《中华人民共和国档案法》2020修订版对当前档案管理信息化建设的思考

吴 蔓

（湖北汽车工业学院档案馆，湖北 十堰 442002）

2020年修订版《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）对档案管理制度、档案信息化建设、档案开放利用、档案监督检查等进行了完善，为推动档案工作进一步走向依法管理、走向开放、走向现代化创造了条件。如何应对《档案法》修订对传统档案包括档案信息的接受、传递、存储、鉴定和提供带来新的挑战，助推档案工作信息化建设，还要解决信息化带来的风险，是档案工作人当前应积极思考和谋划的。

《档案法》2020年修订版增设“档案信息化建设”一章，涵盖信息系统建设、电子档案管理、电子档案接收、数字档案馆建设和档案数字资源共享利用等方面，对于档案信息化工作的重视程度前所 未有。

传统档案管理模式下，都是以纸质、实物的档案形式存在，随着时间的推移，这类型档案经过很多人的翻阅，不仅容易字迹模糊，还会出现破损问题，并在纸质档案受材质所限，长时间的存储会导致纸张本身也会变得薄而脆，经受不住磨损，严重时还会导致一些宝贵的信息丢失。而通过加强档案管理信息化建设，使得档案得以采用数字化形式保存，一般能够显著提高档案保存的持久性，并且数字化形式呈现的档案无需占用较大空间，在节约档案管理成本方面也有着显著的优势。

在档案管理过程中，通过加强信息化建设，将传统纸质档案资料转化为数字化资料，统一录入到计算机相关软件之中，最终形成一套完整的档案信息管理系统，通过推动信息化建设，能够有效节约阅览人员档案查询时间，同时也有利于管理人员对档案进行规范化管理，提高档案管理工作效率。

信息化背景下档案管理过程中，信息系统中合理地设计档案资源管理模块，具体涉及档案数据库、档案资料库、保管期模块和文档模块等内容。同时，在信息化档案管理过程中，发挥信息系统的采集功能、存储功能、资源分类功能、信息统计功能、档案资料查询功能，简化档案信息化管理的操作程序，以此提升档案的管理服务水平。借助信息系统进行管理的过程中充分发挥信息系统的预览、打印和传递功能，切实保档案资料的完整性和真实性，全而提升档案的管理效率。其次，通过增加档案信息化系统的编号查询和关键词查询功能，并合理设置档案资料的来源、档案内容、录入时间和使用方向的标签，增添信息查询功能。针对不同类型的档案资源设置不同的档案代码，档案的代码与信息文本内容对接起来，查询档案资料提供便利的条件。档案管理人员选取现代化的信息系统开发平台，充分突显档案管理系统的可操作性，增加可视化设计功能。保证档案管理信息系统的调查、分析和转换工作的顺利开展，进行档案资料开发，从而有效提升信息化水平。

通过加强档案管理信息化建设，降低档案存储管理的成本，保障档案信息资料存储的长久性与安全性。提高档案管理的效率，使得档案质量更便于检索查询，提升档案质量的利效率，充分发挥档案资料的作用价值。积极利用信息化技术手段推动档案管理信息化建设发展，促使档案管理的作用价值得到充分发挥，更好地适应当前信息化时代发展要求。

在当前的档案管理上缺少科学制度规范，相应的管理流程和标准也不够完善。没有按照严格的标准和要求开展档案管理工作，填写时字体、内容乃至格式均不相同，这对档案管理效率和能力会造成一些不良后果，导致档案工作的开展不能顺利进行。缺少监督管理的制度，影响了档案管理的质量和水平。

档案管理工作缺少专业的管理人才，大部分档案管理人员并非档案专业出身，属于兼任档案管理工作，没有系统学习过相关的业务。档案管理人员对相关的管理制度、流程和标准不了解熟悉，在开展工作可能会出现不规范、不统一，甚至出错，影响管理效率。

档案管理基础设备和方法不满足现代化的需求，设备陈旧落后不满足实际工作需求，不满足新形势下档案管理进步的发展方向，在技术上比较落后，对设备的维护和保养也不够重视，导致给档案管理的效率带来阻碍。传统的管理模式阻碍了档案管理工作的创新和进步、档案管理制度上的完善和发展，脱离了实际的情况，导致工作效率无法提升。

档案信息化建设还存在安全性问题。在档案管理的过程中，保证档案资料的安全性是非常重要的工作。但在信息化背景下的档案管理过程中，保密性是信息化系统必须从底层要考虑的问题。档案信息化管理平台，需要将资料直接上传到服务器或云端，案管理人员借助互联网平台从数据服务器下载资料，让数据资料解包，但也存在着一定的风险，可能会导致防火墙外的数据在受到攻击之后被篡改，从而严重威胁文书档案资料的安全性。

加强档案管理信息化建设，能够有效赋予相应档案统一的数字化格式规范，从而更加便于进行档案资源的统一整理、共享，促使档案管理更加的科学规范。

采用理论学习、脱产培训、跟班学习等渠道、形式，系统、全面提升档案管理人员业务技能，克服能力不足和本领恐慌。同时，积极创造条件，鼓励和支持档案管理工作人员按照有关规定参与专业技术职称评定，造就一支作风扎实、业务过硬的专业人才队伍。

积极争取政策和经费支持，将电子档案接收、数字档案馆建设、档案数字资源共享利用等工作统筹谋划，一体推进。合理增加业务系统流程，优化系统操作，不断提升系统稳定性、安全性、可操作性，实现档案在接受、保管、鉴定与提供利用等环节的一体化及部门间的安全传输与信息共享。采取各种举措不断推进档案管理信息化建设。

为了避免由于病毒入侵破坏系统数据信息或者操作不当造成数据丢失，应该完善数据备份，根据实际情况实时备份进行数据备份与恢复，减少由于突发情况引起的损失。通过减小无关人员使用档案信息化系统，保护信息资料的安全。访问权限的级别设定可以从技术上加强监管，规范信息系统的使用，减少不当操作的概率。在加密软件的基础上配合硬件防止破密等手段，提高重要信息安全性。升级防火墙阻止非法访问、通过进行安全扫描找到系统漏洞等。可以根据实际情况来建立网络安全防御系统，综合运用多种防御措施形成“组合拳”来防护档案信息系统的安全。

档案信息化建设是与时俱进的必然趋势，档案管理人员充分认识到档案管理信息化建设的作用价值，了解在推动档案管理信息化建设的过程中存在的问题，提出一些针对性的应对策略，最终有效推动档案管理信息化建设实现更好的发展。