人事档案管理现代化过程中存在的问题及对策研究

吴 茜

（桂林市机关后勤服务中心，广西 桂林 541100）

人事档案主要记录的是个人相关信息，这一工作是人事管理工作中非常重要的一项内容。如想人事档案能够得到有效利用，必须要对人事档案进行有效的收集与整理。如想提升管理工作水平，需使人事档案管理工作真实作用得到有效发挥，并同时还可以合理应用现代化手段，如此才可以使整个管理工作能够有序进行。

1 在人事档案现代化过程中的问题

1.1 人事档案现代化管理水平落后

因为人事档案工作人员对档案管理工作并不重视，而且对于工作人员并没有进行系统化的培训，而且管理水平比较欠缺，管理手段较落后，致使档案管理人员工作能力比较低，而且对于工作的时间观念认识度不够，对于很多档案也并未及时地分类和归档，这些问题说明管理人员对于本职工作的态度并不端正，只做一些表面性工作。再加上与别的部门配合度不足，为此使得档案管理难度有所增加，并且还会致使档案信息资料缺失，而且在查找资料时也会受到阻碍。除此之外，一些档案管理人员一人担任多个职位，如此便会对人事档案管理工作质量产生影响，使档案管理工作存在很多漏洞[1]。

1.2 从事人事档案现代化管理的工作人员素质低

最近几年，一些单位使用了数字化办公系统，然而，负责人事档案管理的工作人员本身缺少对于信息化办公系统操作的能力及经验，无法正常应用现代化手段来整理人事档案资料，一些先进高效的硬件设施也并未得到有效应用，导致档案管理工作一直无法提高效率。除此之外，还有一些刚入职的新员工没有受到专相应专业性的业务培训和学习，所以在使用现代信息化系统管理档案时会比较吃力。

2 人事档案管理现代化问题解决对策

2.1 大力普及人事档案现代化管理重要性意识

单位领导需对人事档案管理提高重视度。在具体管理工作过程中，需组织专职人员来负责档案管理工作，同时还需固定时期的对人事档案管理情况及人事调动情况进行了解，结合工作过程中所存在的具体问题来设置最为适合的解决对策，安排好一段时间内人事档案工作。相应部门还需大力配合人事档案管理部门做好资料收集，并及时地将资料上传给相关部门[2]。在此过程中，作为人事档案管理部门还需对档案管理工作加大资金与人员方面的投入，以提升整个部门工作人员对人事档案管理工作重要性的高效认识，由此促进各项工作的有效落实。固定时期组织人员进行关于人事档案管理的相关培训，以提升工作人员对人事档案管理工作的重视度，由此确保有价值的档案信息可以及时上传到档案管理的相关部门，让其做好人事资料的存档工作。只有如此才可以确保信息与实际人员情况统一性。

2.2 人员素养提升及现代化信息系统的有效应用

人事档案管理与别的工作相比存在很大差距，工作较枯燥，长期如此，较易造成工作人员形成消极心理[3]。然人事档案管理需做到严谨、精细、负责，如果相应制度不完善便会致使管理工作出现纰漏。所以，人事档案管理部门需不断健全和升级相关制度和规范。在新人入职时便对其开展针对人事档案管理工作的相应培训，让工作人员清晰了解和掌握人事档案管理相关制度和规范，由此有效保证人事档案管理分类工作能够及时、有效地完成。对档案管理监管机制需不断完善，首先需设置专门的监督管理部门，对于并未及时进行归档和分类的个人档案，及丢失损坏个人档案的人员在追究其责任的同时，还需对其进行相应处罚。合理制定人事档案管理工作评价标准，同时监督部门需结合标准对工作人员进行评价。设定奖罚制度，对尽职尽责和具有创新能力的人员，应给予合理的奖励，对于一些责任意识不强，不依据制度标准工作的人员需给予一定的处罚，这样可以有效调动人员工作热情，同时让工作人员可以主动做好人事档案管理工作相关工作。除此之外，还需大量应用计算机现代化信息系统，实施人事档案资料信息的有效录入与资料的收集，在信息录入过程中，需对信息真实性提高重视。

3 结语

总体来说，促进人事档案实现现代化信息管理，可以明显提升工作效率与人事档案资料利用价值，这对于人事工作重要性的有效发挥具有非常重要的作用。为此相关管理人员需充分认清现时期人事档案管理工作中存在的各类问题，并结合问题，构建与之相匹配的监管机制，不断健全人事档案管理制度。此外还需加强工作人员培训力度，保证人事管理工作可以更高效地为相关工作提供更高效的服务。