我国企业档案信息集成的路径研究

崔艳红

（大庆油田档案馆，黑龙江 大庆 163000）

1 企业档案信息集成的必要性

随着信息技术的发展，传统的档案利用方式越来越难以满足企业利用需求，迫切需要通过对庞杂零散的档案信息进行综合加工、深度开发，形成具有专业化、知识化、集成化特点的档案信息产品替代原件提供利用，更好地满足利用需求。

1）档案信息集成化是解决档案利用短板的客观要求。随着时代的发展，企业现代化、国际化程度提升，企业档案的地位随之提升，对档案信息的管理与服务水平提出了更高要求，使传统的档案服务短板日趋凸显。一是档案开发利用时效性差，传统的翻阅实体资料搜集信息的方式耗时费力，准确性难以保证；二是档案服务覆盖面窄，原有靠来馆查借阅提供利用的方式，服务范围较小；三是长期的分级管理体制，造成馆藏档案的重复存储严重，且数量庞大，构成复杂，靠人工无法短时间内完成高质量的比对筛选、查重补缺，迫切需要从大量的数据中抽取有用的信息和知识，满足档案利用者对档案信息产品和服务日益提高的需求。

2）档案信息集成化是服务现代企业发展的现实需要。档案信息作为企业信息资源和知识资源的重要组成部分，是企业发展的核心信息资源，是企业参与竞争不可或缺的战略资源。一方面，利用者对于档案信息利用的需求呈现多元化，随着企业的发展，其科研、生产、经营过程中对档案信息资源的依赖程度更高；另一方面，随着专业化程度不断提高，档案信息资源更加丰富，数量越来越多，“活字典”越来越少，而利用也越来越频繁，这种变化迫切要求档案部门为企业提供更加系统、更加全面、更加权威的集成化的档案信息服务。

3）档案集成化是档案工作自身发展的必然选择。档案信息化程度不断提升，数字档案馆建设进程逐步加快，档案工作已经由过去的实体管理变为了内容管理、知识管理，档案的收集、整理、保管等基础工作成了档案工作的一小部分，而大部分的更为重要的核心任务是档案信息资源的整合，也就是档案信息集成。档案行业前沿也逐步探索着更新档案管理模式、转变档案利用方式的先进路径。档案集约化管理、集成化服务是档案工作的开展方向，是解决档案工作低水平重复建设、提高管控能力与效率、整合档案资源的必然要求。实现档案信息集成化，用集成化的档案信息产品替代原件提供利用，在对档案原件起到很好保护作用的同时，也是扩大档案工作影响力、提升档案信息利用价值、促进档案工作提档升级的重要内容，对档案工作的可持续发展具有重要的现实意义。

2 企业档案信息集成的基本内涵

档案信息集成化是指以全部馆藏档案为对象，以编研和信息技术为主要手段，将庞杂零散的档案信息进行整合，形成具有专题性系统性的有序的方法构成的档案信息集成产品提供给用户利用。档案信息集成化是档案事业发展的生命与活力所在。原有的来馆查借阅的利用方式也不能满足需要，迫切要求档案部门将馆藏档案信息，通过专业化、数字化、集成化、平台化、配套化的一系列措施，为档案信息利用者提供更加系统、更加集成化的档案信息服务。

3 开展企业档案信息集成的有效手段

1）档案信息数字化转换，奠定系统构建基础。数据的支持是开展馆藏比对、进行信息集成及实现平台展示的基础，其中将纸质馆藏档案资料进行数字化转换后，提供系统利用成为信息集成系统构建的一项重要工作。一是，进行数字化加工，对于馆藏未进行电子化的纸质档案，在保护好原件的基础上，通过扫描与图像处理的方式，将其转换为双层的.pdf文件；二是，文件的识别校对，由于较早期形成档案的OCR识别率非常低，为满足系统定位、检索及摘录的需要，通过计算机自动识别辅助人工校对的方式将.pdf文件转化为.doc文件，最大程度地满足了系统对于数据利用的需求。

2）档案信息集成化服务，打造精品集成产品。打造信息集成服务理念，依托海量馆藏档案信息的优化利用，针对全部档案资源进行信息集成，变档案实体管理为内容管理。一是实现自助采编，通过非结构化文本自动提取技术，实现人工辅助下的计算机自动采编方法，主要研究年鉴相关敏感信息监测以及信息挖掘的设计与实现，以半结构化的年鉴数据为对象， 研究从纷繁复杂的原始数据中实现智能辨识、分类、提取、归并以及信息深度挖掘的设计实现；二是实现自动纠错，使用正则表达式进行数据过滤及文字自动纠错技术，在编纂过程中的初审-复审-终审的技术方法，实现不同级别审核未通过时的系统应激反应，并智能分析在材料搜集、整理以及材料补充过程中是否符合相关规范，及时筛选并给出提示；三是形成信息集成产品，根据企业发展形势，充分预判档案信息利用者需求，结合信息集成系统的集成产品设计思路，为利用者提供优质、主动、高效的集成产品 服务。

3）管理体系配套化建设，优化完善管理制度。在我国企业档案信息集成系统构建背景下，开展档案信息专业化、数字化、集成化、平台化建设的同时，配套化的管理体系建设与完善是必不可少的。一是，优化管理流程，针对管理模式与管理内容上的革新，进一步优化理顺管理流程，为档案信息集成系统的建设和实际运行提供有力支持；二是，合理调整组织机构，目前的组织机构和岗位设置主要是基于传统的档案管理模式建立的，在推行档案信息集成管理与服务的过程中，对于现有的组织机构和岗位设置也提出了更高的要求，在进行组织机构优化的过程中，不但要考虑到新的管理流程的变化和需求，更要兼顾在相关工作过渡过程中岗位转变的适应性问题；三是，完善管理制度，将档案信息管理的新模式、新要求、新变化融入到制度建设中去，推动档案管理相关制度建设进一步优化完善。

4 企业档案信息集成的实践效果

1）优化完善工作流程，大幅提高档案编纂效率。利用计算机辅助编纂，将编研项目中供稿单位、编辑人员、审核人员的各项工作融入计算机流程设计，通过系统测试，较大程度地缩短了工作时间，优化了工作流程，提升了工作效率。

2）研发信息集成产品，有效创新档案服务方式。当丰富的档案信息处于庞杂静止状态的时候，人们既无法详知其真实的存在，更不能建立依赖利用其信息的心理，改变和提升档案工作的地位和声望，必须构建主动的、开放式的集成化档案信息服务体系。档案信息集成系统的设计研发与应用，建立了企业档案信息集成框架模型，为转变被动利用为主动服务奠定了基础。一是丰富了档案信息检索方式，集成系统的信息检索功能为用户提供了按类别检索、按集成框架检索、按编研成果检索、按业务板块检索、随机检索等多种检索方式，以满足用户的不同需求。二是建立主动服务模式，通过档案信息集成系统可根据用户查询主题进行信息集成，也可基于系统职能框架设计集成结构化的信息集成产品。

3）搭建“一站式”服务系统，珍藏企业发展记忆。珍藏企业记忆、服务企业发展是档案工作的基本理念，档案部门服务企业发展的最佳模式莫过于再现企业历史。通过档案信息管理与服务平台，实现了档案信息优秀成果的集中展示，为档案利用者提供了高效优质的集成化档案信息服务。