人工智能时代档案管理革新路径分析

卜 晓

（潍坊市市直机关医院，山东 潍坊 261000）

“档案管理”一直都是企事业单位管理体系重要组成部分，很多企业及事业单位的档案管理都直接影响其经营、生产、管理及发展，所以不断提高档案管理成为企事业单位主要工作任务。有资料显示，人工智能时代下，档案管理不仅在管理理念上得到了转变，还在管理方法及模式上得到了完善及创新，进而提高了档案管理质量及效率，证实了人工智能时代的到来势必会为档案管理带来各种机遇，促使档案管理不断革新及发展[1]。所以下文先简单分析了人工智能技术对于档案管理的重要性，然后在该基础上分析了具体的档案管理革新路径，希望对实际的档案管理水平提升及发展起到积极作用。

1 人工智能技术对于档案管理的重要性

1.1 能够提高档案管理工作效率及服务精准高效性

人工智能时代下，人工智能技术应用最具有影响力，所以在档案管理信息化发展过程中，人工智能技术的应用必不可少，其应用能够有效提高档案管理工作效率，并提高档案管理服务性及精准度。具体体现在以下几方面：第一，人工智能技术的应用能够提高档案管理的电子化水平及数字化水平，使得很多复杂繁琐的管理工作及程序被简化，从而减少了档案管理的时间成本，最终提高档案管理工作效率；第二，人工智能技术的应用能够实现无纸化办公，即很多纸质档案都可以直接转变为电子档案，既节省了大量资源，还实现了网上自动化办公，更在很大程度上提升了工作效率，同时还减少了各种因为人工操作的问题发生，诸如计算错误、操作失误等问题，大大提高了档案管理工作质量；第三，在人工智能技术支持下，档案管理工作服务水平得到了优化，很多关键性的管理方法、档案资源等都得到有效保护，还可以实现内部资源共享，为企事业单位经营及发展战略的制定提供了可靠性依据[1-2]。另外，还能够满足不同用户的个性化档案信息应用需求，例如实名认证可帮助用户针对性存储和应用关键性数据信息档案。

1.2 能够提升档案收集整合成效和分类管理能力

很多文献都显示，传统的档案管理模式中分类收集是主要的工作内容，之后是整合筛选等工作，这些工作都需要人工操作，不仅浪费了大量的人力资源，还增加了出错率。而人工智能技术的应用，不仅能够简化各种工作程序及内容，使用人工智能还能代替部分人工操作，节约了大量的人力资源，并减少各种因为人工操作的问题发生，因此能够提高档案收集整合成效及分类管理能力[2]。例如，可以利用人工智能技术提前设定程序，然后在智能技术的驱动下实现了自动化分类、检索和整合，从而提高了工作程序的精准性及高效性，更有效减少了人力资源投入。再如，人工智能技术的应用能够完善档案信息管理系统的图像识别功能、视频功能及音频功能等，以满足多样化档案信息录入需求、检索要求等，从而实现了更高水平的自动化档案 管理。

2 人工智能时代档案管理革新路径

2.1 人工智能技术在档案资源整理中的有效应用

首先，必须提高对信息化、自动化及智能化档案管理的重视度，并在该基础上不断引进多种人工智能技术，以优化档案资源整理方法，并简化各种纷繁复杂的档案管理工作程序及信息资源，从而提高档案管理质量及效率；其次，要充分利用人工智能技术对数据档案、信息档案等进行分类和整理，以快速分类、归档、存储和管理各种类型的档案，提高档案资源整理有效性；最后，对于复杂繁琐的整理环节，要适当使用人工智能代替人工操作，以提高整理工作有效性的同时，减少资源整理过程中各种错误或者失误地发生[3]。

2.2 人工智能技术在档案资源搜索中的有效应用

首先，要利用人工智能技术构建信息化、自动化、智能化及数据化档案管理系统，并逐渐完善系统的检索功能、便捷查询功能、档案资源搜索及调取功能等，以保证用户能够快速搜索到自己想要的档案资源；其次，要利用人工智能技术升级传统数据检索方式，例如采用神经网络技术重新构建算法精密的检索系统，以实现快速定位、检索和调阅档案资源，从而优化整体的档案信息利用成效，最终满足不同用户的档案资源利用需求[4]。

2.3 人工智能专家系统在档案管理中的有效应用

首先，要根据实际需要不断完善档案信息资源的类型，并不断扩大资源规模，以满足不同用户主体的多元化资源利用需求，同时还需要在该基础上完善相应的专家系统，以保证档案资源得到实时更新，从而全面优化档案资源利用率；其次，要利用人工智能构建专家系统，以保证档案管理信息系统高效运行的同时，建立起档案数据库，并构建一个庞大的专家团队，以便于实时优化该系统运用水平[5]。除了积极打造高效且科学的专家系统以外，还需要全方位优化档案管理人员的复合型素养，例如完善科学全面的培训体系等，以切实提升他们的服务能力。

3 结语

总之，人工智能技术已经在档案管理中得到有效应用，并取得了良好的应用效果，不仅能够提高档案管理工作效率及服务精准高效性，还能够提升档案收集整合成效和分类管理能力，最终促进档案管理发展，由此可见人工智能对于档案管理来说是非常必要和重要的，理应得到重视及关注。因此，上文基于对人工智能技术应用重要性的了解，从档案资源整理、档案资源搜索及人工智能专家系统等方面分析了人工智能时代下的档案管理革新路径，以促提高档案管理质量及信息化水平，为企事业单位营造出良好的档案管理环境。