人口普查档案现代化管理工作分析

陈宝平

（山西省忻州市五寨县普查中心，山西 忻州 036200）

人口普查资料涉及丰富信息，可以全面客观地直接反映出人口年龄、性别、文化水平以及迁移、住房与婚姻等基本情况，为科学制定国民经济与社会发展规划，统筹规划人民群众的物质、文化生活，全面有效落实可持续发展战略等提供关键性的基础依据。目前，在国务院、地方各级人民政府的统筹规划领导以及各级普查办的全力组织下，第七次全国人口普查正如火如荼地全面开展。然而，人口普查工作所收集整理的具有机制的文件、影响或表册等普查资料以及信息数据等资料总量十分巨大，使人口普查档案现代化管理工作面临着极大挑战，为此，做好人口普查档案现代化管理工作也成为重中之重，具有较大的现实意义。

1 人口普查档案现代化管理的重要性

人口普查，其目的在于对人口分布、数量与结构以及居住环境等基本情况变化作出全面准确了解掌握，为科学制定国民经济与社会发展规划，统筹规划广大群众物质、文化生活，落实可持续发展战略，构建现代化社会主义，提供准确详细的信息数据支持。同时，开展人口普查，同样也为国民经济发展、宏观政策调整、制定科学发展规划等方面提供关键性的基础信息参考和数据支持。

我国属于世界人口大国，人口基数大属于基本国情，社会主义现代化发展建设阶段，发扬社会主义民主，开展民生工作，均需基于准确详细的人口数据，而人口普查也成为收集获取人口信息数据的主要方法途径。基于我国历次人口普查的具体情况分析，档案现代化管理可以基于计算机、信息技术等众多科学技术，实现对人口普查信息资料的全面系统的采集、传输与处理、管理等，满足社会各方面对人口普查信息数据的多样性需求。鉴于此，人口普查档案现代化管理也具有非常重要的影响和作用。

2 人口普查档案整理归档原则

1）坚持以成文单位立卷。对人口普查档案的全面仔细收集整理，属于人口普查工作的关键一环，成文单位属于文件材料的直接形成者，对文件材料形成规律较为数字了解。基于各级人口普查办公室作为单位，对文件材料的全面仔细收集规范，存在明显的便利性，可同人口普查办具体人员岗位责任制形成直接挂钩，确保档案整理任务可以保质保量完成[1]。

2）实行“三步走”立卷法。第一步，文件材料收集和修复。针对上级下发以及本级产生的全部文件，可基于收、发文薄完成仔细收集，本级形成的全部文件，可基于专业组以及责任人完成单独收集。关于铅笔、复写纸等起草书写的全部文件与表格，需使用碳素墨水采取在此复制抄写；第二步，分类组卷。基于拟定分类方案以及归档范围，对收集整理的全部文件，采取初步分类立卷。第三步，编目装订。基于文书档案所涉及的立卷程序，开展编号、编目和装订等具体工作。

3）保证文件材料齐全完整。关于各类文件收集整理，对上级下发文件进行全部收集的同时，还需对本级所涉及的文件采取仔细收集。切勿仅仅关注“红头文件”，而对其他相关文件予以忽视，对本单位所产生的全部文件资料，不论“红头文件”或是内部文件，均存在其保存价值，务必采取全部收集归档。由于各方来文有可能从其他地方发现找到，针对本机关所产生所有文件，仅仅为“只此家”，若出现散失，则难以进行弥补。

4）文件和表格分开立卷。整理立卷期间，对文件类与表格类的区分，基于制成材料所具有的多样性，对通用文件同表格采取分开立卷。相同类型表格，确保同一问题案卷紧密佩列，或是对八开表与十六开表采取分开立卷，为档案保管与利用提供便利[2]。

3 人口普查档案电子文献化管理

1）电子文献档案利用。针对档案部门，电子文献档案可供利用的具体途径主要涵盖：（1）提供拷贝，通讯传递，直接利用，为有关人员提供打印件等；（2）利用对点转播数据通信或联结网络；（3）以直接利用的形式，为使用人员提供有关技术支持，以档案信息系统为主，选择可直接利用信息资料，为使用人员提供有关的档案信息资料。

2）电子文献档案管理。基于信息安全层面，对使用人员的管理，对提供利用载体的管理和使用中保密措施等管理。首先，使用权限审核。使用期间，系统对使用中身份是否合法和具体使用范围作出自动判定，并实现对操作路径的详细准确跟踪记录。其次，拷贝提供和税收。原则上，需避免对载体所储存的所有电子文献档案都拷贝提供给使用人员，需利用技术手段避免拷贝文件可以进行再次复制，并对回收拷贝采取消除处理。最后，重视使用安全管理。切勿毫无原则性为使用人员提供所有使用方式，对提供拷贝制作，务必采取严格监督，对加密信息采取必要的加密处理，并对使用全过程采取全面跟踪监控[3]。

3）电子文献档案建立。（1）全面普查案卷，去冗去净。此为档案管理规范化以及标准的关键初始步骤。档案由于会出现重份或是不具备查考价值的文件，因此，应对价值较小文件采取有效剔除，方可确保现代化管理工作不会产生重复和效率过低等问题。（2）基于工作具体标准规范著录工作。著录属于开展现代化管理的关键基础，同样是对输入至计算机信息数据详细精准产生直接影响的关键性前期工作。同时，《档案著录规则》也对著录工作所涉及的最基本依据作出严格规范，需基于《档案著录规则》作为基础依据，结合具体情况和计算机管理所涉及的技术标准，制定符合人口普查档案著录的具体细则。（3）统一分类号，确保检索查全率。计算机检索所具有的优势特点，即可以满足检索的严格标准需求。为使检索可以保证完整，分类期间，务必基于《中国档案分类法》完成具体分类工作，基于人口普查实际情况，制定科学合理的具体细则。此外，分类期间，同样需提高校审力度，对分类作出做到及时发现和校正。同样需要经常性组织人员开展交流学习，统一标准、思想认识，确保前后标引保持一致，同类文件标引保持一致，使管理更加规范化以及标准化。 （4）规范题名，确保检索查准率。档案分类号确保检索查全率，题名准确无误确保检索查准率。所以，确保查全率的同时，还需对查准率加以重点关注，著录期间，需对题目采取统一规范。规范题名需遵循的原则和要点：第一，填写题名项期间，应对机构简称加以严格规范，尽可能避免检索期间遇到含混模糊、文不对题与无法识别等问题；第二，对题名具有的要素加以标准统一。基于计算机检索的具体标准，著录期间对题名所涉及的责任者与文中和事由进行逐个列出，必要情况下，还需添加人名、时间与地点等基础要素。此外，可通过计算机单词输入多次输出的功能，对关键词项所设计的人名、机构和实践作出单独著录，为后期制作分类目录等检索工具提供基础依据[4]。

4 结论

综上所述，第七次全国人口普查的全面大力开展，人口普查信息数据的档案资料管理工作也面临着极大的挑战。为此，相关人员务必对现代化管理工作予以高度重视，对信息技术、云存储与大数据技术等全新科学技术加以有效应用，从而提高人口普查档案现代化管理工作的效率和质量，为国民经济发展、社会发展规划等提供关键性数据支撑。