基于大数据的企业档案信息化建设策略

韩玲玲

（大庆油田有限责任公司第五采油厂信息中心档案室，黑龙江 大庆 163000）

现代企业在发展中面临着激烈的竞争，信息资源能够为企业发展提供重要的信息保障。因此，企业在档案管理工作中也越来越重视信息技术的应用，以此来提升档案信息化水平，并应用大数据技术实现对档案信息价值的深入挖掘，从而实现企业现有资源利用的最大化，为企业经营决策提供可靠的依据。百且档案信息化水平的提升，还有利于降低档案管理人员劳动强度，提高档案管理效率和质量，为档案信息资源的深入开发和利用打下坚实的基础。

1 大数据下档案信息化建设的重要性

档案作为信息的记录载体，针对档案信息进行收集、保存和管理，为档案利用打下良好的基础。但由于纸质档案的收集和管理工作十分繁琐，档案管理人员工作量较大，而且在实际工作中档案信息还易发生损坏甚至丢失的问题，从而对档案信息的使用带来较大的影响。基于这种情况下，档案信息化已成为当前档案工作中较为重要的一项内容，档案信息建设也与时代发展需求相符合。而且大数据的广泛应用，其对数据处理和信息发展带来了较大的影响，同时也对档案管理工作带来了较大的冲击。因此当前企业发展过程中对档案信息化建设较为关注，并加大了投入力度，从而使自身档案信息化建设工作有序推进，档案管理人员工作效率更高，档案信息管理和查询更具便捷性，档案利用者可以通过多种渠道来实现对档案信息的有效利用，而且不受时间和空间的制约，使档案信息的价值能够更好地发挥 出来。

2 推进企业档案信息化建设的优化策略

2.1 提高对档案信息化建设的重视度

档案信息化建设是当前档案工作开展中较为重要的一项内容，因此企业领导者和档案管理人员需要对档案信息化建设工作的重要性有一个深入地认识，并能够加快转变自身的思想观念，积极创新档案管理模式。而且在实际工作中，需要通过多种途径和渠道来加大宣传，强化企业职工档案信息化意识，并能够在实际工作中积极配合，在企业内部营造良好的氛围，为档案信息化建设工作的有序推进打下良好的基础。

2.2 重视基础设施建设工作的开展

档案信息化不仅需要完善的硬件设备，同时也离不开先进的软件设施，这是档案信息化建设工作开展的前提和基础。大部分企业在实际工作中普遍存在基础设施不足的问题，从而制约了档案信息化建设的进程。针对于这种情况，企业需要加大资金投入，加强硬件设施和软件设施的建设，为档案管理工作的有序开展提供良好的基础。特别是在信息化时代背景下，企业档案管理工作过程中还要积极建立档案信息数据库，提高档案信息的存储和管理效率，并通过构建档案信息管理和服务平台，实现档案信息的深度开发利用，全面提升档案信息查询效率和共享的步伐。而且还要借助于大数据技术加快整合现有档案资源，对企业档案信息结构进行有效调整，进一步丰富企业档案信息，从而为企业发展提供优质的信息资源支持。

2.3 完善档案管理模式

在大数据环境下，企业档案信息建设过程中，需要与自身的实际情况相结合，积极对档案管理模式进行完善，以此来构建与企业发展需求相适应的档案信息化管理模式。在实际工作中，宜对档案信息软件功能进行升级，实现档案信息的互传。并对档案信息资源库的功能进行完善，积极扩大档案存储范围，针对企业内部所有信息都纳入档案管理范围中来，实现信息资源的统一管理，为档案信息的利用提供更多的便利。另外，在信息存储过程中，还需要加入一些辅助信息，如针对保存信息进行相关文字介绍，这样利用人员在浏览档案内容之前，就能够对档案的内容有一个大致的了解，不仅可以促进档案便捷查询，而且档案信息利用率也会有大幅度的提升。

2.4 深度挖掘企业档案资源的价值

企业档案是对企业发展过程中有价值信息的真实记录和存储，因此企业发展过程中档案作为极具价值的信息资源，对于企业的发展创新具有极为重要的意义。大数据的出现使数据资源的价值重新被定义，而且为海量数据信息的挖掘和分析提供了重要的技术支持。企业为了能够更好地发挥出档案的重要作用，宜加快推动档案的开发利用，并在实际工作中要针对结构性数据进行二次开发。但当前企业内部大量的非结构化数据得不到有效地利用，这也导致档案信息的价值无法有效的挖掘出来。因此要重视大数据技术的应用，针对档案信息的潜在价值深入挖掘，从海量数据中提取出有价值的信息，这对于档案管理工作质量的提升具有极为重要的意义，同时也是企业档案服务升级的关键所在。

2.5 加强档案信息安全管理

档案信息化管理对于企业的发展十分有利，而且为档案管理工作的有序开展提供了更多便利条件。但基于网络环境的特殊性，档案信息风险也随之增加。因此企业需要重视档案信息安全管理，不仅要定期对相关硬件设备进行检查，还要不断进行更新，针对档案信息及时进行归档，进一步提高档案信息的完整性和准确性。企业档案管理系统还要设置访问权限，根据自身的权限来访问档案管理系统，可以避免企业内部数据信息泄露问题。而且通过设置具体的访问权限，还能够进一步明确档案管理人员的责任，一旦发生问题能够及时追究到具体的责任人。针对于档案信息管理系统，还需要在系统中设置防火墙和杀毒软件，对于企业一些保密档案信息，还要设置加密技术，避免档案信息泄露。另外，对于档案管理人员，需要加强安全方面的培训，努力提高档案管理人员的安全防范意识，使其在实际工作中严格按照具体的操作要求开展工作，进一步规范工作行为，保证档案信息的安全性。

3 结束语

在现代企业档案管理工作开展过程中，需要以信息化为方向，与时俱进，积极转变档案管理理念，并充分应用大数据技术达到推进档案管理模式创新的目的，使其与大数据时代的需求相顺应。企业还要积极采取有效的措施来推进档案信息化建设的进程，更好地发挥出档案的实际价值，实现档案信息的高效利用，使其能够为企业的发展和建设提供更优质、高效的信息资源。