大数据下高校档案管理模式创新探究

姜 伟 刘 勇

（潍坊护理职业学院，山东 潍坊 261041）

大数据时代背景下，高校档案的数字化建设与信息化建设带来档案从纸质文献到数字化资源的转型，也带来档案管理时效的提升。但也对传统的档案管理模式提出了变革的要求。大数据下高校档案管理模式的变革关系到档案数字化建设成效，也关系到档案利用问题。因此积极探讨大数据背景下高校档案管理模式的创新举措和保障策略具有现实必要性。

1 大数据时代高校档案管理模式变革的必要性

大数据的时代背景下，传统的纸质档案资源实现了数字化的转化，档案管理效率和质量稳步提升，而传统的档案管理模式也必须不断变革创新，以适当高校档案数字化转型的趋势。高校档案资料涉及内容繁多，从教学到管理到基建到后勤等等，信息资料具有较大的分散性，对于档案整理管理来说难度较大。而现有的高校档案管理人员多为紧缺状态，也增加了高校档案管理的压力。高校档案数字化转型具有现实必要性[1]，而与之对应的档案管理模式的变革是必然。高校档案管理模式的变革将实现信息技术优势在档案管理中价值的最大化发挥，带动信息资源的高效收集与整理，对于缓解当前高校档案管理的现实压力具有积极作用，也带动档案管理的高效化，奠定档案充分利用的基础。管理的跟进也使得高校在应对数字化档案转型风险时更有信心，使得档案安全更有保障，而档案管理模式的改革也有助于高校档案管理的精细化与科学化等。

2 大数据时代高校档案管理模式变革的具体策略

2.1 积极转变档案管理思维

高校档案管理人员必须树立数字化的档案管理思维，自觉地学习数字化管理技能，以实现档案数字化转型中的各种问题的有效应对，在档案管理理念的转变上应坚持解放思想，不断推陈出新，与时俱进，从守旧的工作思路中解放出来，实现大数据作用的充分发挥，加强专业学习，形成大数据的管理思维，做好相应的战略准备，熟练使用大数据技术实现档案管理价值的有效发挥，提升高校档案利用 率[2]。档案管理人员要突破既有工作模式的思想束缚，自觉地梳理档案管理流程，简化档案管理手续，实现档案管理的数字化转型，更要以服务者的身份去关注读者需求，变被动服务为主动服务，自觉进行档案数字化转变与利用方面的宣传，以自身的主观能动性发挥，以档案管理思维的转变带动其档案管理专业知识、信息技术等的自觉性学习，使得其自觉灵活地使用新技术指导档案管理，致力于档案管理实效的提升，以档案管理人员意识的转变，行动的践行，让高校档案管理与时代接轨，向着智能化、数字化、高效化的方向发展。

2.2 加强对档案管理的安全性关注

大数据技术应用于高校档案管理，实现了纸质档案资源向数字化资源的转变，而各种电子文件支持高度共享与信息网络传输，这在提升档案传输速度和共享程度的同时，也增加了档案利用的安全隐患。因此在档案管理中必须加大对安全性问题的关注。高校档案管理人员要认识到档案安全管理的重要性，结合实际情况，制定科学合理的档案管理举措，避免档案信息的泄露、丢失或者档案材料的损毁[3]，乃至档案管理系统被黑客或者病毒的攻击等。具体俩说，档案管理人员要关注用户身份的审核，加强身份验证，技术手段与人工监管结合，确保档案用户人员的安全。档案管理人员保修加强对保密型资料的特殊关注，及时做好备份与安全保护等。档案管理人员也可以设置相应的系统登录权限，防止其他非法用户的入侵。档案管理人员也可以加强档案资料的分类存储与科学备份，即使在异常情况下造成一些档案材料的损毁丢失等，也有备份的档案材料进行补救。对于档案管理来说，安全无小事，特别是大数据时代档案管理安全关注必须落到 实处。

2.3 整合档案信息资源，提升档案管理实效

大数据时代下档案管理实效的提升，档案管理模式的变革也需要积极整合档案信息资源。特别是做好大数据档案管理优势的发挥，以大数据技术为支持，搭建档案信息资源网络平台，方便师生信息共享，沟通，管理高校师生参与档案建设与管理。以档案信息资源结构的良好构建，实现校园档案信息内容的丰富[4]，也为教学及日常管理提供档案支持。在档案管理中，基于档案信息共享平台，让高校师生共享档案信息，提升档案利用率。及时引入新技术，推动档案管理的创新与完善，关注高校师生诉求，将档案管理与档案利用结合起来，将需求与服务对接起来，以档案信息资源的高效整合与高效利用，让档案管理更精细化，档案管理更富实效。而高校师生也积极参与到高校档案管理中，档案管理有了稳定的群众基础和人员支持。

2.4 加大资金技术投入，推动高校档案信息化建设

在高校档案管理模式的变革实践中，也必须加大资金与技术的投入，让高校档案数字化建设与信息化建设更有保障[5]。技术的创新特别是信息技术与数字技术的创新，让高校档案管理走上系统化与智能化的发展道路，带动高校档案管理模式的转型发展。传统的档案管理方法局限性越来越明显，数据档案管理转型更为必要，高校必须加大资金技术投入，让高校档案的信息化建设、数字化建设更富实效。具体来说要加大对档案管理技术和管理设备的研发投入，采购投入等，提升档案管理设备的技术含量，使得档案管理信息化建设有充足的资金和技术支持。同时关注高校档案建设中的软件开发与使用，以软件研发及创新应用，带来高校档案管理从信息收集到信息分类到信息整理再到信息传输的一体化等，提高档案管理效率，让高校档案信息化管理带来理想的档案管理建设实效。

3 结束语

大数据技术的创新发展，高校档案的数字化转型发展是必然，而高校档案管理模式的变革也必须是同步的，以管理模式的变革为档案管理的数字化建设与转型提供稳定的管理基础和管理支持，实现档案管理信息化建设、数字化建设成效的最大化。当前各大高校往往将重点放在了档案的数字化建设上，着力采购新设备与新技术等，却在一定程度上忽视了档案的数字化管理，导致传统的档案管理模式无法满足档案数字化建设的要求，因此转变思路，关注档案管理模式的变革是高校档案数字化建设与信息化建设成效取得的关键，也是其实效发挥的保障。