国有企业文书档案管理工作路径探究

文建华

（广西交通投资集团有限公司，广西 南宁 530029）

1 引言

随着改革的不断深化和市场经济环境的复杂变化，企业发展压力不断增大，传统的文书档案管理模式已经不能满足企业发展需求，文书档案工作对企业发展起到关键作用。

2 国有企业文书档案管理工作的重要性

文书档案是对企业管理运行中产生的文书等资料进行全面的收集，进行有效的整理、分类、存储和利用，为企业经营管理决策的制定提供科学的参考和依据，是企业管理工作中的关键环节。文书档案的高效利用能够为企业经营管理工作提供有效的数据支持，通过对文书资料的分析，准确掌握企业发展形势和需求，提升发展战略的科学性。随着信息技术在档案工作中的广泛运用，档案管理实现了数字化转型，有效提升了档案管理效率，并能够通过网络渠道实现档案资源的高效共享，推动档案资源的高效利用[1]。

3 国有企业文书档案管理工作中存在的问题

文书档案是企业档案的重要组成，是保证档案工作高效开展的基础环节，但是在实际的管理工作中存在着一定的问题，影响管理效率的提升。

一是管理思路较为传统，如：重视档案收集整理，忽视档案资源的利用。随着企业业务范围和经营规模的不断壮大，文书档案工作压力不断提升，传统的管理模式已经无法形成较好的工作成效，无法实现对企业经营管理活动的全面覆盖，不能保证文书档案的全面性。

二是管理部门缺乏主动创新意识，如：信息化建设新队滞后、管理理念缺乏更新。对先进管理理念和方式方法缺乏有效的应用，无法实现管理效率的提升[2]。

三是当前的档案利用形式相对固定，只能提供向简单的查询、调用等服务，无法满足实际使用需求，未能做到档案价值的有效体现，因此形成一定的资源浪费，企业花费人力、物力、占用库房对档案进行长期甚至永久保管，但这些档案在保管期限中大部分时间束之高阁，未能充分开挖其宝贵利用价值，发挥应有的作用。

四是管理机制不够完善。如：归档工作不到位，资料格式内容不够规范等。随着文书档案管理范围的不断扩大，现有的管理制度已经无法对档案工作形成全面的规范，缺乏长效管理机制建设，不能根据实际的工作情况对管理制度进行针对性地调整。缺乏监管机制，对资料信息缺乏有效的审核，无法保证档案的真实有效。

五是信息化建设相对滞后。目前有的企业由于管理理念发展滞后、对档案工作的投入力度不足等原因，仍然采用的是以纸质等传统载体为主管理模式，效率不高。信息技术的运用对提升文书档案管理水平起到积极作用，特别是随着信息技术在企业经营管理活动中的广泛应用，产生了大量的数字化文书资料，需要进行及时的管理，而当前信息化程度相对不足，基础设施配置不够完善，对传统存储载体缺乏有效的转变，无法保证信息化管理体系的科学运用，影响档案管理效率[3]。

六是管理人员的专业素养存在不足，企业档案管理人员大部分为兼职人员，不具备专业档案管理知识，文书档案工作具有较强的专业性，对管理人员的素质能力要求较高，而当前档案管理力量相对薄弱，管理部门组织结构不够科学，专业人才不足。同时对管理人员缺乏有效的培训教育，不利于档案工作质量的提升。

4 优化国有企业文书档案管理工作的有效路径

1）优化档案工作思路。文书档案管理的高效落实对推动档案工作质量的提升起到关键作用，一要提升主动意识，充分结合企业发展形势和管理活动需求，对管理模式进行科学优化，积极引进先进的管理理念和方式方法，实现档案工作水平的提升。二要加强统筹规划，对文书档案工作流程进行深入调研，有效掌握文书管理工作中的现实问题，实现对管理问题的有效解决，提升文书档案工作的科学性。文书档案涉及企业管理运行的各个环节。三要加强与相关职能部门的沟通交流，营造积极的档案工作环境，形成有效的合理，保证管理活动的高效执行。

2）创新管理意识。管理部门要好提升主动创新意识，积极学习先进的档案管理理念和方式方法，加强与同行业企业档案部门和社会档案机构的交流，对先进的管理模式进行深入研究，结合企业实际需求推进档案管理模式的科学创新。

3）丰富档案利用形式。文书档案的高效利用能够重复发挥档案工作价值，为企业经营管理提供有效支持。管理部门要提升主动创新意识，充分结合文书资料的使用需求，对服务环节进行科学优化，合理利用信息技术手段，对档案资料进行深入的分析，建设完善的资料数据库，能够根据具体需求实现对文书资料的准确定位。要完善检索机制，对使用人员的需求和历史记录进行科学分析，提升服务的精准度。要优化利用途径，充分发挥网络优势，实现对档案资源的远程访问。

4）完善工作机制。完善的档案工作机制是保证档案管理成效的重要基础，管理部门要充分结合档案工作实际，建设长效管理机制，结合企业发展实际，对相关的规章制度进行针对性地调整，有效适应企业发展需求，实现对档案工作流程的全面规范。要完善责任机制，明确岗位职能，提升管理人员的责任意识，保证管理制度的高效落实。要强化监管机制，对管理流程进行全面监督，对管理活动中的问题和不足做到及时地发现，对文书资料进行高效审核，保证档案的真实有效。

5）加强信息化建设。信息技术在文书档案工作中的科学运用推动了档案管理模式的科学转型，利用信息技术优势，建设完善的档案管理系统，实现对管理流程的高效整合，并利用先进的信息设备和专业的管理软件，提升档案管理效率。管理部门一要加强信息基础设施建设，结合文书档案管理需求，优化信息资源配置，实现管理工作的高效执行。二要利用专业设备，实现档案存储载体的数字化转变，保证档案的全面性。三要优化网络环境，为文书资料和管理指令提供高质量的传输通道，推动文书资源的高效共享。四要加强网络安全防护，建设完善的安全管理体系，健全安全管理机制，合理利用信息安全技术，有效抵御网络安全威胁的入侵，切实保证档案信息安全。五要加强对实体档案的管理力度，利用物联网技术，实现对实体档案管理环境的全面监控，保证档案安全。

6）强化队伍建设。文书档案工作具有较强的专业性，管理部门要加强对档案管理队伍建设的重视，积极引进优秀管理人才，充实管理队伍。要加强对管理人员的培训，充分结合管理工作中存在的具体问题，制定针对性地培训策略，有效提升管理人员的专业水平和工作能力。要强化思想教育，引导管理人员思想水平的提升，实现对服务意识的有效培养。要完善考核机制，根据具体的管理岗位制定考核标准，实现对档案工作出成效的准确评价，将考核结果与激励政策进行有效结合激发管理人员的工作积极性和责任心。

5 结语

文书档案工作的高效开展对推动企业发展起到关键作用，管理部门要充分结合文书档案特点和管理过程中存在的问题，转变传统的管理思路，提升主动创新意识，对管理模式进行科学优化，完善管理机制，加强信息化建设，构建完善的管理体系，推动管理质量和服务水平的提升。