管理工作存在纰漏。

2.3 提升人事档案数字化水平

对于人事档案管理工作进行信息化挂办理，既可以提升管理工作的效率与质量，还能够积累更多的人事档案管理经验，对各个管理环节进行优化。首先，在人事档案管理工作开展的初期，对于管理工作目标的设置可以确定难度较低的阶段性工作目标，并选择相应的技术与设备来辅助人事档案管理工作的开展。同时从业人员需要依据管理实践总结相应的管理经验，以此来实现管理程序的优化改进。其次，做好从业人员的审查工作，确保所选择的从业人员具备较高的政治意识、较强的专业技术水平，并熟悉信息技术，这样才能够有效地提升人事档案管理的数字化水平。

2.4 实现智能化快速分类管理

因档案的存储多是文本或多媒体这两种形式，故在对既定信息进行相应处理时，可以借助AI技术做到完成。正常来讲，文本的处理能够在数字化技术的支持下做到快速整合，将文本中的关键词做好精准提取，自动进行人事档案的归类，将新旧信息同时完成保存并与所需标准做到极大程度契合。除此之外，从业人员可依托图片、文字和视频等先进的识别技术来进行信息的分类，将检索的效率做到极大程度提升。值得一提的是，数字化的融入，可以使信息的筛选、分类及检索的操作实现智能化，例如，借助普通话处理、模式分辨等，满足分类的多样化需求，实现个性化的管理。

3 结束语

总而言之，基于技术的更新换代，人们进入了数字化时代，这为各行各业的发展都带来了极大的转变。其中人事档案管理也受到了数字化技术的影响，在管理模式上发生了转变。所以，若想有效地提升人事档案管理的数字化水平，则需要管理人员不断地学习先进的信息技术与管理手段，建立起信息化档案管理平台，在保证信息档案安全性的基础上，还能够使得人事档案发挥出更大的价值和作用，这对于人力资源的合理配置有着积极的作用。