科技档案资源建设管理与利用服务研究

谭 飞

（四川省地质矿产勘查开发局成都水文地质工程地质中心，四川 成都 610081）

1 科技档案的概念和特点

科技档案是我国众多档案管理形式中的重要组成内容，关系着我国经济以及科技的发展，科技档案简单来说就是指具有科研价值的科技性文件以及资料，可以为我国科技事业的发展提供有效的参考，具有十分重要的应用价值，由此足以见得科技档案的重要性。科技档案管理主要有以下特点：1）科技档案具有成套性的特点，它是在某些科研活动下产生的科研文件和资料。2）科技档案具有重要的学术研究价值，能够为我国科学事业的研究和发展提供重要的参考和借鉴价值。3）科技档案涉及的内容十分广泛，如科研资料、图纸以及电子文档等等。4）科技档案具有值得永久保存的特点，科技档案作为我国重要的科技性文件和资料，对我国经济发展、科学研究具有重要的意义，因此科技档案的保存期限多为长期和永久。5）科技档案具有保密性的特点，科技档案中的很多内容与商业机密有关，必须要做好科技档案的保密工作，防止泄露。

2 新形势下科技档案资源建设管理与利用服务对策

2.1 建立健全科技档案管理的配套制度

推动科技档案资源信息管理开发和利用的首要原则是建立起完善的管理制度，使科研单位充分意识到旧有传统科技档案资源信息管理模式的不足和缺陷以及新形势对科技档案资源信息管理的具体要求。另外，科技档案资源信息的利用是凸显科技档案管理价值的重要体现，因而需要发挥制度的指导作用，加大档案所归纳信息资源的利用率，扩大其利用范围和领域，在应用中实现高效管理和价值体现。科技档案管理部门可以从两个渠道建立健全适应新时期工作需要的管理制度：一是借鉴其他档案管理部门，在制度建设上取得的成功经验。特别是一些省、市级的科技档案馆，目前已经在配套制度建设方面进行了大量的探索，也初步形成了比较完善的制度。通过选择性地借鉴，尽快构建起符合本单位工作特点的制度体系，为科技档案管理各项工作开展提供必要的参考。二是通过科技档案管理和开发利用的反馈，针对当前工作存在的问题，逆向地完善管理制度。

2.2 制定科技档案资源建设与开发利用的统一标准

海量的科技档案只有实现整合利用、资源共享，才能进一步提高其利用价值。而要想实现资源整合，必须要制定统一的标准。例如，数字档案的存储格式要有统一标准，纸质档案的编目分类也要有统一的标准。同时，为实现科技档案资源的合理利用以及信息的完整性还需要完善的标准体系。在科技档案信息的开发过程中亦需讲求策略，信息的整合工作需兼顾制度标准和技术创新，若多方参与档案信息的开发和管理，则应以档案资源信息的产权为准进行合理开发，防止侵权行为发生。档案资源信息的开发应具备一定的深度，需将相关课题的介入日程提前，剖析课题研究进展，在有效沟通下实现课题研究的实时跟踪，在市场需求的引导下全面搜集前沿信息资源。同时，对于科技档案资源信息应予以合理分析、整理和归档，以便实现科技档案信息资源的更新、管理、利用和开发。

2.3 编制多种档案检索工具

存储科技档案信息、指引索取科技档案、组织传递交流科技档案信息是检索工具的三大基本功能。在此，要重点编制科技档案手工检索和机器检索两大工具。其中，手工检索工具主要为馆藏科技档案总目录、馆藏科技档案分类目录和馆藏科技档案专题目录。总目录，就是要根据馆藏科技档案的归档顺序，以科技档案案卷作为对象进行登记著录，形成类目，作为馆藏科技档案的统计工具。分类目录，就是要按照科技档案内容进行分类、排列，以科技档案的案卷登记作为目录，做好馆藏科技档案的分类、排列，揭示馆藏科技档案内容及组成，便于检索。专题目录，指根据专门需要，以某一科技专题进行案卷级目录编制（以科技案卷为对象进行著录）或成文件级目录（采用卡片式，以单份文件、单张图纸为研究对象）编制。机器检索工具编制，主要是指以磁带、光盘和缩微胶片为载体，借助计算机、阅读器等设备，实现自动化文献数据库识别。编制科技档案机器检索工具，既要保证著录事项的全面性，也要保证检索工具的先进性，更要注重检索应用的可操作性。就全面性而言，一项科研成果著录应包括成果内容、评价日期、科研人员、科研单位、科研成果名称等；就先进性而言，可利用专门检索软件建库，设计科技档案数据维护、查询和转化三大应用模块；就操作性而言，要保证检索工具的可读性、可移动性，使检索界面直观、操作简便、查询方式灵活多样，具有较高的通用性、可扩展性、可移植性等。

2.4 创新开发利用服务模式

相关部门要成立科技档案信息资源开发利用领导小组，专门负责科技档案资源的开发和利用工作，完善相关的规章制度，尤其是保密管理规范，在发挥科技档案资源利用价值的同时，切实做好科技档案的保密工作。此外，要大力拓展开发利用服务模式，提升科技档案资源开发利用的社会效益和经济效益。一方面，要考虑科技档案资源信息用户的信息需求、信息素养和行为习惯，通过检索行为、检索方法及检索方式的统计分析，设计符合用户检索习惯的科技档案检索系统，持续优化检索界面，推荐定制服务和个性化应用；另一方面，要积极构建档案、图书、情报一体化管理机制。将馆藏科技图书、情报及档案进行整合，利用计算机信息技术和网络服务平台，建立资源共享、分布式收藏和远程检索存取服务，为科技档案资源利用提供一站式服务。

2.5 提升科技档案资源管理人员的综合素质

在科技档案信息资源的管理过程中，管理人员的综合素质扮演着重要的角色，如果工作人员综合素质不过关，势必会拉低管理水平。作为新时代下的科技档案信息资源管理人员，需要与时俱进，广泛涉入法律法规、科技档案管理等知识领域。同时，学习多样化、网络化、数字化技术，不断提升自我修养，促使工作效率提升。管理工作人员还需强化自我服务意识，以高标准要求自我，在提高整体服务质量的同时最大限度地满足公众需求。对于管理层而言，还需组建、培养科技档案管理人才和队伍，不断提升开发科技档案信息资源的能力。科技档案管理部门要定期提供培训机会，鼓励员工考取更高的职称，只有不断提升自我，才能适应科技档案管理的改革趋势，在新的环境下具备更强的岗位胜任力，在提高档案利用水平和服务能力上有更大的贡献。

3 结语

综上所述，新形势下的科技档案信息资源管理、开发和利用，有赖于网络化、数字化、信息化技术以及高素质管理人才队伍。加强科技档案资源的开发和利用管理可推动社会经济健康、持续发展，是一项利国利民的举措。每一名档案管理人员，既要认识到科技档案的价值所在，又要秉持服务意识，为那些有档案借阅和使用需求的用户提供满意的服务，将科技档案资源的价值充分利用，为各行各业的工作开展、创新发展提供助力。