大数据时代档案管理工作的思考与实践

王志业

（济南市生态环境局济阳分局，山东 济南 251400）

在最近这些年以来，大数据是发展的越来越快，在政府以及各行各业都在很大力度的支持并且使用者大数据的技术。这些对于档案管理工作的转型以及升级，并且对于社会的经济发展以及各行各业都有着十分重要的影响。所谓的大数据技术就是指，更加大量的，并且是动态的数据进行的一项分析和处理。从而能够更加有效的帮助人们进行信息的获取。然而档案的管理工作更是要进行大量的资料进行保存，从而能够为其他的工作提供相应的材料保障[1]。

1 大数据时代对档案现代化管理的影响分析

1）推动档案概念泛化。对于档案的概念和本质的问题，一直以来都是学术界重点关注和讨论的问题。所谓的档案也就是指社会组织或者是个人在具体的社会实践中所能够形成的固定化的一个信息。原始记录性是档案的根本属性，在电子档案进行记录、整理以及归档的工作中，采用的方式方法依然还是纸质档案的记录方式。选择和归档有价值的信息，在电子的档案时代是一件十分有价值的信息。并且有大部分的信息都有着原始的记录性，但是也是会受到各个方面的限制性影响，有大部分的信息不能够成为相关单位的档案信息[2]。

然而在大数据的飞速发展情况下，以及大规模的应用数字的存储系统，从而大大的降低了相关的存储成本，这样就方便了人们进行信息的挖掘，人们能够利用这样的系统找到对于自己有用的信息，相关的商场，也可以根据顾客在商场的行走路线，等等进行相关的商品布置，在国外，有的国家可以这项数据，进行顾客身份的识别等等，这样在很大程度上减少了汽车盗窃事件的发生。在大数据的不断发展下，档案也就是记性记录，在实质上没有很大的区别，一旦进行记录，就会生成相应的数字化记录，后续不能够记性更改，也不能够进行删除。这样的记录方式在税务局以及户籍的管理系统上有着广泛的应用。这些现象以及实际的生活，都在很大的程度上体现了档案的价值，以及在大数据的发展过程，更是要对传统的档案管理工作记进行相应的改进。

2）有利于走出档案信息化困境。在国家以及企业和社会的组织方面，档案的管理工作都有着十分重要的作用，档案的管理工作可以说的上是一项十分基础性的服务工作，在现今的社会环境下，档案的效益之后问题显得更加突出，在档案的信息化建设上没有得到足够的资金支持，相关的单位领导没有足够的重视档案的信息化建设，在过去的档案管理中，在档案的信息进行相关的整理和分析的过程中，更是要消耗大量的人力和物力。并且相关的工作量又是十分大的，并且还会消耗大量的时间，然而大数据的技术出现以后，就从根本上解决了这个问题，在大数据下的档案管理工作中，就可以只利用相关的计算机设备，就能够更加快速的处理各种各样的档案信息，能够更加深入的挖掘并且利用档案信息的潜在价值。从而能够更进一步的促进经营管理的合理决策。在很大程度上增加档案信息化的建设的效益，在过去的很久一段时间以来，档案的信息化建设在总体的规划上没有更加清晰明了。人们不能够更加正确的认识到档案数据化的具体意义，大对数人觉得档案的数字化就是为了进一步的保护即将要消失的档案的主要方式。这样的认识在很大程度上，将资源的整体价值忽略掉了，同时，也更加不利于对于档案信息的价值挖掘。档案建设最根本的目标就是，通过这样的方式，让人们更加正确的认识世界。

3）影响电子文件工作。我们国家进行了相关的电子文件归档以及管理方面的相关规范。但是依然存在着大部分的工作人员仍旧采取传统的档案管理方法。没有办法主动的接收档案管理的信息化建设。从而在很大的程度上影响了档案信息的完整性，因此，更是要加大对于档案管理电子工作的推行力度。在进行电子文件的管理工程中，对于原始数据的掌握更是十分重要的，相关的部门要掌握更加丰富和完整的原始数据，以此，来对全文的检索进行保证。在电子文件的数据研究上，更是特别重视数据的完整性以及真实性和安全性。但是却在很大程度上，对于电子文件的开发和利用忽略掉了。在我们国家大部分的事业单位的档案部门，都是更加的注重对于档案的纸质化管理，然而却忽略掉了档案的数据化建设。在很大程度上，对大数据的开发和利用造成了十分严重的影响。有的一部分学者，为了进一步对电子文件技术的安全性进行维护和保障，从而设置了更多的技术保护手段，这样的方式，虽然在很大程度上对信息的安全进行了相关的保证，但是却影响了信息的应用。因此，我们国家更是要加大力度的建立健全相关的管理制度。

2 加强档案大数据管理工作的举措

1）加强档案电子化建设建立档案数据管理统一的标准和规范。应该进一步的考虑对于电子的档案的建立，在文件的流转过程中就开始加强控制，并且要将文件的起草以及签发等等的过程更加完整的记录并且形成电子的档案，要更加进一步的重视电子档案的归档工作，并且要将电子方案的存档的标准以及规范进行统一的建立。并且要根据相应的单位制定的相关标准，建立更加符合要求的相关档案数据标准，另一步就是，在全文的数据库搜索引擎上，要进行更加完善的建立。并且要制定一个更加统一的相关的数据管理体系。

2）改变传统模式优化档案数据结构。优化数据结构、快速的提取相关的数据价值是大数据技术的核心，相同的，在档案的数据库里边，大数据档案建设的核心工作就是，怎么样制定大数据库的相关建设方式以及如何分析利用档案的数据价值等等。因此，在档案大数据库的建模时候，就完全可以按照更多类型的相关的价值鉴定的一种方式，来对相关的档案数据进行一定的分析，在未来，大数据的价值以及分析和利用的关键就是，进一步的优化档案的数据建档的结构。

3）提高档案管理人才队伍的信息化水平。假如说，一份工作，如果对它有好处，那么他就一定是第一工具，在进行档案管理的工作中，人才队伍才是档案管理工作能够十分飞速的提升的一个重要的条件。要进一步的加强对于档案的管理员的相关技术培训，并且要切实的保证相关的档案管理人员能够具备一定的档案管理技能。同时，也要进一步的加大对档案管理的工作人员，进行相关的档案数据的分析以及处理和开发等等方面的能力，从而进一步的提高相关的档案管理人员的素养，进一步的提高档案管理人才队伍的信息化水平。从而为我们国家的档案信息化建设提供一个有力的保障。

4）大力推进和推广档案数据平台应用。为了能够更进一步，并且更加便捷的保管和利用相关的档案，就是进一步的建立和健全相关的档案制度，并且要进行应用平台的搭建。这样的方式能够改变传统复杂的档案查阅工作的步骤。能够让档案的材料更便利的为人们所利用。并且将档案在科技发展、历史传承以及文化的传播方面等，充分的发挥出它的作用。此外，还是要进一步的加大对于档案数据平台应用的推进工作。能够让社会各界都能够认识到档案数据的优点。

3 结语

大数据的时代已经到来，在档案的管理工作上更是要充分的利用大数据，并且要进一步和大数据进行融合，所以，在进行档案大数据管理的过程中，更是要加大力度建立更加专业性的档案管理工作人员的队伍，将相关的制度以及机制，进一步的完善，从而进一步的促进档案大数据的工作展开。并且要向社会上的各行各业，进行相关的宣传，从而能够全面的促进大数据在档案管理工作中得应用。